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- Auflistung aller Prozesse, für die das Einwohner- und Meldeamt verantwortlich ist
- Identifizierung von Kandidaten für eine Detailmodellierung (hohe gebundene Kapazität)
- Suche nach allen verwaltungsinternen Prozessen, d.h. sowohl der Auftraggeber als auch der Leistungsempfänger sind interne Organisationseinheiten
- Bereitstellung der notwendigen Formulare in der Portal-Darstellung zum Download
- Verweis auf einen anderen Prozess, der infolge des aktuellen Prozesses in der Regel ausgelöst wird
Prozessdefinition
| Info |
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"Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines relevanten Ergebnisses notwendig ist." (in Anlehnung an: Becker, J.; Kahn, D., "Der Prozess im Fokus" in: "Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung", 5. Auflage, 2005, S. 3-16) |
Ggf. ist Ihnen der Begriff Prozess auch bekannt als Verfahren, Verfahrensablauf oder Ablauf.
Checkliste für die Identifizierung und Benennung von Prozessen
| Hinweis |
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Um Prozessmanagement in größerem Umfang und dauerhaft erfolgreich betreiben zu können, ist es wichtig die Prozesse eindeutig abzugrenzen und nach einem einheitlichen Schema zu benennen. Nutzen Sie die folgende Checkliste um typische Fallstricke zu umgehen: |
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| Tipp |
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| title | Checkliste Prozessbenennung |
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 Objekt angeben: Geben Sie an, welches zentrale Objekt in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird, wie z.B. "das Gewerberegister", "ein Gewerberegistereintrag", "ein Bußgeldbescheid", "eine Baugenehmigung" oder "Arbeitslosengeld II".
- Verrichtung/Tätigkeit angeben: Geben Sie an, welche zentrale Verrichtung/Tätigkeit auf dem Objekt durchgeführt wird, wie z.B. "genehmigen", "ausstellen", "anmelden", "beglaubigen".
- Versuchen Sie eine passende spezielle Tätigkeit für den Prozess zu finden und nutzen Sie keine allgemeinen Beschreibungen, wie z.B. "durchführen".
- Bei einigen Prozessen stehen mehrere Tätigkeiten zur Auswahl, z.B.
- falls sie nacheinander im Prozess auftreten, wie z.B. "prüfen" und "genehmigen". Orientieren Sie sich dann am Ergebnisbezug des Prozesses (vgl. Checkliste zur Prozessidentifikation) und wählen Sie die Tätigkeit, die näher am Ergebnis liegt, in diesem Beispiel "genehmigen", da die Prüfung vorher erfolgt.
- falls der Prozess unterschiedliche Ergebnisse hat, wie z.B. "genehmigen", "ablehnen". Orientieren Sie sich dann am Standardfall des Ergebnisses, wie z.B. "genehmigen".
- Ergebnisbezug einhalten: Formulieren Sie den Namen mit Bezug zum relevanten Prozessergebnis. Falls am Ende des Prozesses eine Genehmigung ausgestellt wird, so wird etwas "genehmigt". Falls ein Dokument beglaubigt wird, so wird etwas "beglaubigt". Beschreiben Sie nicht den Auslöser, wie z.B. "Antrag xyz bearbeiten".
- Bezugspunkt einhalten: Legen Sie fest, aus welcher primären Sicht da Prozess betrachtet und beschrieben werden wird, wie z.B. "die Stadtverwaltung", "das Bauamt", "der Betriebshof" oder "die Kasse". Erkennen Sie dann, welches zentrale Ergebnis dort am Ende steht und benennen Sie den Prozess aus dieser Blickrichtung. Dies erleichtert es später direkt zu erkennen, was einen in der detaillierten Prozessbeschreibung wohl erwarten wird.
- Spezialfälle angeben: Sofern es spezielle Ausprägungen eines Prozesses gibt, die es lohnenswert erscheinen lassen, diese getrennt voneinanderzu voneinander zu beschreiben, vermerken Sie dies im Prozessnamen durch Nennung des Spezialfalles, wie z.B. "einfache Baugenehmigung", "erlaubnispflichtiges Gewerbe anmelden", "anzeigepflichtiges Gewerbe anmelden".
- Pragmatisch bleiben: Nutzen Sie eine kurze Checkliste, nutzen Sie Beispiele, reflektieren Sie. Wenn Sie über die Benennug Benennung eines Prozesses einen Moment nachdenken, so wird die gewählte Benennung sehr gut werden. Optimieren Sie nicht am 99% (es wird immer jemanden geben, der eine noch "bessere" Idee hat).
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