Startseite & persönliche Aufgabenliste

Auf der Startseite informiert Sie die Prozessplattform direkt über offene Aufgaben, für die Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind und die demnächst von Ihnen bearbeitet werden sollten.

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Bei der Zählung berücksichtigt werden alle noch nicht begonnenen oder gerade in Bearbeitung befindlichen Aufgaben im ausgewählten Arbeitsbereich, die Ihnen zugewiesen sind und die entweder bereits fällig sind, in den kommenden 90 Tagen fällig werden oder für die kein Fälligkeitsdatum hinterlegt ist.

Durch einen Klick auf dieses Feld können Sie Ihre persönlichen Aufgabenliste öffnen:

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Dort werden Ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert aufgelistet. Von hier aus können Sie:

• die Detail-Ansicht mit allen zur Aufgabe gespeicherten Angaben öffnen

• direkt zum verknüpften Bezugsobjekt springen, um dort die inhaltlichen Arbeiten zur Erledigung der Aufgabe vorzunehmen

An den vorangestellten Symbolen erkennen Sie den zu bearbeiteten Aufgabentypen. In der folgenden Liste sind alle vorhandenen Symbole und die dazugehörigen Aufgabentypen aufgelistet:

Erinnerungsdatum

Ist das Erinnerungsdatum einer Aufgabe überschritten, werden Sie in der Aufgabenliste durch ein Warnsymbol darauf aufmerksam gemacht. Diese Aufgaben wurden durch den Ersteller der Aufgabe mit einem Erinnerungsdatum versehen, damit Sie die Bearbeitung dieser Aufgabe rechtzeitig beginnen können. Erledigen Sie diese Aufgabe schnellstmöglich, um die Arbeiten bis zum Fälligkeitsdatum fertigzustellen.

Fälligkeitsdatum

Weiterhin wird Ihnen durch ein Ampel-System die Fälligkeit ihrer Aufgabe signalisiert. Diese Darstellung erleichtert die Bearbeitung und stellt Ihnen die fälligen Aufgaben übersichtlich dar. An den Farben können Sie die Dringlichkeit der Bearbeitung feststellen, weiterhin wird Ihnen die verbleibende Zeit bis zum Fälligkeitsdatum angezeigt:

• grünes Symbol: ausstehende Aufgabe

  • Diese Aufgabe steht in der Zukunft an und Sie können ganz in Ruhe daran arbeiten.

• gelbes Symbol: heute fällige Aufgabe

  • Diese Aufgabe ist heute (bis zum Ende des Tages) fällig und sollte daher dringend erledigt werden.

• rote Symbol: überfällige Aufgabe

  • Das Fälligkeitsdatum dieser Aufgabe ist bereits abgelaufen. Daher sollte sie unbedingt erledigt werden. Nehmen Sie ggf. Kontakt zum Ersteller der Aufgabe auf.

So können Sie die Arbeit mit der Prozessplattform komfortabel organisieren und die Bearbeitung Ihrer persönlichen Aufgaben sinnvoll planen.

Aufgaben-Einzelansicht

In der Aufgaben-Einzelansicht haben Sie die Möglichkeit, die Details einer Aufgabe komfortabel zu bearbeiten.

Für Aufgaben, die zu einem Workflow gehören wird Ihnen im linken oberen Bereich der verknüpfte Workflow und die aktuelle Workflow-Phase angezeigt. Wenn beim Starten des Workflows ein Hinweis hinterlegt wurde, dann wird dieser ebenfalls angezeigt.

An dieser Stelle können Sie folgende Informationen überarbeiten:

• Aufgabentyp

• Beschreibung

• Status

• Bearbeitungsinformationen

  • Bearbeiter/-in

  • Erinnern am

  • Fällig am

Nicht alle Details einer Aufgabe können nachträglich geändert werden, da diesen Informationen fest mit der Aufgabe verknüpft sind bzw. da sie systemseitig automatisch gepflegt werden. Zu diesem Angaben gehören:

• Bezugsobjekt (wird einmalig beim Anlegen der Aufgabe festgelegt)

• Erledigungsinformationen

  • Begründung (nur für Entscheidungsaufgaben; kann nur gelöscht werden, indem die Aufgabe wiedereröffnet wird)

  • Erledigt von

  • Erledigungsdatum

• die Änderungsinformationen:

  • Ersteller

  • Erstellungsdatum

  • Letzte Änderung durchgeführt von

  • Letzte Änderung (Datumsfeld)

Aufgaben am Bezugsobjekt einsehen

Wenn an einem Prozess, einer Prozesslandkarte oder einem Prozesskontext-Element eine oder mehrere Aufgaben hinterlegt sind, wird Ihnen die Anzahl der offenen (und für Sie einsehbaren) Aufgaben durch das Aufgaben-Symbol neben dem Prozess(landkarten)namen bzw. durch den Hinweis oberhalb des Prozesskontextelement-Steckbriefs signalisiert.

Klicken Sie nun auf dieses Symbol, um das Aufgaben-Panel zu öffnen und dort die zugeordneten Aufgaben einzusehen.

Die Toolbar im Aufgaben-Panel bietet Ihnen hier die Möglichkeit, die Anzeige der zu erledigenden Aufgaben anzupassen. Wenn Sie diese Ansicht öffnen, werden Ihnen zunächst alle offenen Aufgaben angezeigt, die an dieser Aufgabe hinterlegt sind. Wechsel Sie mit einem Klick auf den Erledigt-Button in die Liste der bereits erledigten Aufgaben. Dort können Sie nachvollziehen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden und wer daran beteiligt war.

Weiterhin können Sie mit einem Klick auf das Benutzer-Symbol ledig die Aufgaben anzeigen, die Ihnen zugewiesen wurden. So erhalten Sie eine Liste der anstehenden Arbeiten und können diese nach und nach abarbeiten.

Wollen Sie überprüfen, ob weitere Aufgaben in der Zwischenzeit hinzugekommen sind, habe Sie die Möglichkeit, mit einem Klick auf den Aktualisieren-Button die Liste der Aufgaben neu zu laden.

Aufgaben abarbeiten

Arbeiten Sie nun nach und nach die Aufgaben an einem Bezugsobjekt ab. Klicken Sie dazu am besten auf das Benutzer-Symbol, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die Ihnen zugewiesen sind.

Wenn Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnen, ist es sinnvoll, den Status der Aufgabe von “Nicht Begonnen” auf “In Bearbeitung” zu wechseln. So können Sie den Bearbeitungsfortschritt sichtbar machen.

Sind die Arbeiten an der Aufgabe abgeschlossen, so können Sie - je nach Aufgabentyp - den Status auf “Erledigt” setzen und somit auch andere Nutzer über die Fertigstellung informieren.

Bei bestimmten Aufgabentypen mündet die Bearbeitung ihrem Wesen nach darin, eine Entscheidung zu treffen (Zustimmung vs. Ablehnung). Dies betrifft folgende Aufgabentypen:

• Qualitätssicherung durchführen

• Zustimmen

• Aktualität prüfen

Für diese speziellen Aufgabentypen steht der “einfache” Status “Erledigt” daher nicht zur Verfügung. Stattdessen kann hier zwischen den folgenden Status unterschieden werden:

• Erledigt (Zugestimmt)

• Erledigt (Abgelehnt)

Weiterhin kann die von ihnen getroffene Entscheidung mit einer Begründung versehen werden, um dem Ersteller der Aufgabe und auch anderen Nutzern weitere Informationen zu ihrer Entscheidung zu geben. Diese Begründung wird dann an der erledigten Aufgabe angezeigt:

Um die Arbeiten bei einer abgelehnten Aufgabe wieder aufzunehmen, habe Sie die Möglichkeit den Status der Aufgabe wieder in “In Bearbeitung” zu ändern und die zur Zustimmung erforderlichen Nacharbeiten zu erledigen.

Auf diese Weise können Sie komfortabel alle erforderlichen Arbeiten an einem Bezugsobjekt koordinieren und die Aufgaben dort sukzessive abarbeiten.