Was sind die wichtigsten Neuerungen?

• Verbesserte Darstellung von Prozesslandkarten und Prozessen bei der Einbettung in Drittsysteme (Intranet-Seiten, Wikis etc.) über IFrames durch automatische Bestimmung der Zoom-Stufe

• Verbesserte Interoperabilität mit anderen Anwendungen beim Im- und Export von FIM-Prozessen auf Basis des Dateiformats XProzess 2.0

Was ändert sich genau?

Verbesserungen

Verbesserte Automatismen und Einstellungsmöglichkeiten für die Wahl der Zoom-Stufe für die Anzeige von Prozesse und Prozesslandkarten

In den Viewern und Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten wurden die Funktionen für die Einstellung des Vergrößerungs- bzw. Verkleinerungsfaktors (Zoom-Stufe) erweitert:

• In den Viewern und Editoren speichert die Prozessplattform für die Dauer der Betrachtungs- bzw. Bearbeitungssitzung nun für jedes Diagramm eines Prozessmodells bzw. einer Prozesslandkarte separat, welche Zoom-Stufe vom Anwender jeweils ggf. manuell ausgewählt wurde. Beim späteren Wechseln zurück zu einem bereits zuvor geöffneten Diagramm wird diese Einstellung automatisch wiederhergestellt.

• In der Werkzeugleiste der Viewer und Editoren steht ein zusätzlicher Button zur Verfügung, mit dem Sie die Zoom-Stufe der aktuellen Modell-Ansicht automatisch so einstellen können, dass das Diagramm möglichst vollständig und ohne die Notwendigkeit zum Scrollen auf die aktuelle Bildschirm-Seite passt. Es wird jedoch nicht stärker als auf 25 % der ursprünglichen Größe verkleinert.

• Für den Fall, dass eine per Portalmodul freigegebene Prozesslandkarte bzw. ein Prozessmodell per IFrame in ein Drittsystem (z.B. CMS) eingebettet werden soll, gibt es nun eine ergänzende Einstellungsmöglichkeit, um bei Bedarf die zum jeweiligen Modell passende Größeneinstellungen vorgeben zu können. Dazu besteht nun die Möglichkeit, durch die Ergänzung eines Postfix an der URL der Portal-Freigabe den Zoom-Faktor individuell voreinzustellen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Portalmodul-Überblick für Techniker (Tipp: “Größe der Darstellung anpassen“).

Verbesserter Im- und Export von FIM-Prozessen auf Basis von XProzess 2.0

Seit April 2020 unterstützt die PICTURE-Prozessplattform als eines der ersten Prozessmodellierungswerkzeuge am Markt die Dokumentation von Prozessen gemäß der Vorgaben des Föderalen Informationsmanagements (FIM) inkl. des dort vorgesehenen standardisierten Datenaustauschformats "XProzess 2.0". Zwischenzeitlich schreitet auch die Entwicklung der im FIM-Redaktionskonzept vorgesehenen zentralen Systeme der FIM-Bundesredaktion sowie der verschiedenen FIM-Landesredaktionen voran. In diesem Zusammenhang stehen wir für Sie in engem Austausch mit den Verantwortlichen für den FIM-Baustein "Prozesse" und beteiligen uns aktiv im Arbeitskreis zur Kooperation mit den Herstellern von Prozessmanagement-Software. Vor kurzem wurde durch die FIM-Bausteinverantwortlichen eine verbindliche Handlungsanweisung zu XProzess 2.0 zwecks Verbesserung der Interoperabilität beim Datenaustausch zwischen den verschiedenen Anwendungen veröffentlicht. Ab Version 3.14 setzen wir diese Vorgaben um.

Plausibilitätsprüfung für personalbezogene Prozessanalysen: Verbesserte Fehlermeldungen und Validierungshinweise

Auf Basis Ihres Feedbacks haben wir verschiedene Fehlermeldungen und Validierungshinweise der Plausibilitätsprüfung für die prozessorientierte Personalkapazitäts- und Kostenanalyse angepasst, um diese einfacher nachvollziehbar zu machen.

Fehlerbehebungen

Weiterhin haben wir in den verschiedenen Modulen der PICTURE-Prozessplattform folgende Fehler behoben:

Prozessregister

• Die Funktion zum Filtern von Prozessen anhand von Prozesssteckbrief-Attributen lieferte unter bestimmten Umständen unvollständige Ergebnisse, falls Attribute durchsucht werden sollten, für die in der Konfiguration des Arbeitsbereichs ein Vorgabewert für neue Prozesse eingestellt war (betrifft nur Attribute vom Datentyp “Einfachauswahl”): Falls ein solcher Prozess nach seiner Erstellung nicht mindestens ein weiteres Mal gespeichert wurde, so wurde dieser Prozess in entsprechenden Suchabfragen anhand des Attributs mit hinterlegtem Vorgabe-Wert nicht gefunden, wenn als Suchkriterium der Vorgabewert verwendet wurde.
  Hinweis: Bei der Korrektur dieses Fehlers haben wir sichergestellt, dass vor dem Update auf v3.14 bereits vorhandene Prozesse nach der Umstellung auf v3.14 von der Suchfunktion nun so behandelt werden, wie dies auf Basis der (vor dem Update bereits korrekt funktionierenden) Einzelprozessdarstellung zu erwarten wäre. In der Außendarstellung gegenüber Anwendern bleiben die Bestandsdaten der einzelnen Prozesse somit unverändert.

• Für einige der für FIM-Prozesssteckbriefe relevanten (Auswahl-)Attribute funktionierten die Prozessregister-Filterfunktionen nicht korrekt.

• Im Dialog zum Verschieben von Prozessen und Prozesslandkarten in einen anderen Ordner hat die Liste der verfügbaren Ordner unter bestimmten Umständen nicht den vollen dafür vorgesehenen Platz eingenommen und wurde daher zu schmal dargestellt, konnte inhaltlich aber wie vorgesehen genutzt werden.

Im- und Exporte

• Die exportierten Dateien sämtlicher unterstützter Datenformate (Excel, PicJSON etc.) enthielten unter bestimmten Umständen unvollständige Daten, falls das zu exportierende Informationsobjekt (Prozess, Prozesslandkarte, Prozesskontext-Element) Attribute enthielt, für die in der Konfiguration des Arbeitsbereichs ein Vorgabewert eingestellt war (betrifft nur Attribute vom Datentyp “Einfachauswahl”): Falls ein solches Informationsobjekt nach seiner Erstellung nicht mindestens ein weiteres Mal gespeichert wurde, so wurde das entsprechende Attribut mit Vorgabewert fälschlicherweise nicht exportiert (d.h. das Attribut wurde als “leer” ausgegeben), obwohl die Bildschirm-Ansicht (korrekterweise) anzeigte, dass das Attribut mit dem eingestellten Vorgabewert ausgefüllt war.
  Hinweis: Bei der Korrektur dieses Fehlers haben wir sichergestellt, dass vor dem Update auf v3.14 bereits vorhandene Prozesse und Prozesskontext-Elemente nach der Umstellung auf v3.14 von der Export-Funktion so ausgegeben werden, wie dies auf Basis der (vor dem Update bereits korrekt funktionierenden) Einzelprozessdarstellung zu erwarten wäre. In der Außendarstellung gegenüber Anwendern bleiben die Bestandsdaten der einzelnen Prozesse bzw. Prozesskontext-Elemente somit unverändert.

• Import von Prozessen (Dateiformat “PicJSON”): Enthielt die zu importierende Datei neben dem Prozessmodell auch Platzhalter-Einträge für automatisch anzulegende verknüpfte Prozesskontext-Elemente, brach der Import-Vorgang unter bestimmten Umständen unvollständig mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab. (Sofern Sie von diesem Fehler betroffen waren, haben Sie beim Import-Vorgang eine Fehlermeldung über den Fehlschlag des Imports erhalten.)

• Import von Prozess-Steckbriefen (Excel): In der Funktion zum erneuten Hochladen einer korrigierten Excel-Datei (für den Fall, dass der Import-Assistent zuvor einen Fehler in der Quelldatei gefunden hatte, welcher zwischenzeitlich durch den Anwender behoben wurde) wurden mehrere Fehler und Unschönheiten behoben:

  • Falls die zu importierende Daten nicht vom ersten Tabellenblatt stammten, wurde die zuvor eingestellte Import-Konfiguration nicht korrekt angewendet und musste daher manuell erneut eingegeben werden.

  • Unter bestimmten Umständen konnte die korrigierte Datei vom System nicht verarbeitet werden. Dies führte zum Abbruch des Import-Vorgangs mit einer Fehlermeldung.

  • Falls in der korrigierten Datei an einer bestimmten Position eine oder mehrere neue Spalte(n) eingefügt wurde(n), ist die zuvor eingestellte Import-Konfiguration (Zuordnung der Excel-Spalten zu Steckbrief-Attributen) u.U. fachlich nicht mehr sinnvoll. Damit in diesem Fall nicht alle vorhandenen Zuordnungen manuell angepasst werden müssen, können die Anwender per Mausklick die automatische Zuordnung anhand des Spaltennamens nun explizit erneut anstoßen.

Portal-Modul

• Der nur bei Einbettung eines Portal-Links per IFrame angezeigte Knopf “Vollbild-Darstellung in neuem Browser-Tab öffnen” hatte keine Funktion.

• Falls in einem Arbeitsbereich sehr viele Freigaben angelegt waren, benötigte der Dialog mit der Übersicht aller Freigaben unangemessen lange zum Laden (> 10 Sekunden).

Prozessmodellierung / Steckbrief-Bearbeitung

• Modellierungsumgebung (PICTURE-)BPMN: Es war fälschlicherweise möglich, mittels der Platzschaffen-Funktion einen ausgeklappten Teilprozess so zu vergrößern, dass er über den ihn umgebenden Container (Schwimmbahn bzw. Pool) hinausragte.

• Modellierungsumgebung (PICTURE-)BPMN: Wenn Modellierer beim Ziehen einer Verbindungslinie (z.B. Sequenzfluss-Verbinder) den inneren Bereich eines Modellelements vom Typ “Gruppe” überfahren haben, wurde eine unzutreffende und daher irreführende Warnmeldung angezeigt, die besagte, dass das Andocken der Verbindungslinie innerhalb der Gruppe nicht zulässig sei. Unabhängig davon war das Andocken des Verbinders an einem passenden Modellelement bereits möglich. Diese Warnung entfällt nun.

• Prozesssteckbrief-Bearbeitung (FIM / XProzess 2.0): Das Feld “Verwaltungspolitische Codierung - Bundesland” im FIM-Prozesssteckbrief ist nun als Mehrfachauswahlfeld umgesetzt.

• Viewer (Prozesse): Beim Wechsel von der Steckbrief- in die Detailmodell-Ansicht wurde fälschlicherweise das in der Vorschau ggf. markierte Modellelement nicht automatisch in den sichtbaren Bereich der Bildschirm-Ansicht gescrollt.