Aufgaben verwalten

Owned by Malte Stockmann
Last updated: Jan. 30, 2024
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Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie in der Prozessplattform Aufgaben in der Aufgabenübersicht suchen bzw. filtern und die Sammelbearbeitung von Aufgaben vornehmen können.

Aufgabenübersicht

In der Aufgabenübersicht werden Ihnen übersichtlich alle Aufgaben im aktuellen Arbeitsbereich angezeigt, auf die Sie zugreifen dürfen.

Die Aufgabenübersicht ist durch die beiden funktionalen Rechte „Arbeiten mit Aufgaben“ bzw. „Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen“ geschützt:

  • Wenn Sie über mindestens eines dieser Rechte verfügen, steht Ihnen der Hauptmenüpunkt “Aufgaben” zur Verfügung und Sie können die Aufgabenübersicht öffnen.

  • Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zugewiesen, können Sie alle Aufgaben sehen, die durch Sie erstellt wurden und/oder die Ihnen derzeit zugewiesen sind.

  • Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” zugewiesen, können Sie alle Aufgaben im aktuellen Arbeitsbereich sehen, die sich auf Bezugsobjekte beziehen, auf die Sie mindestens Schreibrechte besitzen.

Wenn Sie die Aufgabenübersicht öffnen, werden Ihnen in der Voreinstellung alle offenen Aufgaben angezeigt (d.h. Status “nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”). So sehen Sie auf den ersten Blick alle Aufgaben sehen, die aktuell bearbeitet werden sollten.

In der Listenansicht stehen ihnen alle relevanten Informationen zu einer Aufgabe zur Verfügung. Auf den ersten Blick sehen Sie:

Fahren Sie mit der Maus über die laufende Nummer oder den Aufgabentyp der jeweiligen Aufgaben, werden Ihnen weitere Informationen angezeigt. Die Texte in diesen Spalten sind mit einem Hyperlink hinterlegt. Klicken Sie auf den Link, um die Einzelansicht der Aufgabe zu öffnen.

Aufgaben suchen und filtern

In der Aufgabenübersicht steht Ihnen eine komfortable Filterfunktion zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht den Umfang der angezeigten Aufgaben einzuschränken. Die Filtermöglichkeiten sind hierbei in verschiedenen Bereichen zusammengefasst, sodass Sie zusammengehörende Filter besser finden können.

Status

Kombinieren Sie hier die verschiedenen Status, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die Sie gerade bearbeiten wollen. Hier steht ihnen die folgenden Auswahl zur Verfügung:

  • Nicht Begonnen

  • In Bearbeitung

  • Erledigt

  • Erledigt (Zugestimmt)

  • Erledigt (Abgelehnt)

Durch Markierung mehrerer Kriterien können Sie diese bei der Suchabfrage kombinieren (z.B. zeige alle Aufgaben mit dem Status “Erledigt”, “Erledigt (Zugestimmt)” oder “Erledigt (Abgelehnt)”).

Beim Öffnen der Aufgabenübersicht sind bereits die beiden Filter “Nicht begonnen” und “In Bearbeitung” ausgewählt. So haben Sie zunächst die Sicht auf alle noch zu erledigen Aufgaben und können diese sukzessive abarbeiten oder mit weiteren Filtern kombinieren.

Fälligkeitsdatum

Kombinieren Sie ihre Suche mit der Angabe eines Fälligkeitszeitraums. Es stehen die nachfolgenden Filtermöglichkeiten zur Verfügung:

Filter

Anmerkung

Filter

Anmerkung

Alle

Dies ist die Standardauswahl. Es wird keine Einschränkung des Fälligkeitszeitraums vorgenommen.

Fällig

Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Aufgabe angezeigt, die das Fälligkeitsdatum erreicht oder bereits überschritten haben.

Fällig in den nächsten 7 Tagen

Diese Auswahl zeigt Ihnen alle Aufgabe, die in den nächsten sieben Tagen fällig sind.

Fällig in den nächsten 30 Tagen

Diese Auswahl zeigt Ihnen alle Aufgabe, die in den nächsten 30 Tagen fällig sind.

Fällig in den nächsten 90 Tagen

Diese Auswahl zeigt Ihnen alle Aufgabe, die in den nächsten 90 Tagen fällig sind.

Kein Fälligkeitsdatum

Wählen Sie diesen Filter aus, werden Ihnen alle Aufgaben angezeigt, an denen kein Fälligkeitsdatum erfasst wurde.

Benutzerdefinierter Zeitraum

Wenn Sie diesen Filter auswählen, werden zwei Datumsfelder eingeblendet mit denen Sie eine Zeitspanne angeben können. Es werden alle Aufgaben angezeigt, deren Fälligkeit in diesem Zeitraum (einschl. Start- und Enddatum) fällt.

Bearbeiter/-in

Wenden Sie diesen Filter an, um nach Aufgaben zu suchen, die einer bestimmten Person zugeordnet sind. Hierbei können Sie auch mehrere Personen angeben (z.B. alle Aufgaben, für die entweder “Max Meier” oder “Marie Müller” verantwortlich sind).

Wenn Sie nur über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” verfügen, nicht jedoch über das Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen”, können Sie (ungeachtet der eingestellten Suchkriterien) grundsätzlich nur diejenigen Aufgaben anzeigen lassen, die durch Sie erstellt wurden bzw. die Ihnen zugewiesen sind.

Beispiel: Sie haben “Max Meier” als Suchfilter eingestellt (und dies ist nicht ihr eigenes Benutzerkonto). Dann sehen Sie alle Aufgaben, die Sie für “Max Meier” erstellt haben. Aufgaben, die andere Personen für “Max Meier” erfasst haben, werden Ihnen jedoch nicht angezeigt. Dies ist nur mit dem zusätzlichen Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” in Verbindung mit dem Recht das zugrunde liegenden Bezugsobjekt schreiben zu dürfen möglich.

Da auch Aufgaben erstellt werden können, die keinem/keiner Bearbeiter/-in zugewiesen sind, gibt es noch die Option “nach nicht zugeordneten Aufgaben filtern”. Entweder wählen Sie diese Option einzeln aus oder Sie kombinieren diesen Filter mit weiteren Bearbeitern, um das gewünschte Suchergebnis zu erzielen.

Aufgabentyp

Die Filterung nach dem Aufgabentyp ist eine weitere Kombinationsmöglichkeit im Filter-Panel. Hier stehen ihnen die nachfolgenden Aufgabentypen zur Verfügung:

  • Steckbriefattribute erfassen

  • Modell erstellen/überarbeiten

  • Qualitätssicherung durchführen

  • Zustimmen

  • Endfassung festlegen

  • Kenntnis nehmen

  • Aktualität prüfen

  • Sonstige

Durch die Kombination der oben genannten Filter können Sie die Aufgaben individuell anpassen und nach Ihren Wünschen die Ergebnisse anzeigen lassen. Durch geschickte Zusammenstellung der Filter können Sie sich - je nach Vorhaben - immer das gewünschte Ergebnis anzeigen.

Alle Filter löschen

Um die Filter zu entfernen und alle im Arbeitsbereich befindlichen Aufgaben anzuzeigen, steht Ihnen in der Kopfzeile des Filter-Panels ein Button zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Knopf, so wird die Suche vollständig zurückgesetzt.

Beispiele:

  • Suchen Sie nach allen Aufgaben, die noch nicht begonnen wurden oder die gerade in Bearbeitung sind, von einem Kollegen der die Abteilung wechselt, um diese mit der Sammelbearbeitung einer anderen Person zuzuweisen

  • Filtern Sie alle erledigten Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, um das System aufzuräumen

  • Suchen Sie nach allen Aufgabe die noch nicht begonnen oder in Bearbeitung sind, die keiner verantwortlichen Person zugeordnet sind und in den nächsten sieben Tagen fällig sind, um diese Aufgaben noch einer Person zuordnen zu können.

Sammelbearbeitung von Aufgaben

Alle in der Aufgabenübersicht angezeigten Aufgaben können gesammelt bearbeitetet werden. Es lassen sich die nachfolgenden Bearbeitungen von Aufgaben gesammelt durchführen:

  • Status ändern

  • Verantwortliche Person ändern

  • Erinnerungsdatum ändern

  • Fälligkeitsdatum ändern

So können Sie in Kombination mit den Filtermöglichkeiten den Aufgaben im System einen anderen Status zuweisen, an andere Personen verteilen oder diese auf ein späteren Erinnerungs- bzw. Fälligkeitszeitraum verschieben.