Modellelemente der FIM-Methode

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist ein wichtiger strategischer Ansatz, um die Digitalisierung der Verwaltung voranzubringen. Er wurde im Auftrag des des IT-Planungsrats von Bund und Ländern entwickelt und kommt vor allem für die verwaltungsebenen- und bundesländerübergreifenden Digitalisierungsvorhaben rund um die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) zum Einsatz.

Kernstück von FIM die FIM-Methodik, die drei sogenannte “FIM-Bausteine” umfasst:

Baustein “Leistungen”: dient der Beschreibung wesentlicher Informationen zu einer Leistung der öffentlichen Verwaltung für Bürger und Unternehmen
Baustein “Datenfelder”: dient der Beschreibung von Daten in (Online-)Formularen, die in der Regel Auslöser für eine Leistungserstellung sind
Baustein “Prozesse”: dient der Beschreibung bzw. Visualisierung der Abläufe zur Leistungserbringung,

Die Basis des FIM-Bausteins „Prozesse“ bildet die Modellierungsmethode „FIM-BPMN“. FIM-BPMN ist eine Spezialisierung des internationalen Standards BPMN 2.0. Sie umfasst insbesondere eine Einschränkung der BPMN auf eine überschaubare und einfach handhabbare Menge verfügbarer Symbole. Weiterhin stehen sogenannte „Referenzaktivitätengruppen“ zur Verfügung, mit denen für die Verwaltungswelt typische Tätigkeiten (z.B. Dokumentenflüsse, formelle Prüfungen, rechtliche-materielle Prüfungen usw.) strukturiert und mit Hilfe vorgegebener Attribute einheitlich beschrieben werden können.

Weiterführende Informationen

Ausführliche Informationen über FIM, die FIM-Methodik und den FIM-Baustein “Prozesse” finden Sie in folgenden Quellen:

Vorstellung von FIM auf der Website des Bundesinnenministeriums (BMI): https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/foerderales-informationsmanagement/foerderales-informationsmanagement-node.html
FIM-Onlineportal der Geschäfts- und Koordinierungsstelle Föderales Informationsmanagement: https://www.fimportal.de/

Für Details zur Methodik für den FIM-Baustein “Prozesse” empfehlen wir insbesondere folgende Dokumente, die in der jeweils aktuellen Fassung unter https://www.fimportal.de/download-dokumente erhältlich sind:

Fachkonzept des Bausteins “Prozesse
Qualitätskriterien für den Baustein “Prozesse”.

Im Folgenden finden Sie einen Kurzüberblick über die für die Modellierung von FIM-Prozessmodellen verfügbaren Modellelementtypen (Symbole).

FIM-Referenzaktivitätengruppen
Symbol	Name	Beschreibung
	Information empfangen	„Information empfangen“ beschreibt den Eingang von Informationen. Dies kann z. B. der Eingang eines Antragsformulars oder die telefonische Anfrage durch einen Bürger sein. ^[1]
	Information bereitstellen	„Information bereitstellen“ beschreibt den Ausgang von Informationen an Dritte (andere Behörden, Unternehmen, Bürger). Dies kann z. B. die Zustellung eines Bescheides beschreiben oder die telefonische Auskunft durch die Verwaltung. ^[1]
	Sachverhalt formell prüfen	„Sachverhalt formell prüfen“ umfasst die formelle Prüfung eines Sachverhaltes, wie der Vollständigkeit, Fristeinhaltung und/oder Zuständigkeit. Beispiele: Angaben auf Vollständigkeit prüfen Örtliche Zuständigkeit prüfen Erfordernis derMitwirkung anderer Behörden prüfen ^[1]
	Sachverhalt materiell prüfen	„Sachverhalt materiell prüfen“ beschreibt die materiell-rechtliche Prüfung eines Sachverhaltes auf die inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität der Angaben sowie Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Handlungsgrundlagen. Auf Grundlage des Gesamtergebnisses dieser Prüfung wird über den Sachverhalt abschließend entschieden, falls es keinen Ermessensspielraum gibt. Beispiele: Höhe des Wohngeldes ermitteln Achtung: Die fachliche Entscheidung mit Ermessensspielraum wird mit dem Typ „Sachverhalt entscheiden“ beschrieben und hier nicht subsumiert. ^[1]
	Sachverhalt entscheiden	„Sachverhalt entscheiden“ beschreibt die materiell-rechtliche Prüfung und Entscheidung über einen Sachverhalt in Folge einer Ermessensausübung. Die Entscheidung hat maßgeblich Einfluss auf den weiteren Ablauf. Achtung: Die materiell-rechtliche Prüfung ohne Ermessensentscheidung wird mit dem Typ „Sachverhalt materiell prüfen“ beschrieben und hier nicht subsumiert. ^[1]
	Daten zum Sachverhalt bearbeiten	„Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ beinhaltet Aufgaben, in denen Daten oder Informationen erstellt, aktualisiert, archiviert, gelöscht bzw. ausgesondert werden. Beispiele: Bescheid erstellen Angaben zur Person aktualisieren Statistikdaten zusammenstellen Wohngeldnummer löschen ^[1]
	Beteiligung durchführen	„Beteiligung durchführen“ beschreibt die Beteiligung von Dritten (andere Behörden, Unternehmen, Bürger) zum Austausch von Informationen, z. B. im Rahmen einer Abstimmung, Anhörung, Stellungnahme oder Vor-Ort-Mitwirkung durch Dritte. Beispiele: Stellungnahme einholen Jemanden durchsuchen ^[1]
	Sonstige Aktivität durchführen	„Sonstige Aktivität durchführen“ darf nur dann genutzt werden, wenn keine der anderen Typen für die Abbildung dieser Aktivität geeignet ist. ^[1]
Aktivitäten
Symbol	Name	Beschreibung
	Aufgabe	Eine Aufgabe ist ein Arbeitsschritt innerhalb des Prozesses, der im Kontext dieses Modells nicht weiter verfeinert wird.
	Strukturierender Teilprozess	Ein strukturierender Teilprozess beinhaltet eine Menge von Referenzaktivitätengruppen und dient zur handhabbaren Darstellung von komplexen Sachverhalten. Der strukturierender Teilprozess wird entsprechend der darin "gekapselten" Tätigkeiten benannt. Von den Details der Einzelaktivitäten wird in der grafischen Darstellung abstrahiert, diese werden in separaten Teilprozessdiagrammen dargestellt ("Auslagern der Details"). Die Darstellungsweise eines strukturierenden Teilprozesses stimmt mit der eines Teilprozess aus BPMN überein.
	Aufruf-Element	Mit Hilfe des Aufruf-Elementes ist es möglich einen angrenzende Stammprozesse mit dem modellierten Prozess zu verknüpfen. Diese Verknüpfung drückt aus, dass an dieser Stelle des Prozesses zunächst der verknüpfte Prozess ausgeführt wird, bevor mit diesem Prozess fortgefahren wird.
Pools & Schwimmbahnen
Symbol	Name	Beschreibung
	Pool	Ein Pool kennzeichnet die Grenzen von Prozessen und Teilprozessen.
	Schwimmbahn	Mit Schwimmbahnen kann ein Pool unterteilt werden. Hiermit wird dargestellt, welche Organisationseinheiten, Rollen oder IT-Systeme Teile eines Prozesses bzw. Teilprozesses durchführen.
	Geschlossener Pool	Ein geschlossener Pool kennzeichnet eine(n) externe(n) Beteiligten/Rolle/Organisationseinheit oder einen anderen konkreten Prozess, der mit dem modellierten Prozess oder Teilprozess in Beziehung steht und Nachrichten austauscht. Innerhalb eines geschlossenen Pools gibt es keine weiteren Elemente. Sein genauer Inhalt wird nicht dargestellt.
Sequenz- und Nachrichtenflüsse
Symbol	Name	Beschreibung
	Sequenzfluss	Der Sequenzfluss zeigt die Abfolge, in der die Aktivitäten im Prozess abgearbeitet werden.
	Nachrichtenfluss	Ein Nachrichtenfluss wird in Form von gestrichelten Linien dargestellt. Nachrichten dürfen nur zwischen Pools oder zwischen deren Elementen ausgetauscht werden. Innerhalb ein und desselben Pools dürfen keine Nachrichtenflüsse genutzt werden.
	Nachricht	Eine Nachricht konkretisiert den Inhalt des Nachrichtenflusses.
Ereignisse
Mit Ereignissen werden wichtige eintretende oder auslösende Zustände in einem Prozess bzw. Teilprozess gekennzeichnet. Hierbei wird unterschieden, ob das Ereignis am Anfang, Mittendrin oder am Ende steht.
Symbol	Name	Beschreibung
	Startereignisse	Startereignisse stehen am Anfang eines Prozesses bzw. Teilprozesses und kennzeichnen, wodurch die folgenden Aktivitäten ausgelöst werden. Im Speziellen kann dies eine eintreffende Nachricht/Information sein, ein Zeitpunkt/Zeitraum/Zeitintervall oder eine umfassende Bedingung/Regel.
	Zeit-Zwischenereignis	Zeit-Zwischenereignisse kennzeichnen, wenn im Prozess auf das Eintreten eines bestimmten Zeitpunktes - oder auf das Verstreichen einer bestimmten Zeitspanne gewartet wird.
	Endereignisse	Endereignisse treten am Ende eines Prozesses auf und beschreiben, wodurch dieses gekennzeichnet ist. Im Speziellen kann dies das Versenden einer Nachricht/Information sein.
Kontrollfluss-Operatoren
Mit Verzweigungen wird dargestellt, wie mit den folgenden Teilen eines Prozesses zu verfahren ist.
Symbol	Name	Beschreibung
	Entweder/Oder-Verzweigung	Eine Entweder-Oder-Verzweigung drückt aus, dass, je nach Auswertung einer Bedingung, entweder mit Augabe A oder mit Aufgabe B weiter verfahren wird.
	Oder-Verzweigung	Eine Oder-Verzweigung drückt aus, dass je nach getroffener Entscheidung mindestens mit einer direkt auf die Verzweigung folgenden Aufgaben weiter verfahren wird. Es kann aber auch mit mehreren oder sogar allen direkt auf die Verzweigung folgenden Aufgaben weiter verfahren werden.
	Und-Verzweigung	Eine Und-Verzweigung drückt aus, dass mit Aufgabe A und auch mit Aufgabe B weiter parallel verfahren wird.
Mit Zusammenführungen/Verschmelzungen wird dargestellt, ob und wie zusammenlaufende Teile von Prozessen aufeinander abgestimmt werden sollen:
	Entweder-Oder-Zusammenführung	Eine Zusammenführung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aufgabe A und mit Aufgabe B bei Ankunft an der Zusammenführung unabhängig voneinander einfach weiterlaufen. Die auf die Zusammenführung folgenden Prozessteile werden daher mehrfach durchlaufen (einmal für jeden in die Zusammenführung einmündenden Prozess-Pfad).
	Verschmelzung	Eine Verschmelzung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aufgabe A und mit Aufgabe B bei Ankunft an der Verschmelzung aufeinander warten und erst wenn die Prozesseteile A und B angekommen sind, läuft der Prozess weiter. Der unmittelbar auf die Verschmelzung folgende Prozessteil wird daher nur einmal durchlaufen.
	Oder-Verschmelzung	Eine Oder-Verschmelzung drückt aus, dass ein Prozessteil bei Ankunft an der Verschmelzung auf alle anderen parallel ausgeführten Prozessteile wartet. Erst wenn all diese Prozessteile bei der Verschmelzung angekommen sind läuft der Prozess weiter.