Detailmodelle mit Hilfe des Druckassistenten als PDF-Datei exportieren

Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie mit Hilfe des Druckassistenten benutzerdefinierte PDF-Exporte von Prozessen und Prozesslandkarten anfertigen können.
Unter anderem haben Sie mit Hilfe des Druckassistenten die Möglichkeit das gewünschte Seitenformat und die Seitenränder individuell festzulegen.

Voreinstellungen für den Druckassistenten festlegen

Als Administrator Ihrer PICTURE-Prozessplattform haben Sie die Möglichkeit in der Verwaltung pro Arbeitsbereich Voreinstellungen für den Druckassistenten festzulegen. Dies kann Ihnen dabei helfen dafür zu sorgen, dass aus Ihrer PICTURE-Prozessplattform exportierte PDF-Dateien von Detail-Modellen einheitlich formatiert sind. Eine Dokumentation der dafür vorgesehenen Funktionen finden Sie im Informationsportal auf folgender Seite: https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/1604550657.

Druckassistent öffnen

Der Druckassistent steht Ihnen im Betrachtungsmodus (inkl. Freigaben über das Portalmodul und im Prozessnetzwerk) und im Bearbeitungsmodus von Prozessen und Prozesslandkarten über das Menü mit dem Drucksymbol zur Verfügung. Per Klick auf “Detail-Modell…” öffnet sich der Druckassistent am rechten Bildschirmrand und die Zoomstufe wird automatisch angepasst, sodass sich das ganze Modell im sichtbaren Bereich befindet. Solange der Druckassistent geöffnet ist und Sie zwischen den Diagrammen wechseln, wird die Zoomstufe automatisch angepasst.

 

Druckvorschau nutzen

Sobald Sie den Druckassistenten öffnen wird eine Druckvorschau über das aktuell geöffnete Modell gelegt. Ein orangenes Rechteck in der Druckvorschau entspricht immer dem Inhaltsbereich einer Seite. Der Inhaltsbereich wird im Druckassistenten im Abschnitt “Seiten-Vorschau“ im Verhältnis zur gesamten Seite dargestellt. Sobald Sie einen Überlappungsbereich konfiguriert haben wird dieser als orange schraffierter Bereich innerhalb der einzelnen Seiten in der Druckvorschau dargestellt. Die Druckvorschau wird bei jeder Änderung, welche Auswirkungen auf die Größe des Inhaltsbereiches und der Überlappungsbereiche hat aktualisiert.

Druckoptionen konfigurieren

Im Druckassistenten (am rechten Bildschirmrand) können Sie alle Festlegungen bzgl. der zu exportierenden PDF-Datei treffen. So haben Sie die Möglichkeit die PDF-Datei so zu konfigurieren, dass Sie ohne weitere Nachbereitung direkt gedruckt werden kann.

Druckbereich festlegen

Den Druckbereich können Sie über die Auswahl des aktuell angezeigten Diagrammes (PICTURE-BPMN und Prozesslandkarten) oder der aktuell angezeigten Ansicht (PICTURE-Classic) bestimmen. Welches Diagramm bzw. welche Ansicht aktuell exportiert werden würde können Sie ganz oben im Druckassistenten im Abschnitt “Druckbereich“ nachvollziehen.

Format konfigurieren

Im Abschnitt “Format“ können Sie festlegen, welchem DIN-Format (A4 bis A0) die PDF-Seiten entsprechen sollen. Alternativ können Sie auch festlegen, dass die zu exportierende PDF-Seite automatisch an die Diagrammgröße angepasst wird. Wählen Sie dazu das Seitenformat “Diagrammgröße“ aus. Sofern Sie sich für ein DIN-Format entschieden haben können Sie zusätzlich die Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat) festlegen.

Außerdem können Sie in diesem Konfigurationsabschnitt festlegen, ob die Kopf- und Fußzeilen ein- oder ausblendet werden sollen. Die Kopfzeile wird einmalig auf der ersten Druckseite angezeigt und enthält alle wichtigen Metadaten des Prozessmodells wie z.B. Bezeichnung, Version und das ausgewählte Diagramm. Des Weiteren wird das von Ihnen festgelegte Logo in der Kopfzeile angezeigt (sollte kein eigenes Logo festgelegt worden sein, so wird das PICTURE-Logo angezeigt). Die Fußzeile enthält ebenfalls die o.g. Metadaten und zudem noch das aktuelle Datum, die Uhrzeit und die Seitenanzahl sowie das PICTURE-Logo.

Seiten-Vorschau nutzen

Für das Seitenformat “Diagrammgröße” wird keine Seitenvorschau angezeigt.


Wenn Sie ein DIN-Format als Seitenformat gewählt haben können Sie im Abschnitt “Seiten-Vorschau“ nachvollziehen, in welchem Verhältnis Seitenränder, Kopf- und Fußzeile (inkl. Abstand) und Inhaltsbereich in der Ergebnis-PDF-Datei zueinander stehen würden. Änderungen, die Sie am Seitenformat, an der Seitenausrichtung, an den Seitenrändern und an den Kopf- und Fußzeilen (nur ein- und ausblenden möglich) vornehmen, schlagen sich direkt auf die Vorschau nieder. Wenn Sie mit der Maus über die einzelnen Bereiche in der Vorschau fahren, können Sie einem eingeblendeten Text entnehmen, wie groß diese Bereiche in der Ergebnis-PDF-Datei sein werden.

Mit Hilfe der Größenangaben des Inhaltsbereiches, können Sie ungefähr abschätzen, wie groß das Modell auf den PDF-Seiten dargestellt werden wird. Ein Rechteck in der Druckvorschau entspricht immer den in der Seiten-Vorschau angezeigten Maßen. Berücksichtigen Sie dabei, dass der Inhaltsbereich in der Höhe und in der Breite immer mindestens 1 cm groß bleiben muss, damit das Modell noch korrekt gedruckt werden kann. Wird dieser Wert unterschritten, können Sie das Modell nicht mehr exportieren und es wird eine entsprechende Fehlermeldung in der Seiten-Vorschau angezeigt.

Seitenränder festlegen

Im Abschnitt “Seitenränder“ können Sie für jeden Seitenrand in Zentimetern festlegen, wie viel Weißraum bis zum Seiteninhalt frei bleiben soll.

Druck optimieren

Im Abschnitt “Druckoptimierung” können Sie zum einen die Skalierung und zum anderen die gewünschte Überlappung der einzelnen Seiten einstellen.

Mit Hilfe der Skalierung können Sie bei Bedarf die Darstellung des Modells innerhalb der zu exportierenden PDF-Datei verkleinern oder vergrößern. Um Ihnen die Skalierung zu erleichtern, können Sie aus den folgenden Optionen wählen:

  • Keine Skalierung
    Entspricht der Skalierung, welche vor Version 3.8 der PICTURE-Prozessplattform für die PDF-Exporte zugrunde gelegt wurde.

  • Verkleinern auf eine Seite
    Falls das Modell größer ist als eine Seite, so wird es soweit verkleinert, dass es auf eine einzelne Seite passt.

  • Nur nach unten umblättern
    Falls die Breite des Modells größer ist als die Seitenbreite des ausgewählten Papierformats, so wird das Modell soweit verkleinert, dass es in der Breite genau eine Seite ausfüllt. D.h. es gibt nur noch untereinander liegende Seiten, aber keine nebeneinander liegenden Seiten mehr. Bei einem Druck der PDF-Datei müssten Sie sozusagen nur noch “nach unten umblättern”. Diese Option eignet sich am besten für Modelle, bei denen Sie mehr nach unten als zur Seite scrollen müssen.

  • Nur nach rechts umblättern
    Falls die Höhe des Modells größer ist als die Seitenhöhe des ausgewählten Papierformats, so wird das Modell soweit verkleinert, dass es in der Höhe genau eine Seite ausfüllt. D.h. es gibt nur noch nebeneinander liegende Seiten, aber keine untereinander liegenden Seiten mehr. Bei einem Druck der PDF-Datei müssten Sie sozusagen nur noch “nach rechts umblättern”. Diese Option eignet sich am besten für Modelle, bei denen Sie mehr zur Seite als nach unten scrollen müssen.

  • Benutzerdefiniert
    Mit Hilfe eines Schiebereglers können Sie die Skalierung frei wählen.

Mit Hilfe der Überlappung können Sie dafür sorgen, dass mehrseitige Modelle beim Umblättern der Seiten weiterhin gut lesbar bleiben. Die Überlappung sorgt dafür, dass der angegebene Zentimeter-Bereich an allen Seiten doppelt ausgegeben wird, d.h. wenn Sie z.B. eine Überlappung von 2cm festgelegt haben und das Modell zwei Seiten benötigt, wird an der Schnittkante der gleiche Bereich von 2cm auf beiden Seiten abgedruckt, sodass u.a. Beschriftungen die direkt auf der Schnittkante liegen würden auf beiden Seiten lesbar bleiben.

PDF-Datei exportieren

Per Klick auf “PDF herunterladen“ können Sie die PDF-Datei mit den von Ihnen getroffenen Einstellungen herunterladen.

Druckassistent schließen

Per Klick auf das “X“ in der oberen rechten Ecke des Druckassistenten können Sie den Druckassistenten schließen. Solange Sie sich innerhalb des gleichen Modells befinden, bleiben Ihre Eingaben im Druckassistenten bestehen, auch wenn Sie diesen schließen. So können Sie den Assistenten zwischenzeitlich schließen, um z.B. das Modell weiter zu bearbeiten und es später mit den bereits ausgewählten Einstellungen drucken.

Druckeinstellungen automatisch optimieren

Wenn Sie den Druckassistenten zum ersten Mal bei der Betrachtung oder Bearbeitung eines bestimmten Prozesses oder einer Prozesslandkarte öffnen, werden auf Basis der Abmessungen des Modells und des voreingestellten Seitenformats (z.B. DIN-A4) automatisch sinnvolle Voreinstellungen für die Seiten-Ausrichtung und die Skalierung getroffen. Um die Optimierung nachträglich erneut vorzunehmen, kann diese zudem über einen Klick auf den Knopf “Druck optimieren” manuell ausgelöst werden. Die Einstellungen werden dabei so gewählt, dass bei möglichst wenig Papierverbrauch ein möglichst gut lesbarer Ausdruck erzeugt wird. Der Druck ist noch gut lesbar, wenn es den Skalierungsfaktor von 85% nicht unterschreitet. Zudem wird die Skalierung so festgelegt, dass bei einem Druck von Modellen, die zu groß für eine einzige Seite sind, immer nur in eine Richtung umgeblättert werden muss (entweder nach unten oder nach rechts). Zusätzlich wird über die Seitenausrichtung versucht, das Modell möglichst gut lesbar zu machen. Eine Vergrößerung des Modells findet hierbei grundsätzlich nicht statt.

Darstellung

Im Abschnitt “Darstellung” können Sie für BPMN-Prozesse und Prozesslandkarten einstellen, ob die Bezeichnung von Schwimmbahnen und Pools wiederholt angezeigt werden soll. Zusätzlich können Sie für BPMN-Prozesse entscheiden, ob die ggf. dort hinterlegten Ausprägungen des Attributs “Nummerierung (Diagramm)“ an den Symbolen von Aktivitäten (z.B. Bausteine, Tasks, Teilprozesse) dargestellt werden soll. Die Nummer wird nur angezeigt, wenn das Attribut ausgefüllt ist.