PPP 3.17 - Personalkapazitätsanalyse
- Dennis Kindervater
- Malte Stockmann
Mithilfe der Personalkapazitätsanalyse können Sie eine oder mehre Prozesse hinsichtlich ihres erwarteten Kapazitätsbedarfs analysieren. Sie kann z.B. genutzt werden, um:
Prozesse zu identifizieren, die einen hohen Personalbedarf haben.
Ihnen zu helfen den erwarteten Stellenbedarf für eine ausgewählte Menge von Prozessen zu ermitteln.
den Kapazitätsbedarf verschiedener Varianten eines Prozesses (SOLL-IST-Szenarien) miteinander zu vergleichen.
Inhaltsverzeichnis
Welche Informationen muss das Modell enthalten?
Die Analyse der Modelle erfolgt nach dem Best-Effort-Ansatz, damit Sie fehlende Werte schrittweise ergänzen und Werte für Tätigkeiten absichtlich weglassen können, die zwar zwecks Verständlichkeit und Akzeptanz in die grafische Darstellung integriert worden sind, aber nicht in das Ergebnis der Analyse einfließen sollen.
Liegen unausgefüllte Werte vor, wird das betroffene Modell in der Tabelle Plausibilitätshinweise aufgelistet. Klicken Sie auf den Eintrag, um das Modell mit den Hinweisen zu öffnen und prüfen Sie, ob die Fehler bzw. Warnungen für Ihre Auswertung relevant sind und korrigieren Sie diese falls notwendig.
Der Best-Effort-Ansatz geht folgendermaßen vor:
BPMN-Modelle, deren Lastfaktoren nicht berechnet werden können, fließen nicht in das Ergebnis ein
Bausteine ohne ausführende Stelle werden unter dem Eintrag "Aktivitäten ohne Stellenzuordnung" gesammelt
Bausteine ohne ausgefüllte Bearbeitungszeit werden mit 0 Minuten bewertet
Was ist das Ergebnis der Analyse?
Für die Analyse wird pro Tätigkeit der jährliche Stellenbedarf in Vollzeitäquivalenten (VZÄ) berechnet.
Stellenbedarf (VZÄ) = (Durchschnittliche Gesamtzeit pro Jahr x Aufschlagsfaktor für Verteilzeiten) / Jährliche Planarbeitszeit
Konfigurierbare Parameter
Verteilzeiten
Der Aufschlagsfaktor dient zur Berücksichtigung von Zeiten, in denen anwesende Mitarbeiter nicht zur Erledigung der Aufgaben im Prozess zur Verfügung stehen. Mögliche Bespiele sind Besprechungen, Wartezeiten, Rüstzeiten oder Pausen.
Jährliche Planarbeitszeit eines Mitarbeiters
Die Soll-Kapazität in Arbeitsstunden, in denen ein Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und Fehlzeiten geschätzt zur Verfügung steht.
Die Ergebnisse werden pro Stelle und Organisationseinheit aggregiert.
Als Zwischenstufen werden in Classic-Modellen die Teilprozesse und Varianten bzw. in BPMN-Modellen die Pools und Schwimmbahnen verwendet, an denen eine Stelle beteiligt ist. Die Diagramme visualisieren den Anteil des Stellenbedarfs für die analysierten Prozessen nach Stelle bzw. Organisationseinheit.
Verwendungsübersicht
Initial werden in der Tabelle nur die aggregierten Werte pro Stelle angezeigt. Sie können die berechneten Werte über die Pfeile vor den Einträgen bis auf Bausteinebene aufklappen, um die einzelnen Tätigkeiten der Stelle einzusehen.
Über den zweiten Knopf in der Kopfzeile der Tabelle können Sie diese komplett aufklappen.
Optional können über den ersten Knopf in der Kopfzeile zusätzlich die Ausführungen pro Jahr und die Bearbeitungszeiten der Bausteine als zusätzliche Spalten eingeblendet werden.
