Erfassung von FIM-Metadaten bei der Modellierung von Stammprozessen in der PICTURE-Prozessplattform

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Last updated: Apr. 13, 2022 by Malte Stockmann
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Im FIM-Fachkonzept ist vorgesehen, dass zu den Prozesssteckbriefen sowie zu bestimmten Modellelementen im grafischen Prozessmodell (“Referenzaktivitätengruppen”) sogenannte FIM-spezifische “Meta-Daten” erfasst werden. Als PICTURE-Anwender ist Ihnen dieses Konzept von der Arbeit mit “Attributen” zu Prozess-Steckbriefen bzw. Prozessbausteinen bereits vertraut. Innerhalb der Prozessplattform werden die FIM-Metadaten mittels Prozessplattform-Attributen abgebildet.

Auf dieser Informationsportalseite können Sie sich über die Besonderheiten der FIM-Attribute in der Prozessplattform informieren und entsprechende Ausfüllhilfen finden. Außerdem können Sie auf dieser Seite die FIM-Attribut-Sicht herunterladen, falls diese versehentlich aus Ihrer PICTURE-Prozessplattform gelöscht wurde.

Inhaltsverzeichnis

Verfügbare FIM-Attribute

Die FIM-Attribute sind in der PICTURE-Prozessplattform standardmäßig nur in der vorgefertigten Attribut-Sicht “FIM - Sicht“ schreibbar. Daher empfehlen wir Ihnen diese FIM-Sicht bei der Modellierung von FIM-Prozessen zu nutzen. Allgemeine Informationen zur Anwendung von Attribut-Sichten finden Sie auf folgender Seite in unserem Informationsportal: Attribut-Sichten nutzen .

FIM-Attribut-Sicht nutzen

Mit dem Release der PICTURE-Prozessplattform-Version 3.5 wurde in jeder Prozessplattform eine FIM-Sicht eingespielt. Die FIM-Sicht erleichtert die Modellierung von FIM-Prozessen innerhalb der Prozessplattform, da bei Benutzung der Sicht alle nicht FIM-relevanten Attribute während der Modellierung ausgeblendet werden. So können Sie sich auf das Hinterlegen der für FIM relevanten Werte in Ihren Prozessen konzentrieren.

Um Zugriff auf diese Sicht zu erhalten, sprechen Sie den zuständigen Administrator Ihrer PICTURE-Prozessplattform an. Administratoren können die bereits vorhandene Sicht für Nutzer und Gruppen freischalten und so nutzbar für Sie machen.

Die FIM-Attribut-Sicht fehlt in meiner Prozessplattform

Sollte die FIM-Attribut-Sicht in Ihrer Prozessplattform nicht mehr verfügbar sein, finden Sie ganz unten auf dieser Seite eine Anleitung, wie Sie die FIM-Sicht wieder in Ihre Prozessplattform einspielen können.

Der Großteil der FIM-Attribute kann wie gewohnt und auf folgender Seite beschrieben ausgefüllt werden: Attribute ausfüllen . Allerdings gibt es auch einige komplexere FIM-Attribute, die nicht so einfach wie gewohnt vollständig und korrekt ausgefüllt werden können. Wie Sie an diesen Attributen trotzdem korrekte und vollständige Werte hinterlegen können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.

Ausfüllen komplexer FIM-Attribute

Die Erfassung einiger FIM-Attribute ist in der Prozessplattform nicht intuitiv und bedarf daher einer kurzen Erläuterung. Erklärungen zur korrekten und vollständigen Erfassung betroffener Attribute finden Sie in diesem Abschnitt.

Die komplizierteren Erfassungsmöglichkeiten kommen jeweils durch einen oder mehrere der drei folgenden Aspekte zu Stande:

  • Als Attribut-Wert müssen durch die FIM-Redaktion vorgegebene Werte (z.B. Identifikationsnummern o.Ä.) hinterlegt werden

  • Attribute-Werte müssen in bestimmten Formaten (z.B. Versionsnummern, Datum/Zeit) hinterlegt werden

  • FIM-Attribute werden in der Prozessplattform in Form mehrerer einzelner Attribute an einem Informationsobjekt (in einer Attributgruppe) abgebildet

  • FIM-Attribute werden in der Prozessplattform in Form mehrerer einzelner Attribute an mehreren Informationsobjekten (z.B. Prozess und Dokument) über Referenzen abgebildet

Prozesssteckbrief

Prozessschlüssel (FIM)

Gemäß des FIM-Standards sollte am Attribut “Prozessschlüssel (FIM)“ (Attributgruppe “FIM-Attribute“) der zugehörige LeiKa-Schlüssel der jeweiligen Verwaltungsebene bzw. Detaillierungsstufe (Bund, Land, Kommune) hinterlegt werden. Um die FIM-Prozess-ID korrekt ausfüllen zu können, wird in diesem Fall Zugriff auf ein Drittsystem, aus welchem die LeiKa-Schlüssel entnommen werden können benötigt.

Versionsnummer (FIM)

Die im FIM-Standard vorgesehene Versionierung wird in der Prozessplattform über das Attribut “Versionsnummer (FIM)“ (Attributgruppe “FIM-Attribute“) abgebildet. Gemäß Standard muss die Versionsnummer in folgendem Format angegeben werden: “00.00.00“. Die letzten beiden Stellen sollen genutzt werden, um verschiedene Arbeitsstände zu kennzeichnen. Die mittleren beiden Stellen sollen hochgezählt werden, wenn der Prozess formell freigegeben wurde. Die ersten beiden Stellen werden für die Kennzeichnung fachlich freigegebener Prozess-Versionen genutzt.

Attributgruppe - Zustandsangaben

Die Zustandsangaben aus dem FIM-Standard können derzeit in der Prozessplattform bis auf das Attribut “Gültigkeitszeitraum” vollständig für einen Prozess erfasst werden. Am Prozesssteckbrief ist eine eigene Attribut-Gruppe “FIM-Zustandsangaben” zu finden, wo die entsprechenden Angaben gruppiert sind.

Die Attribute “Erstellungszeitpunkt”, “letzter Änderungszeitpunkt”, sowie “letzter Bearbeiter” werden automatisch in der Plattform erfasst und sind an den gewohnten Stellen zu finden.

Die Attribute “Status” (Auswahlattribut) und “Anmerkung letzter Änderung” (Text-Attribut) können auch wie gewohnt ausgefüllt werden.

Eine Besonderheit stellen die Attribute “Fachlicher Freigabezeitpunkt” und “Methodischer Freigabezeitpunkt” dar. Die Erfassung dieser Attribute geschieht mit Hilfe von Text-Attributen, die in einem besonderen Format vorliegen müssen. Damit die Daten korrekt exportiert werden können, ist zwingend das Format “dd.MM.yyyy HH:mm” (z.B. 23.03.2020 14:11) zu verwenden. Nur wenn die Angabe in der Form vorliegt, wird die Zeit in ein gültiges Export-Format umgewandelt.

Attributgruppe - Klassifikation

Mit Hilfe der Klassifikation aus dem FIM-Standard kann ein Prozess genau einer Prozessklasse zugeordnet werden. Gemäß FIM-Standard sind dazu mehrere Angaben zu machen. Daher gibt es in der Prozessplattform eine eigene Attribut-Gruppe “Klassifikation“ in welcher die nötigen Angaben an verschiedenen Attributen hinterlegt werden müssen.

Über die Attribute “Ordnungsrahmen (Bezeichnung)“ und “Ordnungsrahmen (Version)” muss der Prozess zunächst einem Ordnungsrahmen (z.B. FIM Prozesskatalog) zugeordnet werden. In den Attributen “Prozessklasse (Bezeichnung)” und “Prozessklasse (ID)” werden dann die Daten der zum Prozess zugehörigen Prozessklasse aus dem zuvor angegebenen Ordnungsrahmen hinterlegt. Alle Klassifikations-Attribute müssen also mit Daten, welche aus einem Dritt-System zu entnehmen sind gefüllt werden.

Attributgruppe - Auslöser

Gemäß des FIM-Standards erfassbare Prozessauslöser können in der Prozessplattform analog zum Standard auf drei verschiedene Weisen erfasst werden. Die drei Möglichkeiten werden jeweils über eigene Attribute abgebildet. Die Attribute sind in der Attributgruppe “FIM - Auslöser” gruppiert.

Am Attribut “Eingangsdokument“ können dokumentenbasierte Auslöser als Referenz auf Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente” erfasst werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch an Dokumenten FIM-Attribute in der Prozessplattform erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Am Attribut “Auslösender Prozess“ können prozessbasierte Auslöser als Referenz auf andere Prozesse hinterlegt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass am referenzierten Prozess mindestens das Attribut “FIM-Prozess-ID“ ausgefüllt sein sollte, um dem FIM-Standard gerecht zu werden.

Zusätzlich/Alternativ gibt es am Attribut “Auslöser (textuelle Beschreibung)“ die Möglichkeit Prozess-Auslöser textuell zu beschreiben. Dies ist u.a. sinnvoll wenn die oben zu nennenden Dokumente oder Prozesse noch nicht in der Prozessplattform erfasst sind oder es sich z.B. um einen zeitlichen Auslöser o.Ä. handelt.

Attributgruppe - Ergebnis

Gemäß des FIM-Standards erfassbare Prozessergebnisse können in der Prozessplattform analog zum Standard auf drei verschiedene Weisen erfasst werden. Die drei Möglichkeiten werden jeweils über eigene Attribute abgebildet. Die Attribute sind in der Attributgruppe “FIM - Ergebnis” gruppiert.

Am Attribut “Ergebnisdokument“ können dokumentenbasierte Ergebnisse als Referenz auf Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente” erfasst werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch an Dokumenten FIM-Attribute in der Prozessplattform erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Am Attribut “Nachfolgender Prozess“ können prozessbasierte Ergebnisse als Referenz auf andere Prozesse hinterlegt werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass am referenzierten Prozess mindestens das Attribut “FIM-Prozess-ID“ ausgefüllt sein sollte, um dem FIM-Standard gerecht zu werden.

Zusätzlich/Alternativ gibt es am Attribut “Ergebnis (textuelle Beschreibung)“ die Möglichkeit Prozess-Ergebnisse textuell zu beschreiben. Dies ist u.a. sinnvoll wenn die oben zu nennenden Dokumente oder Prozesse noch nicht in der Prozessplattform erfasst sind.

Prozessteilnehmer

Die im FIM-Standard vorgesehen Prozessteilnehmer können in der Prozessplattform an drei verschiedenen Attributen erfasst werden:

  • Am Attribut “Prozessteilnehmer - Stelle (intern)“ können über eine Referenz auf eine Stelle aus dem Prozesskontext “Organisationseinheiten und Stellen“ interne am Prozess beteiligte Stellen angegeben werden.

  • Über “Prozessteilnehmer - Organisationseinheit (intern)“ können am Prozess beteiligte Organisationseinheiten über eine Referenz auf eine Organisationseinheit aus dem Prozesskontext “Organisationseinheiten und Stellen“ angegeben werden.

  • Außerdem können über das Attribut “Prozessteilnehmer (extern)” externe Prozessbeteiligte als Referenz auf den Prozesskontext “Externe Beteiligte“ erfasst werden.

Um die Prozessteilnehmer gemäß der FIM-Konventionen vollständig zu beschreiben, müssen Sie für jede referenzierte Einheit noch deren Rolle innerhalb des Prozesses zuordnen. Klicken Sie dazu auf den Button “Referenz bearbeiten“ neben der jeweiligen Referenz. Es öffnet sich dann ein Dialogfenster. Dort können Sie eine der in FIM vorgesehenen Rollen aus einer Auswahlliste wählen.

 

 

Tipp: Falls ein Prozessbeteiligter mehrere Rollen innerhalb des Prozesses einnimmt (z.B. sowohl der Initiator als auch der Ergebnisempfänger ist), ordnen Sie den Prozessbeteiligten mehrfach zu (einmal für jede Rolle) und hinterlegen Sie jeweils eine Rolle an der Zuordnung.

 

Handlungsgrundlage

Mit Hilfe des Attributes “Handlungsgrundlage“ (Attributgruppe “FIM - Attribute“) können Sie die im FIM-Standard vorgesehenen Handlungsgrundlagen als Referenz auf Rechtsgrundlagen aus dem gleichnamigen Prozesskontext hinterlegen. In dem Prozesskontext können Sie beliebige Rechtsnormen, Urteile, Standards, Normen etc. als Rechtsgrundlagen anlegen und in Ihren FIM-Prozessen verwenden. Berücksichtigen Sie dabei, dass es an den Rechtsgrundlagen zwei weitere im Standard vorgesehene FIM-Attribute “Handlungsgrundlagenart“ und “Hyperlinks“ gibt. Diese können jedoch wie aus der Prozessplattform gewohnt ohne Berücksichtigung von Besonderheiten ausgefüllt werden.

 

Attributgruppe - Verwaltungspolitische Kodierung

Die im FIM-Standard vorgesehene verwaltungspolitische Kodierung kann in der Prozessplattform in Form von mehreren Attributen in der Attributgruppe “Verwaltungspolitische Kodierung“ erfasst werden. In der Attributgruppe gibt es drei Auswahlattribute und vier Textattribute. Die Auswahlattribute können wie gewohnt ausgefüllt werden. Die einzige Besonderheit der Auswahlattribute ist das Attribut “Nation“. Hier gibt es bewusst nur die eine Auswahloption “Deutschland“. Bei den Textattributen ist zu berücksichtigen, dass jeweils die korrekten Stellen aus dem amtlichen Regionalschlüssel (RS) Ihrer Verwaltung angegeben werden. Im einzelnen bedeutet dies für die Attribute folgendes:

  • Als Gemeindeschlüssel muss der gesamte achtstellige Gemeindeschlüssel (AGS) angegeben werden
    Tipp: Den Gemeindeschlüssel können Sie auf der Website des XRepositories ermitteln (vgl. Codeliste AGS (xrepository.de) → Button “Codeliste anzeigen” → Suche nach Name mittels STRG-F).

  • Als Kreisschlüssel müssen die ersten fünf Stellen des amtlichen Gemeindeschlüssels angegeben werden
    Tipp: Den Kreisschlüssel können Sie auf der Website des XRepositories ermitteln (vgl. Codeliste Kreis (xrepository.de) → Button “Codeliste anzeigen” → Suche nach Name mittels STRG-F).

  • Als Regionalschlüssel muss der gesamte zwölfstellige Regionalschlüssel (RS) angegeben werden
    Tipp: Den Regionalschlüssel können Sie auf der Website des XRepositories ermitteln (vgl. Codeliste Regionalschlüssel (xrepository.de) → Button “Codeliste anzeigen” → Suche nach Name mittels STRG-F).

  • Als Gemeindeverband müssen die ersten neun Stellen des amtlichen Regionalschlüssels angegeben werden
    Tipp: Den Gemeindeverbandsschlüssel können Sie auf der Website des XRepositories ermitteln (vgl. Codeliste Gemeindeverbände (xrepository.de) → Button “Codeliste anzeigen” → Suche nach Name mittels STRG-F).

Referenzaktivitätengruppen

Handlungsgrundlage

Mit Hilfe des Attributes “Handlungsgrundlage“ an jeder Referenzaktivitätengruppe (RAG) können Sie die im FIM-Standard vorgesehenen Handlungsgrundlagen als Referenz auf Rechtsgrundlagen aus dem gleichnamigen Prozesskontext hinterlegen. In dem Prozesskontext können Sie beliebige Rechtsnormen, Urteile, Standards, Normen etc. als Rechtsgrundlagen anlegen und in Ihren FIM-Prozessen verwenden. Berücksichtigen Sie dabei, dass es an den Rechtsgrundlagen zwei weitere im Standard vorgesehene FIM-Attribute “Handlungsgrundlagenart“ und “Hyperlinks“ gibt. Diese können jedoch wie aus der Prozessplattform gewohnt ohne Berücksichtigung von Besonderheiten ausgefüllt werden.

Eingehende Daten

Die im FIM-Standard vorgesehenen eingehenden Daten können standardgemäß sowohl als Verweis auf ein Formular/Datenfeld hinterlegt, als auch textuell an jeder Referenzaktivitätengruppe beschrieben werden. Aus diesem Grund gibt es in der Prozessplattform zwei Attribute an jeder Referenzaktivitätengruppe, um die eingehenden Daten zu erfassen.

Am ersten Attribut “Eingehende Daten (Formularverweis)“ können eingehende Daten als Referenz auf Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente“ hinterlegt werden. Die Dokumente bilden in diesem Fall ein FIM-Formular/Datenfeld ab. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch an Dokumenten FIM-Attribute in der Prozessplattform erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Am zweiten Attribut “Eingehende Daten (Beschreibung)“ können eingehende Daten zusätzlich/alternativ textuell beschrieben werden. Das Attribut kann wie gewohnt analog zu anderen Text-Attributen ausgefüllt werden. Es sind keine Besonderheiten zu berücksichtigen.

Ausgehende Daten

Die im FIM-Standard vorgesehenen ausgehenden Daten können standardgemäß sowohl als Verweis auf ein Formular/Datenfeld hinterlegt, als auch textuell an jeder Referenzaktivitätengruppe beschrieben werden. Aus diesem Grund gibt es in der Prozessplattform zwei Attribute an jeder Referenzaktivitätengruppe, um die ausgehenden Daten zu erfassen.

Am ersten Attribut “Ausgehende Daten (Formularverweis)“ können ausgehende Daten als Referenz auf Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente“ hinterlegt werden. Die Dokumente bilden in diesem Fall ein FIM-Formular/Datenfeld ab. Dabei ist zu berücksichtigen, dass auch an Dokumenten FIM-Attribute in der Prozessplattform erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Am zweiten Attribut “Ausgehende Daten (Beschreibung)“ können ausgehende Daten zusätzlich/alternativ textuell beschrieben werden. Das Attribut kann wie gewohnt analog zu anderen Text-Attributen ausgefüllt werden. Es sind keine Besonderheiten zu berücksichtigen.

Empfangene Daten

Mit Hilfe des Attributes “Empfangene Daten“ können die gemäß FIM-Methodik an den Referenzaktivitätengruppen “Information empfangen“ und “Beteiligung durchführen“ zu erfassenden empfangenen Daten in der Prozessplattform hinterlegt werden. Als empfangene Daten können beliebig viele Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente“ referenziert werden. Die Dokumente bilden in diesem Fall ein FIM-Formular/Datenfeld ab. Dabei ist zu berücksichtigen, dass in der Prozessplattform auch an Dokumenten FIM-Attribute erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Um die empfangenen Daten gemäß FIM vollständig zu erfassen, müssen die Übermittlungsart und der Sender der empfangenen Daten jeweils an jedem der referenzierten Dokumente angegeben werden. Fahren Sie hierzu mit der Maus über die angelegte Referenz und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Im nun angezeigten Dialog können Sie die notwendigen Detail-Angaben hinterlegen.

Die Übermittlungsart ist aus der Liste der vorgegebenen Werte auszuwählen (die Werte entsprechen der im FIM-Fachkonzept vorgesehen Codeliste). Der Sender kann frei benannt werden.

Bereitgestellte Daten

Mit Hilfe des Attributes “Bereitgestellte Daten“ können die gemäß FIM-Methodik an den Referenzaktivitätengruppen “Information bereitstellen“ und “Beteiligung durchführen“ zu erfassenden bereitgestellten Daten in der Prozessplattform hinterlegt werden. Als bereitgestellte Daten können beliebig viele Dokumente aus dem Prozesskontext “Dokumente“ referenziert werden. Die Dokumente bilden in diesem Fall ein FIM-Formular/Datenfeld ab. Dabei ist zu berücksichtigen, dass in der Prozessplattform auch an Dokumenten FIM-Attribute erfasst werden können. Weitere Informationen zu FIM-Attributen am Dokument finden Sie weiter unten im Abschnitt “Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)“.

Um die bereitgestellten Daten gemäß FIM vollständig zu erfassen, müssen die Übermittlungsart und der Empfänger der bereitgestellten Daten jeweils an jedem der referenzierten Dokumente angegeben werden. Fahren Sie hierzu mit der Maus über die angelegte Referenz und klicken Sie auf das Stift-Symbol. Im nun angezeigten Dialog können Sie die notwendigen Detail-Angaben hinterlegen.

Die Übermittlungsart ist aus der Liste der vorgegebenen Werte auszuwählen (die Werte entsprechen der im FIM-Fachkonzept vorgesehen Codeliste). Der Empfänger kann frei benannt werden.

Dokumente (“Formulare”/”Datenfelder“)

Formularsteckbrief (ID)

Am Attribut “Formularsteckbrief (ID)“ müssen Sie die ID des Formulars, welches dieses Dokument abbilden soll hinterlegen. Um die Formular-ID korrekt ausfüllen zu können wird in diesem Fall Zugriff auf ein Drittsystem, aus welchem die IDs entnommen werden können benötigt.

Stammformular (ID)

Unter “Stammformular (ID)“ kann die ID des Stammformulars, welches dieses Dokument abbilden soll hinterlegt werden. Um die ID korrekt ausfüllen zu können wird in diesem Fall Zugriff auf ein Drittsystem, aus welchem die IDs entnommen werden können benötigt.

Stammformular (Version)

Als “Stammformular (Version)“ kann die Version des Stammformulars, welches dieses Dokument abbilden soll hinterlegt werden. Um die Version korrekt ausfüllen zu können wird in diesem Fall Zugriff auf ein Drittsystem, aus welchem die genutzte Version entnommen werden können benötigt.

Feld / Feldgruppe (ID)

Am Attribut “Feld / Feldgruppe (ID)“ müssen Sie die ID des Feldes oder der Feldgruppe, welches dieses Dokument abbilden soll hinterlegen. Um die ID korrekt ausfüllen zu können, wird in diesem Fall Zugriff auf ein Drittsystem, aus welchem die IDs entnommen werden können, benötigt.

Berücksichtigung von FIM-Pflichtattributen

Einige der oben genannten Attribute sind im FIM-Standard als Pflicht-Attribute vorgesehen, d.h. diese Attribute müssen in einem Standard konformen Prozess ausgefüllt sein. Um zu überprüfen, ob Sie alle FIM-Pflicht-Attribute korrekt ausgefüllt haben, können Sie in die in der Prozessplattform verfügbare FIM-Konventionenprüfung nutzen. Weitere Informationen zur Konventionenprüfung und eine Auflistung aller Pflicht-Attribute finden Sie auf folgender Seite im Informationsportal: Konventionen-Prüfung für FIM-Prozesse.

FIM-Sicht importieren

Über die folgende Datei kann die FIM-Sicht in Ihre Prozessplattform eingespielt werden und für Nutzer/ Gruppen freigegeben werden:

Die Datei können Sie in der Arbeitsbereichskonfiguration auf dem Reiter “Sichten“ importieren, indem Sie eine neue Sicht über das Plus-Symbol anlegen und die Datei in dem Fenster zum Anlegen einer Sicht hochladen. Weitere Informationen zum Anlegen und Bearbeiten von Sichten finden Sie auf folgender Seite: Attribut-Sichten konfigurieren | Attribut Sichtenkonfigurieren Sichtanlegen/importieren.

Nachdem Sie die Sicht angelegt haben, können Sie diese für Nutzer und Gruppen freischalten. Weitere Informationen dazu finden Sie auf folgenden Seiten: