Szenario: Einmaliger Import eines Prozesskontextes

Owned by Tim Rohmann
Last updated: Feb. 18, 2021 by Michael Mischke
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In diesem Szenario wird die einmalige initiale Befüllung bzw. Ergänzung der Prozesskontexte via Excel behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgende Vorhaben verfolgen:

  • Prozesskontexte anhand des Ergebnisses eines Screenings/Projektes initial aufbauen

  • Prozesskontexte durch außerhalb der Plattform erarbeitete Inhalte ergänzen

Inhaltsverzeichnis

Ziel

Ziel dieses Szenarios ist es, neue Prozesskontext-Elemente der Plattform hinzuzufügen ohne dabei bestehende Elemente zu verändern oder zu entfernen. Im folgenden wird anhand eines Beispiels erläutert, welche Schritte und Einstellungen in einem derartigen Szenario gewählt werden sollten.

Ausgangssituation

Im Rahmen eines Projektes wurden alle in Ihrer Organisation genutzten Computerprogramme (Software) gesammelt und katalogisiert. Diese Auflistung aller genutzten Programme wollen Sie nun auch in der Plattform abbilden, da diese auch in Ihren Prozessen eine Rolle spielen werden und an entsprechender Stelle verlinkt werden sollen.

Aktuell sind keinerlei Programme im Software-Prozesskontext Ihrer Plattform erfasst. 

Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei

Durch das Projekt liegen Ihnen die Namen und teilweise auch die Beschreibungen der einzelnen Programme vor. Diese könnten zum Beispiel in folgendem Format vorliegen:

Software - Stadt Musterhausen
AVA-Online Confluence (Enterprise-Wiki) d.3 - DMS dBASIII-System HÜL Internet Explorer JIRA (Issue-Tracker und Projektmanagement-System für Softwareentwicklung) LANBase LOGA MACH MS Excel MS Outlook MS Word OTRS (Ticketmanagement-System für IT-Support etc.) PAISY PICTURE-Prozessplattform Salesforce CRM (Cloud-basiertes System für Customer Relations Management) UBHDTACOPY WinFibu

Vorbereitung der Plattform

Die Abbildung der o.g. Informationen kann in der Plattform anhand der Bezeichnung des Prozesskontext-Elementes und des Beschreibungs-Attribut, welches bereits vorhanden ist, erfolgen. Die Plattform muss also nicht angepasst werden, um diese Daten erfolgreich importieren zu können.

Daten in Excel erfassen

Nun müssen Sie die Ihnen vorliegenden Daten nach Excel überführen. Dabei sollten Sie bereits die Anforderungen an die Excel-Datei beachten oder eine der Vorlagedateien benutzen. 
Für die Abbildung der hierarchischen Beziehung zwischen den einzelnen Elementen entscheiden wir uns für die Abbildung mittels Wiederholungsgruppen.

Der erste Aufschlag dieser Excel-Datei könnte zum Beispiel so aussehen (siehe Screenshot).

 

Diese Datei könnte bereits in die Plattform importiert werden, um unser Ziel zu erreichen. Im nächsten Schritt wollen wir allerdings noch die hierarchische Struktur der Prozesskontexte nutzen, um etwas Ordnung in unsere Datei und damit automatisch auch in die Plattform zu bringen. Dafür ordnen wir Elemente in Gruppen ein und fügen diese unter einem gemeinsamen Eltern-Element ein. Eine so überarbeite Datei könnte zum Beispiel so aussehen:

Damit ist die Erfassung der Daten und die Vorbereitung der Excel-Datei abgeschlossen. Im nächsten Schritt konfigurieren wir den Import-Assistenten und führen den Import durch.

Die richtigen Import-Einstellungen

Nach der Auswahl der vorbereiteten Excel-Datei müssen Sie folgende Einstellungen für den Import treffen:

Wählen Sie auf der ersten Seite des Import-Assistenten die Datenquelle "Externe Quelle" aus und lassen Sie die Datenquellenkennung leer.

Da wir uns für die Abbildung der hierarchischen Beziehung mittels Wiederholungsgruppen entschieden haben, wählen Sie "Baumstruktur auf Basis von Wiederholungsgruppen".

 

Zuordnung der Excel-Spalten

Im nächsten Schritt müssen Sie konfigurieren, wo die Daten in der Excel-Datei stehen. In unserem Beispiel befinden sich die Überschriften in Zeile 1 und die Daten beginnen in Zeile 2. Im Anschluss müssen Sie noch die Excel-Spalten zu Attributen in der Plattform zuordnen.

 

Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte

Die letzte Seite des Import-Assistenten ist für dieses Szenario nicht relevant, da kein Attribut vom Typ Referenz importiert wird. Hier entfernen wir den Haken bei "Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte anlegen" und fahren fort zur Importvorschau.

 

Änderungsvorschau

Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 23 neue Prozesskontexte importieren bzw. anlegen würde. Da dies genau unseren Erwartungen entspricht, können wir die Änderungen durchführen.

Resultat

Nach erfolgreichem Import sind die Software Prozesskontext-Elemente in der Plattform zu finden und können verwendet werden. Der Software-Prozesskontext sieht nun so aus: