(Erst-)Einrichtung des Arbeitens mit Workflows

Inhaltsverzeichnis

Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows

Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Grundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows.

Beispiele für mögliche Workflow-Vorlagen

Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, bei denen Sie sich in der Prozessplattform mittels Workflows unterstützen lassen können.

Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung

Bei der Erhebung von aktuellen Steckbrief-Informationen (z.B. zur Vorbereitung einer bestimmten Nutzwertanalyse) sollen die in einer bestimmten Sicht (z.B. “Digitalisierungspotenziale”) zusammengefassten Attribute dezentrale durch Mitarbeitende aus den einzelnen Fachbereichen erfasst bzw. aktualisiert werden. Im Anschluss sollen diese Angaben nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine andere sachkundige Person gesichtet werden, bevor die aktualisierten Prozesse als “qualitätsgesicherte Informationen” im Prozessregister ausgewiesen werden.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen umsetzen:

• Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen

• Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

Formelle Inkraftsetzung eines Prozesses

Einer formellen Inkraftsetzung einer Prozessbeschreibung (z.B. im Sinne einer Dienstanweisung) durch die für den Prozess verantwortliche Führungskraft geht i.d.R. eine systematische Qualitätssicherungsphase voraus. Nach vollzogener Inkraftsetzung sind die betroffenen Mitarbeitenden zu informieren und ggf. ist eine Dokumentation der Kenntnisnahme gewünscht.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen abbilden:

• Phase 1: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger: Mitglieder der Gruppe “Organisatoren”; Zusammenarbeits-Modus “Erster entscheidet”; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

• Phase 2: Aufgabe vom Typ “Zustimmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “freigegeben”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

• Phase 3: Aufgabe vom Typ “Kenntnis nehmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen

Turnusmäßige Aktualitätsprüfung

Freigegebene (im Sinne von “in Kraft gesetzte, derzeit verbindliche”) Prozessdokumentation wird i.d.R. in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal pro Jahr) auf Aktualität geprüft. Die Freigabe für nach wie vor aktuelle Steckbriefe/Modelle wird dann verlängert. Falls hingegen relevante Abweichungen festgestellt werden, wird ein “Überarbeitungslauf” gestartet.

Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen realisieren:

• Erste (und einzige Phase): Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung nicht verändern, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”

Auch wenn in diesem Szenario der Workflow nur aus einer Phase besteht und die Prozessplattform daher nicht bei der Koordination der Prozessbeteiligten unterstützen kann/muss, ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, auch hier mit einem Workflow zu arbeiten und nicht mit einer Ad-Hoc-Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”:

• Je nach Ergebnis der Prüfung kann die Prozessplattform den Status des Bezugsobjekts automatisch verändern.

• Es besteht die Möglichkeit, einen aussagekräftigen Beschreibungstext (Handlungsanweisung für den Empfänger der Aufgabe) für die vom System generierten Aufgaben zentral in der Workflow-Vorlage zu hinterlegen, sodass dieser nicht bei jeder Aufgabenzuweisung einzeln (wie dies bei der Abbildung mittels Ad-Hoc-Aufgaben der Fall wäre) erfasst werden muss.

Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten

Ausführliche Informationen zum Anlegen von Workflow-Vorlagen und deren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter Workflow-Vorlagen verwalten | Workflow Vorlage erstellen sowieWorkflow-Vorlagen verwalten | Workflow Vorlage bearbeiten.

Beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlagen darüber hinaus folgende Praxis-Tipps:

• Hinterlegen Sie aussagekräftige Beschreibungen (sowohl für die ganze Workflow-Vorlagen als auch für die einzelnen Phasen). Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.

• Prüfen Sie, ob einzelne Phasen eines Workflows in jedem Fall (d.h. unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen werden sollen. (Bsp.: Die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden.) In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Hierfür könnte es zudem sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen in der Prozessplattform zu erstellen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte Workflow-Aufgaben fungieren.

• Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können, solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter Workflow existiert. Daher sollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:

  • Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage.

  • Löschen Sie den beim Test erstellten Workflow.

  • Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.

  • Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.

Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten

Für die Arbeit mit Workflows müssen Sie ggf. die bestehenden Berechtigungseinstellungen für die Benutzerkonten und/oder Gruppen in Ihrem Prozessplattform-Mandanten anpassen:

Personen, die Workflow-Vorlagen verwalten sollen, benötigen eine Lizenz vom Typ “Administrator” und können entsprechende Arbeiten nur im Administrator-Modus durchführen. Stellen Sie daher ggf. sicher, dass deren Benutzerkonten über die entsprechende Lizenz verfügen.

Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, welche Start-Berechtigung für den Workflow hinterlegt worden ist und ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:

• Workflow-Vorlagen mit vollständig vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ verfügen sowie das am Workflow hinterlegte Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten).

• Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die

  • über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” verfügen
    und die am Workflow hinterlegten Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten) besitzen.

Um als Beteiligter an einem Workflow mitwirken zu können, benötigt ein Nutzer das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben“.