Externe Datenquelle "Form-Solutions-Katalog"

Was ist der Form-Solutions-Katalog?

Der Form-Solutions-Katalog ist ein Verzeichnis aller (Online-)Assistenten und Formulare, welche über die Lösung “MACH formsolutions” (Version 4) der Firma MACH ProForms GmbH verfügbar sind. Er umfasst ca. 5.000 von MACH ProForms kuratierte PDF-Formulare und Online-Antragsassistenten (HTML 5) sowie darüber hinaus Ihre mit dem Formular- und Assistentenbaukasten von MACH formsolutions dort individuell angepassten bzw. vollständig benutzerdefinierten Formulare.

Innerhalb Ihrer Prozessplattform können Sie den Form-Solutions-Katalog im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” als sogenannte “Externe Datenquelle” einbinden. Auf diese Weise steht Ihnen das aktuelle “Inhaltsverzeichnis” des Katalogs zum automatischen Import in Ihre Prozessplattform zur Verfügung. Den Prozesskontext-Katalog können Sie dazu jederzeit selbständig “auf Knopfdruck” in Ihre Prozessplattform einspielen und fortan auf gleiche Weise aktualisieren.

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Zusammenspiel MACH formsolutions & PICTURE-Prozessplattform:
Von den Formularen und Assistenten im Formularserver über den zentralen Formular-Katalog in der Prozessplattform zu den verknüpften Formularen in der Prozessdokumentation

Somit können Sie Ihre Prozess-Steckbriefe und Prozess-Bausteine direkt mit den relevanten Formularen bzw. Online-Antragsassistenten verknüpfen.

Die Leser/-innen der Prozessdokumentation können dann bei Bedarf direkt aus dem Prozessmodell auf die einschlägigen Formulare bzw. Assistenten zugreifen. Für jedes Formular steht hierbei ein Link zu einer Online-Vorschau des entsprechenden Formulars zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie für Formulare bzw. Assistenten, die in Ihrem MACH formsolutions-Mandanten zur öffentlichen Verwendung freigegeben sind, auf Wunsch einen Link zur “Live-Version” des Formulars anzeigen lassen, mittels dessen “echte” Anträge per Mausklick direkt aus der Prozessplattform heraus gestellt werden können.

Woher stammen die Daten?

Die Daten stammen direkt aus Ihrem Mandanten von “MACH formsolutions”. Beim Starten eines Import-Vorgangs in die Prozessplattform (unter Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “Form-Solutions-Katalog aktualisieren / importieren“) werden sie über dessen Webservice-Schnittstelle ausgelesen. Hierbei kommen die https://wiki.form-solutions.de/wiki/admindoku/view/Main/02_FSSchnittstellen/03_SearchAPI/ und https://wiki.form-solutions.de/wiki/admindoku/view/Main/02_FSSchnittstellen/02_ReleaseAPI/ von MACH formsolutions zum Einsatz.

Die zum Zugriff auf den Webservice benötigten Zugangsdaten hinterlegen Sie bei der Ersteinrichtung der Schnittstelle im Verwaltungsmodul Ihrer Prozessplattform einmalig zentral und verschlüsselt (s. unten).

Welche Daten genau werden über diese Datenquelle bereitgestellt?

• Bereitgestellt werden alle (Online-)Assistenten und PDF-Formulare, die in “MACH formsolutions” verfügbar sind. Die Assistenten/Formulare werden in der Prozessplattform jeweils durch einen “Dokumenten-Steckbrief” unter “Prozesskontexte → Dokumente → Form-Solutions-Katalog” repräsentiert. Die einzelnen Steckbriefe sind hierarchisch nach Themenbereichen untergliedert.

• Folgende Attribute (Metadaten) zu den einzelnen Assistenten und PDF-Formularen:

  • Identifikationsnummer (zur Identifikation des Formulars/des Assistenten innerhalb des Katalogs)

  • Formularvorschau (Hyperlink zur interaktive Vorschau des Online-Formulars)

  • Veröffentlichtes Formular (Hyperlink zum veröffentlichten Formular zum Ausfüllen des veröffentlichten Formulars, mittels dessen ein “echter” Antrag in digital Form gestellt werden kann)

  • LeiKa-IDs (IDs der LeiKa-Leistungen, für deren Digitalisierung dieses Formular/dieser Assistent relevant ist)

  • OZG-IDs (IDs der OZG-Leistungsbündel, für deren Digitalisierung dieses Formular/dieser Assistent relevant ist)

Was muss ich tun, um die Daten aus dieser Quelle in meinem Arbeitsbereich nutzen zu können?

Zugangsdaten für Form-Solutions-Webservice hinterlegen

Hinterlegen Sie unter “Verwaltung → Form-Solutions-Schnittstellen-Konfiguration” (vgl. Ziffer 1 und 2 im u.g. Screenshot) Ihre Zugangsdaten für die Webservice-Schnittstelle Ihres Mandanten von “MACH formsolutions”.

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Benötigt werden die folgenden Angaben:

• Mandantennummer
  Die Mandantennummer wird von der Prozessplattform verwendet für die Aufrufe der Search API und der Release API Ihres MACH proforms-Mandanten.

• Benutzernummer
  Die Benutzernummer wird von der Prozessplattform verwendet für die Generierung der Formularvorschau-Links.
  Geben Sie hier die Nummer eines Benutzers an, der in Ihrem Mandanten von Antragsmanagement 4.0 angelegt ist. Der Benutzer muss dabei mindestens über redaktionelle und/oder über administrative Rechte verfügen. Damit das Einreichen des Assistenten und auch die Eingangsbestätigung für den Nutzenden schon in der Vorschau in vollem Umfang funktionsbereit ist empfehlen wir zusätzlich, dass der angegebene Benutzer vollständig konfiguriert ist. Dies umfasst u.a. die Angaben über den "Sachbearbeiter" und die Angabe "Amt/Abteilung". Weitere Details zur Konfiguration eines Benutzers finden Sie in der Dokumentation von Antragsmanagement 4.0 im Kapitel https://wiki.form-solutions.de/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/#HBenutzerbearbeiten .

• API-Schlüssel
  Der API-Schlüssel wird von der Prozessplattform verwendet für die Aufrufe der o.g. APIs.

• Basis-URL
  Die Basis-URL wird von der Prozessplattform verwendet für die Aufrufe der o.g. APIs.

Diese Angaben können Sie beim Administrator Ihres MACH formsolutions-Mandanten in Erfahrung bringen. Der API-Schlüssel muss vom Administrator des MACH formsolutions-Mandanten individuell für die Anbindung der Prozessplattform erstellt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Online-Dokumentation von MACH formsolutions im Kapitel https://wiki.form-solutions.de/wiki/admindoku/view/Main/02_FSSchnittstellen/09_API-Key/ .

Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs vorbereiten

Damit Sie alle über die Datenquelle bereitgestellten Attribute zu den einzelnen Dokumenten in Ihrer Prozessplattform nutzen können, muss zunächst die Methodenkonfiguration für den Arbeitsbereich, in dem Sie den Katalog nutzen wollen, erweitert werden. Sollte das der Fall sein, wird dies direkt im Import-Assistent als Hinweis angezeigt und Sie können die fehlenden Attribute direkt aus dem Assistenten heraus anlegen lassen.

Wie oft und wann wird die Datenquelle aktualisiert?

Bei jedem Import-Vorgang in die Prozessplattform (Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “Form-Solutions-Katalog aktualisieren / importieren“) wird der aktuelle (Live-)Datenbestand aus Ihrem Mandanten von “MACH formsolutions” per Webservice-Schnittstelle abgefragt. Änderungen in diesem Mandanten stehen Ihnen somit unverzüglich zur Übernahme in die Prozessplattform zur Verfügung.