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Auf dieser Informationsportalseite können Sie anhand eines Beispiel-Szenarios nachvollziehenerfahren Sie, welche Einstellungen Sie in einem PDF-Bearbeitungsprogramm im Druckassistenten treffen müssen, um Ihren Druck für ein optimal als Tischvorlage / Handout im DIN-A4-Format nutzen zu optimierenkönnen. |
Inhaltsverzeichnis
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Ausgangssituation
In diesem Szenario möchten wir das Subdiagramm "Review Service Portfolio" des Prozesses "Service Portfolio Management Prozess (ITIL)" im DIN-A4-Format ausdrucken, um es später als Handout benutzen zu können. Wie man bereits im Editor erkennen kann, werden 4 DIN-A4-Seiten benötigt, um das Modell darstellen zu können.
Exportiert man das Diagramm im Export-Format "Diagramm(e) zugeschnitten auf DIN A4" erhält man folgendes Ergebnis: Review_Service_Portfolio_DIN_A4.pdf. Wenn Sie die Datei öffnen, erkennen Sie, dass der Inhalt des Diagrammes sehr ungünstig auf die 4 DIN A4 Seiten aufgeteilt ist. Wenn Sie das Diagramm so drucken würden, müssten Sie immer nach rechts und nach unten Blättern um das Diagramm vollständig lesen zu können. Außerdem werden einige Beschriftungen und Modell-Elemente durch die Aufteilung auf DIN A4 durchgeschnitten, was das Lesen des gedruckten Diagrammes zusätzlich erschwert.
Aus diesem Grund steht Ihnen das PDF-Format "Diagramm(e) in Originalgröße" zur Verfügung. Mit einem geeigneten PDF-Programm und etwas manuellem Aufwand können Sie das Diagramm trotzdem passend zuschneiden und ohne Probleme als Handout nutzen. Wie das genau funktioniert erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Bearbeitung im PDF-Programm
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Im folgenden werden die von uns empfohlenen Druckeinstellungen Schritt für Schritt anhand des PDF-Readers "Adobe Acrobat Reader DC" beschrieben. Der PDF-Reader steht kostenlos auf der Herstellerseite zum Download zur Verfügung: http://get.adobe.com/de/reader/. |
Schritt 1: Diagramm(e) in Originalgröße als PDF
Exportiert man das Diagramm im Export-Format "Diagramm(e) in Originalgröße" erhält man folgendes Ergebnis: Review_Service_Portfolio_Originalgröße.pdf. Wenn Sie die Datei öffnen, erkennen Sie, dass der Inhalt des Diagrammes auf einer einzigen PDF-Seite exportiert wurde. Da das Ziel jedoch ein Handout im DIN-A4-Format ist, wird in den folgenden Schritten erläutert, welche Einstellungen Sie treffen müssen, um das Diagramm auf eine geeignete Art und Weise auf das DIN-A4-Format zu zuschneiden.
Die in den folgenden Schritten beschriebenen notwendigen Einstellungen werden in den Druckeinstellungen getroffen. Die Druckeinstellungen können Sie unter Datei → Drucken oder über die Tastaturkombination Strg + P öffnen.
Schritt 2: Diagramm(e) als Posterdruck drucken
Die Möglichkeit das Diagramm manuell auf geeignete DIN-A4-Seiten zu zuschneiden erhalten Sie über die Posterdruckfunktion. Klicken Sie in den Druckeinstellungen auf den Knopf "Poster", um die Druckfunktion zu aktivieren. Sobald Sie die Posterdruckfunktion aktiviert haben sehen Sie im rechten Bereich der Druckeinstellungen, wie die PDF-Seite auf einzelne DIN-A4-Seiten zugeschnitten werden würde.
Wie Sie in den Druckeinstellungen sehen können, hilft Ihnen die alleinige Umstellung auf die Druckfunktion zunächst einmal nicht weiter. Würden Sie die Datei schon auf diesem Stand drucken, wäre das Ergebnis folgendes: Zwischenergebnis_Schritt_2.pdf. Wenn Sie die Datei öffnen, erkennen Sie, dass die Datei dieselben Problem mit sich bringt, wie die Datei aus dem Export-Format "Diagramm(e) zugeschnitten auf DIN A4".
Um diese Probleme zu verhindern, bringt die Posterdruckfunktion die Einstellungsmöglichkeiten "Teileskalierung" und "Überlappung" mit sich, die Sie nutzen können, um Ihren Druck weiter zu optimieren. Die genannten Funktionen werden in den Schritten 3 und 4 beschrieben.
Schritt 3: Teileskalierung einstellen
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Das hier verwendete Bearbeitungsprogramm "Adobe Acrobat Reader DC" wechselt je nachdem, ob das Hoch- oder Querformat platzsparender ist, automatisch zwischen den beiden Formaten. In anderen PDF-Reader geschieht diese ggf. nicht automatisch, prüfen Sie daher selber, ob Sie den Druck durch das Wechseln zwischen dem Quer- und Hochformat noch weiter optimieren können. |
Die Teilskalierung gibt Ihnen die Möglichkeit, den im Druck angewandten Zoom zu verringern oder zu vergrößern. Das bedeutet, dass das Diagramm weniger Platz im Druck beansprucht, wenn Sie die Teileskalierung verringern. Somit können Sie durch diese Einstellungen zum einen die benötigte Seitenanzahl verringern, zum anderen lässt sich durch diese Funktion auch das notwendige Blättern beim Lesen des gedruckten Diagrammes auf eine Richtung einschränken.
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Probieren Sie am besten mehrere Teilskalierungen aus, um herauszufinden, welche Einstellung für Ihr Diagramm am geeignetsten ist. Sie können die Auswirkungen der Teileskalierung immer im rechten Bereich der Druckeinstellungen betrachten. |
Für das in diesem Szenario genutzte Diagramm hat sich eine Teilskalierung von 70% am geeignetsten herausgestellt. Außerdem hat das Bearbeitungsprogramm automatisch auf das Querformat umgestellt.
Wie sie in den Druckeinstellungen sehen können, wurde durch die Umstellung der Teiskalierung auf 70% schon mal verhindert, dass beim Lesen nach rechts (zusätzlich zum Blättern nach unten) geblättert werden muss. Würden Sie die Datei schon auf diesem Stand drucken, wäre das Ergebnis folgendes: Zwischenergebnis_Schritt_3.pdf. Das einzige Problem, was jetzt noch bestehen bleibt, sind die durch die DIN-A4-Aufteilung durchgeschnittenen Beschriftungen und Modell-Elemente.
Dieses Problem können Sie mit der im nächsten Schritt beschriebenen Einstellungsmöglichkeit "Überlappung" in den Griff bekommen.
Schritt 4: Überlappung einstellen
Die Einstellungsmöglichkeit "Überlappung" gibt Ihnen die Möglichkeit, festzulegen, wie viele Millimeter der an den Schnittkanten anliegenden Flächen auf beiden Seiten der Schnittkante abgedruckt werden sollen. Somit können Sie durch diese Einstellung eine bessere Lesbarkeit erzielen, in dem Sie sicherstellen, dass Beschriftungen oder wichtige Modell-Elemente, wie z.B. Verzweigungen auf beiden Seiten der Schnittkante abgedruckt werden.
| Tipp | ||
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Probieren Sie am besten mehrere Überlappungen aus, um herauszufinden, welche Einstellung für Ihr Diagramm am geeignetsten ist. Sie können die Auswirkungen am besten betrachten, in dem Sie das Ergebnis zunächst nochmal als PDF-Datei exportieren, die Vorschau im rechten Bereich der Druckeinstellungen ist i.d.R. zu klein um die Auswirkungen sehen zu können. |
Für das in diesem Szenario genutzte Diagramm hat sich eine Überlappung von 10 mm am geeignetsten herausgestellt.
Wie sie in den Druckeinstellungen sehen können, wurde durch die Umstellung der Überlappung auf 10 mm verhindert, dass beim Drucken Beschriftungen oder wichtige Modell-Elemente durchgeschnitten werden würden. Auf diesem Stand kann die Datei als DIN-A4-Handout verwendet werden: Zwischenergebnis_Schritt_4.pdf.
Ergebnis
Anhand des folgenden Screenshots aus dem PDF-Programm können Sie erkennen, dass sich der manuelle Aufwand gelohnt hat. Beim Lesen des gedruckten Diagrammes reicht es, nach unten zu Blättern und zusätzlich wurde die benötigte Seitenanzahl verringert. Außerdem werden Beschriftungen und wichtige Modell-Elemente nicht mehr durchgeschnitten, sondern auf beiden Seiten der Schnittkanten abgedruckt. Der entstandene Druck kann nun als DIN-A4-Handout verwendet werden: Ergebnis.pdf.
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Druckassistent für das gewünschte Modell öffnen
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Sofern Sie Schreibzugriff auf das zu druckende Modell haben, empfehlen wir Ihnen die Einstellungen im Druckassistenten im Bearbeitungsmodus des Modells vorzunehmen. So haben Sie die Möglichkeit Ihre PDF-Datei auch über Änderungen am Modell (z.B. unnötige Weißräume entfernen) zu optimieren. |
Um ein Prozess-Modell oder eine Prozesslandkarte auszudrucken, müssen Sie zunächst eine PDF-Datei des gewünschten Modells aus der PICTURE-Prozessplattform exportieren. Wechseln Sie dazu in das zu druckenden Modells. Öffnen Sie danach über den Menü-Eintrag "Detail-Modell..." im Menü mit dem Druckersymbol den Druckassistenten. Mit Hilfe des Druckassistenten können Sie nun Ihre PDF-Datei so konfigurieren, dass Sie diese nach dem Export direkt drucken können. Eine Nachbearbeitung der PDF-Datei mit Hilfe eines Dritt-Tools sollte nach dem Export nicht mehr notwendig sein.
Die richtigen Einstellungen treffen
Für eine optimale Tischvorlage bzw. ein optimales Handout im DIN-A4-Format wählen Sie im Druckassistenten als erstes das Seitenformat A4 aus (i.d.R. sollte dies bereits vorausgewählt sein). Entscheiden Sie danach, ob Ihre Tischvorlage / Ihr Handout Kopf- und Fußzeilen enthalten soll oder nicht. Setzen Sie den Haken im Druckassistenten entsprechend Ihrer Entscheidung. Ebenso können Sie im Abschnitt Seitenränder die von Ihnen gewünschten Seitenränder eintragen. Als letztes können Sie nun noch die gewünschte Überlappung festlegen. Der unter Überlappung angegebene Zentimeter-Bereich wird über die Schnittkanten gelegt und dann auf beiden an der Schnittkante anliegenden Seiten gedruckt. Damit können Sie z.B. verhindern, das Texte in Ihrem Modell unschön umgebrochen werden und somit die Lesbarkeit Ihres Modells erhöhen.
Die verbleibenden Einstellungen Skalierung und Ausrichtung können Sie nun automatisch berechnen lassen. Dazu klicken Sie auf den Knopf mit dem Zauberstab-Symbol unter "Druckeinstellungen automatisch optimieren". Die Skalierung und Ausrichtung wird so gewählt, dass bei möglichst wenig Papierverbrauch ein möglichst gut lesbarer Ausdruck erzeugt wird. Bei großen Modellen, die nicht auf eine einzelne DIN-A4-Seite passen wird zusätzlich dafür gesorgt, dass der Druck nur in eine Richtung (nach rechts oder nach unten) umgeblättert werden muss.
Nachdem Sie nun alle Einstellungen erfasst haben, können Sie mit Hilfe der Seitenvorschau nachvollziehen, wie viel Platz einer Seite von einem Modell (-Auschnitt) eingenommen werden würde. Außerdem können Sie mit Hilfe der Druckvorschau (orange-gelbe Überlagerung über Ihrem Modell) überprüfen, an welchen Stellen im Modell die Schnittkanten und Überlappungen verlaufen würden. Ein orange-gelbes Rechteck in der Druckvorschau entspricht dabei dem orange-gelben Rechteck in der Seitenvorschau. Ggf. können Sie Ihr Modell nun noch mit Hilfe der verschiedenen Komfort-Funktionen bei der Modell-Bearbeitung (bei BPMN-Modellen insbesonderen Platzschaffen, Schwimmbahnen harmonieren / minimieren) für einen Export als Tischvorlage / Handout optimieren. Vergessen Sie dabei nicht die Druckeinstellungen ggf. erneut automatisch über den Zauberstab-Knopf optimieren zu lassen.
