Prozessdefinition

Ein Prozess ist das zentrale Konzept in der PICTURE-Prozessplattform. "Prozess" ist die Bezeichnung für ein in sich geschlossenen Arbeitsablauf, der einen bestimmten Zweck verfolgt, ein Ergebnis hat und von verschiedenen Stellen, Personen und in unterschiedlichen Organisationseinheiten ausgeführt wird.

Ggf. ist Ihnen der Begriff Prozess auch bekannt als Verfahren, Verfahrensablauf oder Ablauf.

Definition Prozess

"Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines relevanten Ergebnisses notwendig ist."

(in Anlehnung an: Becker, J.; Kahn, D., "Der Prozess im Fokus" in: "Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung", 5. Auflage, 2005, S. 3-16)

Beispiele für Prozesse

"Abschrift aus Familienbuch beglaubigen"

"Zur Ehe anmelden"

"Auskunftssperre im Melderegister einrichten"

Charakteristika eines Prozesses

Bei der Erhebung und Modellierung von Prozessinformationen ist es sehr wichtig, dass alle Beteiligten unter einem Prozess das Gleiche verstehen und Prozesse innerhalb eines Projektes im Team auf die gleiche Weise abgebildet werden.

Es wird immer Unterschiede bei der Auffassung über den "richtigen" Prozessbegriff geben. Dies ist nicht weiter tragisch. Wichtig ist allerdings, dass Sie sich innerhalb von verschiedenen Projekten und Teams einigen, damit Sie später wertvolle und vergleichbare Informationen in der PICTURE-Prozessplattform hinterlegt haben und diese langfristig nutzen können.

Damit es Ihnen leichter fällt Prozesse zu "finden" und in der Plattform zu hinterlegen, können Sie die folgende Checkliste dafür benutzen, Prozesse sinnvoll und einheitlich abzugrenzen und sie einer Analyse zu unterziehen. Versuchen Sie zur Identifikation eines Prozesses möglichst alle Punkte der Checkliste zu erfüllen.

Checkliste Prozess

Auslöser: Ein Prozess hat einen oder verschiedene Auslöser. Sie sollten klar und deutlich benennen und beschreiben können, durch welche Aktivität oder welches Ereignis der Prozess beginnt, wie z.B. "Der Bürger kommt ins das Bürgeramt und legt das Antragsschreiben vor."

Ergebnis: Ein Prozess erzeugt ein bestimmtes Ergebnis, das einen "Wert" für den Abnehmer hat. Dieser "Wert" muss nicht zwingend positiver Natur für den Abnehmer sein, wie z.B. ein Bußgeldbescheid. Versuchen Sie immer das Ergebnis und damit das Ende bzw. die verschiedenen möglichen Ergebnisse klar zu benennen.

Zweck: Versuchen Sie anzugeben, welcher Zweck, d.h. welcher sachliche, ökonomische, soziale oder kulturelle Nutzen, hinter dem Prozess steht. Dies hilft im Weiteren zu verstehen, was bei der Betrachtung des Prozesses von besonderer Bedeutung ist.

Strukturiertheit/Beschreibbarkeit: Überlegen Sie sich, ob der inhaltliche Ablauf, d.h. die Folge von Tätigkeiten die vom Auslöser zum Ergebnis führt, beschreibbar ist. Die Folge sollte also hinreichend strukturiert sein, so dass Sie den Prozessablauf beschreiben können. Je nachdem wie gut sich Prozesse beschreiben lassen, spricht man von "strukturierten", "teilstrukturierten" und "unstrukturierten" Prozessen (Hinweis: Der Begriff "unstrukturierter" Prozess umfasst keine negative inhaltliche Wertung des Prozesses).

Fallzahl: Versuchen Sie zu schätzen, wie oft der Prozess in einem bestimmten Zeitraum "ausgelöst" wird, wie z.B. 12-mal im Jahr. Hierdurch können Sie prüfen, ob die von Ihnen gewählten Auslöser und Ergebnisse hinreichend sinnvoll und verständlich gewählt sind.

Die hier in der Checkliste genannten Charakteristika können und sollten Sie für jeden Prozess auch direkt in der PICTURE-Prozessplattform hinterlegen. Hierzu nutzen Sie das Konzept des Prozesssteckbriefes. Dort können Sie noch weitere qualitative und quantitative Informationen hinterlegen. Hierdurch erreichen Sie, dass der Prozess von einer möglichst großen Personengruppe verstanden wird und langfristig nutzbar ist.

Benennung von Prozessen

Nach der erfolgreichen Identifikation eines Prozesses sollte ein einheitlicher und sprechender Name vergeben werden. Auch hier gilt, dass es keine richtigen oder falschen Benennungen gibt, sondern die Einheitlichkeit und Verständlichkeit im Rahmen eines Projektes oder innerhalb eines Teams im Vordergrund steht.

Die folgende Checkliste gibt Ihnen Hinweise, die Sie bei der Benennung von Prozessen grundsätzlich beachten sollten. Nutzen Sie diese Hinweise als Einstieg und definieren Sie sich für Ihre Projekte eigene Checklisten für die Prozessbenennung.

Checkliste Prozessbenennung

Objekt angeben: Geben Sie an, welches zentrale Objekt in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird, wie z.B. "das Gewerberegister", "ein Gewerberegistereintrag", "ein Bußgeldbescheid", "eine Baugenehmigung" oder "Arbeitslosengeld II".

Verrichtung/Tätigkeit angeben: Geben Sie an, welche zentrale Verrichtung/Tätigkeit auf dem Objekt durchgeführt wird, wie z.B. "genehmigen", "ausstellen", "anmelden", "beglaubigen".
- Versuchen Sie eine passende spezielle Tätigkeit für den Prozess zu finden und nutzen Sie keine allgemeinen Beschreibungen, wie z.B. "durchführen".
- Bei einigen Prozessen stehen mehrere Tätigkeiten zur Auswahl, z.B.
  - falls sie nacheinander im Prozess auftreten, wie z.B. "prüfen" und "genehmigen". Orientieren Sie sich dann am Ergebnisbezug des Prozesses (vgl. Checkliste zur Prozessidentifikation) und wählen Sie die Tätigkeit, die näher am Ergebnis liegt, in diesem Beispiel "genehmigen", da die Prüfung vorher erfolgt.
  - falls der Prozess unterschiedliche Ergebnisse hat, wie z.B. "genehmigen", "ablehnen". Orientieren Sie sich dann am Standardfall des Ergebnisses, wie z.B. "genehmigen".

Ergebnisbezug einhalten: Formulieren Sie den Namen mit Bezug zum relevanten Prozessergebnis. Falls am Ende des Prozesses eine Genehmigung ausgestellt wird, so wird etwas "genehmigt". Falls ein Dokument beglaubigt wird, so wird etwas "beglaubigt". Beschreiben Sie nicht den Auslöser, wie z.B. "Antrag xyz bearbeiten".

Bezugspunkt einhalten: Legen Sie fest, aus welcher primären Sicht der Prozess betrachtet und beschrieben werden wird, wie z.B. "die Stadtverwaltung", "das Bauamt", "der Betriebshof" oder "die Kasse". Erkennen Sie dann, welches zentrale Ergebnis dort am Ende steht und benennen Sie den Prozess aus dieser Blickrichtung. Dies erleichtert es später direkt zu erkennen, was einen in der detaillierten Prozessbeschreibung wohl erwarten wird.

Spezialfälle angeben: Sofern es spezielle Ausprägungen eines Prozesses gibt, die es lohnenswert erscheinen lassen, diese getrennt voneinanderzu beschreiben, vermerken Sie dies im Prozessnamen durch Nennung des Spezialfalles, wie z.B. "einfache Baugenehmigung", "erlaubnispflichtiges Gewerbe anmelden", "anzeigepflichtiges Gewerbe anmelden".

Pragmatisch bleiben: Nutzen Sie eine kurze Checkliste, nutzen Sie Beispiele, reflektieren Sie. Wenn Sie über die Benennung eines Prozesses einen Moment nachdenken, so wird die gewählte Benennung sehr gut werden. Optimieren Sie nicht 99% (es wird immer jemanden geben, der eine noch "bessere" Idee hat).

Anwendungsbeispiele der Checkliste für Prozessbenennung

ohne Checkliste	mit Checkliste	Vorteile
Prüfung nach § 58, LBO	Baugenehmigung ausstellen	fachlicher Bezug direkt erkennbar erkennbar, dass es um die Genehmigung geht Prozessergebnis erkennbar Paragraphen können im Prozessteckbrief genannt werden
Arbeitslosengeld Antrag einreichen	Arbeitslosengeld II genehmigen	fachlicher Bezug spezieller formuliert deutlich, dass der Prozess der Genehmigung im Fokus steht verwaltungsinterner Blick auf den Prozess deutlich
Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Fläche entgegennehmen, prüfen, Rückfragen durchführen, genehmigen oder ggf. ablehnen	Sondernutzung öffentlicher Fläche genehmigen	Prozessschritte werden im Rahmen der Prozessbeschreibung oder Detailmodellierung später genannt auf einen Blick erfassbar Benennung orientiert sich am Ergebnis des Prozesses

Merke

Ein Prozess ist schnell in der Plattform angelegt und hinterlegt. Eine sinnvolle und einheitliche Hinterlegung erfordert allerdings, sich vorher genau zu überlegen

was genau unter dem Prozess verstanden wird
wie man den Prozess benennen sollte
womit der Prozess beginnt
was innerhalb des Prozesses passiert
was nicht innerhalb des Prozesses passiert, sondern ggf. in einem anderen Prozess
was das Ergebnis / das Ende des Prozesses ist

Eine Prozessdefinition und -benennung ist nicht richtig oder falsch, sondern sinnvoll oder nicht sinnvoll für die jeweilige Zielsetzung, die mit der Prozesserhebung und -modellierung verfolgt wird.

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