Workflow-Vorlagen verwalten

Name des Workflow-Schritts

Diese benutzerdefinierte Bezeichnung wird in der Benutzeroberfläche sowie in E-Mail-Benachrichtigungen gegenüber den Anwenderinnen und Anwendern ausgegeben.

Aufgabentyp

Der Aufgabentyp bestimmt, welche Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt des Workflows für die Dauer der Aufgabenbearbeitung durch das System automatisch an die Akteure delegiert wird, die im Rahmen dieser Workflow-Phase eine Aufgabe erhalten.

Eine Übersicht über die verfügbaren Aufgabentypen sowie die daran gekoppelten Berechtigungen finden Sie unter Rechtedelegation mittels Aufgaben | Welche funktionalen Berechtigungen werden in Abhängigkeit vom Typ einer Aufgabe... .

Attributsicht für Bezugsobjekte

Legt fest, auf welche Attribute des Bezugsobjekts des Workflows sich die in dieser Phase zu bearbeitende Aufgabe bezieht (z.B. Aufgabentyp “Steckbriefattribute ausfüllen”, Attributsicht “Wissensmanagement”).

Im Rahmen der Rechtedelegation mittels Aufgaben (s. oben) erhalten die Akteure dieser Workflow-Phase für die Dauer der Aufgabenbearbeitung Zugriff auf die hier ausgewählte Attributsicht (ggf. zusätzlich zu den bereits regulär auf Grund der Einstellungen in der Nutzer- und Gruppenverwaltung für sie verfügbaren Sichten).

Achtung: Die Erteilung des Zugriffs auf die Attribute dieser Sicht ist nicht auf das Bezugsobjekt des Workflows beschränkt. Die Akteure dieser Workflow-Phase können daher bei allen Informationsobjekten, auf die sie im ausgewählten Arbeitsbereich Zugriff haben, die Attribute dieser Sicht einsehen bzw. bearbeiten.

Aufgabe zuweisen an

Hier können Sie festlegen, ob

• die Aufgabe(n) zur Abarbeitung dieser Workflow-Phase durch das System immer an bestimmte Benutzer/-innen bzw. die Mitglieder bestimmter Benutzergruppen zugewiesen werden soll.

• der/die Benutzer/-in, welche einen konkreten Workflow auf Basis dieser Vorlage startet, die Zuweisung der Aufgaben an bestimmte Benutzer/-innen beim Start manuell vornehmen soll.

Hinweis: Falls Sie eine feste Zuordnung an bestimmte Benutzer bzw. Gruppen direkt in der Vorlage vornehmen möchten, klicken Sie nach Auswahl dieser Option auf den Bearbeiten-Knopf neben diesem Feld. In dem nun geöffneten Dialog können Sie die Nutzer bzw. Gruppen auswählen. Über das Eingabe-Feld können Sie nach den gewünschten Nutzern bzw. Gruppen suchen. Sobald Sie die ersten drei Zeichen des Namens des Nutzers bzw. der Gruppe eingegeben haben, schlägt Ihnen das System entsprechende Einträge zur Auswahl vor. Wählen Sie den gewünschten Akteur bzw. die Gruppe dann aus den Vorschlägen aus.

Mehrere Bearbeiter erlauben

Legt fest, ob die Abarbeitung dieser Phase durch genau einen Akteur oder alternativ durch mehrere Akteure erfolgen soll.

Falls die Bearbeitung durch mehrere Akteure erlaubt ist, wird beim Start dieser Phase gleichzeitig allen Nutzer, die für diese Phase vorgesehen sind, vom System eine Aufgabe zugewiesen.

Hinweis: Die Option “mehrere Bearbeiter erlauben” muss aktiv sein, damit unter “Aufgabe zuweisen an” eine oder mehrere Benutzergruppen ausgewählt werden können.

Zusammenarbeitsmodus

Wenn die Bearbeitung durch mehrere Bearbeiter erlaubt ist (s. oben), muss hier zusätzlich eine Einstellung vorgenommen werden. Hiermit legen Sie fest, nach welchen Regeln die Prozessplattform entscheidet, ob ggf. diese Workflow-Phase beendet werden kann, sobald eine der dieser Phase zugehörigen Aufgaben durch einen der Akteure erledigt worden ist.

Die möglichen Einstellungen unterscheiden sich hierbei danach, ob Sie unter “Aufgabentyp” eine Erledigungs-Aufgabe oder eine Entscheidungs-Aufgabe ausgewählt haben.

Für Erledigungs-Aufgaben stehen folgende Optionen zur Verfügung:

Erster erledigt
Die Phase wird erfolgreich abgeschlossen, sobald einer der Akteure die Aufgabe erledigt hat. Die zu diesem Zeitpunkt ggf. noch offenen Aufgaben anderer Akteure werden vom System automatisch zurückgezogen.

Alle müssen erledigen
Die Phase wird erst abgeschlossen, sobald alle Akteure ihre Aufgabe erledigt haben.

Für Entscheidungs-Aufgaben sind folgende Optionen verfügbar:

Erster entscheidet
Der erste Akteur, welcher seine Aufgabe erledigt, trifft die Entscheidung und beendet somit die Phase. Die Aufgaben aller anderen Akteure der Phase werden vom System automatisch zurückgezogen.

Bei Erteilung einer Zustimmung endet die Phase mit dem Ergebnis “erfolgreich”. Bei einer Ablehnung endet die Phase (und somit auch der ganze Workflow) mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen”.

Einer muss zustimmen
Die Phase endet mit dem Ergebnis “erfolgreich” sobald der erste Akteur seine Zustimmung erteilt hat. Die Aufgaben aller anderen Akteure der Phase werden dann vom System automatisch zurückgezogen.

Die Phase schlägt erst dann fehl, wenn alle Akteure abgelehnt haben und somit für die Phase keine weiteren Akteure mehr vorgesehen sind, die noch eine Zustimmung erteilen könnten.

Alle müssen zustimmen
Die Phase endet nur dann mit dem Ergebnis “erfolgreich” wenn alle vorgesehenen Akteure ihre Zustimmung erteilt haben. Sobald nur ein einziger Akteur seine Ablehnung erfasst hat, kann diese Phase nicht mehr erfolgreich abgeschlossen werden. Daher bricht das System in diesem Fall die Phase sofort mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen” ab und zieht alle zu diesem Zeitpunkt ggf. noch offenen Aufgaben anderer Akteure automatisch zurück.

Maximale Bearbeitungszeit

Hier können Sie festlegen, welche maximale Bearbeitungszeit in Tagen das System bei der Berechnung der Fristen für die automatisch generierten Aufgaben dieser Phase zu Grunde legen soll.

Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden.

Erinnerung vor Ende der Bearbeitungszeit

Hier können Sie festlegen, wie viele Tage vor Fristende das System automatisch eine Erinnerung an einen Akteur aus dieser Phase per E-Mail versenden soll, falls dieser seine offene Aufgabe aus dieser Phase noch nicht erledigt hat.

Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden.

Neuer Status bei Erledigung
(für Erledigungs-Aufgaben)

Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach Abschluss dieser Phase dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert.

Neuer Status bei Zustimmung
(für Entscheidungs-Aufgaben)

Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase (d.h. alle notwendigen Zustimmungen wurden von den Akteuren erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert.

Neuer Status bei Ablehnung (für Entscheidungs-Aufgaben)

Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach fehlgeschlagenem Abschluss dieser Phase (d.h. der einzige Akteur in dieser Phase hat abgelehnt oder unter Berücksichtigung der Zusammenarbeitsregeln wurden nicht alle notwendigen Zustimmungen erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie den Standardwert beibehalten, wird der Status des Bezugsobjekts nicht verändert.

Beschreibungstext

Bei Klick auf diesen Button öffnet sich ein Dialogfenster. Hier können Sie einen Text erfassen, der vom System als Beschreibung der für diese Workflow-Phasen erzeugten Aufgaben verwendet werden soll. Dieser Text wird den Akteuren (d.h. den Bearbeitern dieser Aufgaben) sowohl in der grafischen Benutzeroberfläche (z.B. Aufgaben-Einzelansicht, Aufgaben-Panel im Prozesseditor) als auch in den an sie gerichteten E-Mail-Benachrichtigungen zu dieser Aufgabe angezeigt.

Tipp: Formulieren Sie diesen Text knapp, konkret und präzise im Sinne einer “Arbeitsanweisung”.

mindestens lesen

Der Nutzer, der den Workflow starten möchte, benötigt mindestens das Recht zum Lesen der Ordnerinhalte

mindestens lesen & schreiben

Der Nutzer, der den Workflow starten möchte, benötigt mindestens das Recht zum Verändern der Ordnerinhalte

lesen & schreiben & verwalten

Der Nutzer, der den Workflow starten möchte, benötigt mindestens das Recht zum Verwalten des Ordners