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Der Excel-Import für Prozesskontexte ermöglicht Ihnen die Prozesskontexte in der PICTURE-Prozessplattform initial zu füllen, nachträglich zu bearbeiten oder kontinuierlich mit einem externen System abzugleichen. Dabei unterstützt Sie der Import durch verschiedene Konfigurationseinstellungen, die an verschieden Szenarien angelehnt sind. Eine Auflistung der explizit unterstützten Szenarien finden Sie im Folgenden. Auf dieser Seite wird außerdem die allgemeine Handhabung und Durchführung des Imports beschrieben. |
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Die Excel-Datei muss diese Anforderungen erfüllen, damit sie akzeptiert wird und ein Import konfliktfrei durchgeführt werden kann. Tipps und Tricks für die korrekte Vorbereitung der Excel-Datei finden Sie auf der zu Ihrem Anwendungsfall passenden Unterseite.
Prozessplattform
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Laden Sie im sich öffnenden Dialog Ihre Excel-Datei hoch.
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Import konfigurieren
Im ersten Schritt des Assistenten müssen Sie folgende Einstellungen treffen:
Wollen Wählen Sie eine bestehende Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue eigene Konfiguration
Wählen Sie die gewünschte Datenquelle für Ihren Import aus.
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Die Prozessplattform wählt beim Hochladen einer Excel-Datei auf Basis der Dateiherkunft automatisch eine Datenquelle aus. Je nach gewählter Datenquelle werden die Daten auf unterschiedliche Weise importiert. Insbesondere hat die gewählte Datenquelle Auswirkungen auf den Umgang mit Bestandsdaten in der Prozessplattform. Je nach gewünschtem Verhalten des Imports kann der Modus nach Wunsch geändert werden:
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Weitere Erklärungen zu den Datenquellen und Hinweise, wann wir die Nutzung welcher Datenquelle empfehlen, finden Sie in den folgenden Artikeln, in denen die jeweiligen Einsatz-Szenarien beschrieben sind:
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Im nächsten Schritt legen Sie noch die Zuordnung von Excel-Spalten auf Prozessplattform-Attribute an:
Wählen Sie das Tabellenblatt aus, dessen Daten importiert werden sollen.
Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Spaltenüberschriften und der erste Datensatz befinden.
Legen Sie die Zuordnungen an.
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Der Import-Assistent wird automatisch versuchen, anhand der Spalten-Überschriften aus der Excel-Datei eine sinnvolle Zuordnung zu Attributen in der Prozessplattform vorzunehmen. Die automatische Zuordnung können Sie im Folgenden manuell ergänzen bzw. überschreiben. Klicken Sie auf den "Radierer-Knopf" in einer Zeile der Zuordnungstabelle, um die entsprechende Spalte der Excel-Tabelle beim Import-Lauf zu ignorieren bzw. um danach manuell eine Zuordnung zu einem anderen Attribut vorzunehmen. |
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Im letzten Schritt müssen Sie entscheiden, ob für die in den Excel-Daten referenzierten Informationsobjekte, die noch nicht in der Prozessplattform existieren, Platzhalter-Elemente angelegt werden sollen. Diese werden im Ast "Platzhalterelemente" des jeweiligen Prozesskontexts einsortiert.
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Mit dem Knopf "Importvorschau anzeigen" können Sie sich die Importvorschau generieren lassen und sich angucken, welche Änderungen der Import durchführen wird.
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alle erforderlichen Attribute für die Ermittlung der Eltern-Kind-Beziehungen und der Element-Bezeichnung zugeordnet sind,
die Eltern-Kind-Beziehungen und Bezeichnungen der Elemente korrekt aufgelöst werden können,
und die Daten aller weiteren Attribute in einer Form vorliegen, die in die Plattform eingelesen werden kann.
Hat der Assistent nicht verarbeitbare Werte gefunden, erhalten Sie eine Liste der bemängelten Excel-Zellen mit Hinweisen zur Korrektur der eingegebenen Werte.
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Die durch den Import gefundenen Konflikte müssen Sie nun auflösen. Dazu legen Sie benötigte fehlende Werte in der Prozessplattform an oder korrigieren Sie falsche Werte in der Excel-Datei. Wenn die Fehler sich ausschließlich durch korrigieren der Excel-Datei beheben lassen, können Sie in diesem Schritt direkt die korrigierte Datei hochladen. Die Vorschau wird dann mit dieser Datei und den vorher getroffenen Einstellungen erneut generiert. Sollten dabei erneut Konflikte festgestellt werden, landen Sie erneut in diesem Schritt.
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Wenn der Import keine Konflikte finden konnte und dieser durchgeführt werden kann, so wird Ihnen im nächsten Schritt die Importvorschau angezeigt. In der Vorschau wird zunächst die Anzahl der erkannten Änderungen pro Kategorie ("Hinzugefügte Elemente", "Entfernte Elemente", "Veränderte Elemente") dargestellt. Durch einen Klick auf die Zeilen können Sie die konkreten Prozesskontext-Elemente aus der entsprechenden Kategorie anzeigen lassen.
Folgende Kriterien werden für die Einordnung in die Kategorien verwendetDie Kategorien sind dabei wie folgt unterteilt:
Hinzugefügte Elemente
Das Element ist nicht wird im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden (Identifiziert anhand der ID)vollständig neu hinzugefügt
Veränderte Elemente
Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und es hat aber nach dem Import einen anderen Pfad zur Wurzel in der Excel-Datei (es wurde umgehangen)
Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und mindestens eines der zugeordneten Attribut weist einen anderen Wert in der Excel-Datei auf
Entfernte Elemente
Ein existierendes Element aus der Plattform ist nicht mehr in der Excel-Datei vorhanden
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Das Element wird durch den Import unter den Ast “per Import entfernte Elemente” gehangen
Wie die Elemente in die o.g. Kategorien einsortiert werden ist abhängig von der gewählten Datenquelle bei der Importkonfiguration. Details finden Sie weiter oben im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/734232759/Prozesskontext+importieren+Excel#Import-konfigurieren .
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Entsprechen die Änderungen Ihren Erwartungen können Sie die Übertragung in die Plattform per Klick auf "Änderungen durchführen" veranlassen.
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Sobald Sie die Durchführung der Änderungen gestartet haben, kann der Import nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden. |
Import starten
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Sofern ein Element eine längere Bezeichnung hat (über 255 Zeichen), wird diese automatisch auf 255 Zeichen gekürzt. |
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Die Ergebnisse von allen durchgeführten Importen werden automatisch von der Plattform für 180 Tage gespeichert. Diese können Sie in der Import-Historie einsehen und dort entsprechend nachbearbeiten.
Um die Import-Historie aufzurufen, wechseln Sie in den betroffenen Prozesskontext und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den "Import-Historie anzeigen"-Knopf.
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Die Import-Historie wird nur angezeigt, wenn Sie ein Administrator sind. |
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