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In der Prozessplattform stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um aus den Prozessmodellen auf Dokumente zu verweisen und diese zum Download bereitzustellen. Auf dieser Seite werden diese Möglichkeiten vorgestellt und verglichen. |
Inhaltsverzeichnis
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| Tipp |
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Wenn Sie intensiv und nachhaltig in Ihren Prozessmodelle mit Verknüpfungen zu den mitgeltenden Dokumenten für den Prozess bzw. einzelne Prozessschritte arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit "Variante 3", um eine effiziente Pflege und die Aktualität der verknüpften Dokumente gewährleisten zu können. |
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Ist eine Aktualisierung erforderlich, tauschen Sie einfach nur den Link bzw. Dateiupload am Baumeintrag aus.
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Die Nutzer des Modells können anschließend die Datei über die Kurzinformationen des Bausteinattributs abrufen.
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Variante 3: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien in einem externen System, z.B. Dokumentenserver, Netzwerkfreigabe)
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Falls das Dokument nicht über einen Web- oder FTP-Server verfügbar ist sondern nur über einen Dateiserver in Ihrem lokalen Netzwerk (z.B. per Netzlaufwerk oder Netzwerkfreigabe), so können Sie die Adresse des Dokuments über eine Adresse im file://-Format (gemäß "File URI scheme") hinterlegen:
Für eine Datei, die über den Netzwerklaufwerkspfad "T:\Abteilung 10\Formulare\Formblatt_101.pdf" zu erreichen ist, lautet die File-URI wie folgt: file:///T:/Abteilung%2010/Formulare/Formblatt_101.pdf
Für eine Datei, die über den UNC-Netzwerkpfad "\\abteilung_10\neue Formulare\Formblatt_101.pdf" zu erreichen ist, lautet die File-URI wie folgt: file://abteilung_10/neue%20Formulare/Formblatt_101.pdf
Weitere Informationen hierzu finden Sie z.B. hier:
Falls die Adresse Ihres Dokuments Sonderzeichen enthält (z.B. Leerzeichen, deutsche Umlaute), müssen diese in der URL auf eine bestimmte Art und Weise codiert werden, damit die erzeugten Links per Webbrowser abgerufen werden können. Weitere Hinweise dazu finden Sie auf der Seite https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/579273296/Attribute+ausf+llen#Hyperlink-Sammlung (vgl. gelber Kasten im Abschnitt “Hyperlink-Sammlung”).
Bitte beachten Sie, dass beim Abruf Ihrer Modelle Zugriffe auf file://-Links per Mausklick in sämtlichen gängigen aktuellen Webbrowsern standardmäßig blockiert werden. Um einen Zugriff zu ermöglichen, benötigen Sie die Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung. Für Firefox und Chrome gibt es Erweiterungen, die die Beschränkung aufheben (z.b. Plug-in "Local Filesystem Links" für Mozilla Firefox, Plug-in "Local Links" für Google Chrome). Im Internet Explorer hilft das Hinzufügen der Prozessplattform-Domain zu den "vertrauenswürdigen Sites" (vgl. https://msdn.microsoft.com/library/ee330731(v=vs.85).aspx#file_protocol_nav).
Vergleich der Alternativen
Funktionalität | Ad-Hoc Ablage im Modell | Dokumentenbaum (Upload in PPP) | Dokumentenbaum (Link auf externes System) |
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Aufwand für Erfassung der Datei | gering | mittel | hoch |
Aufwand für Hinterlegung in der Prozessplattform | gering | mittel | gering |
Aufwand für Aktualisierung der Datei | hoch bis sehr hoch | gering | gering |
Datei steht außerhalb der Prozessplattform zur Verfügung |
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Suche nach Prozessen möglich, die die Datei verwenden |
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Archivierung älterer Versionen der Datei möglich |
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