Neuerungen in Version 3.26

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit 30.01.2024 zur Verfügung. Das erste Release aus der Versionslinie 3.26.x für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) haben wir am 01.03.2024 veröffentlicht.

Wichtigste Änderungen

Die wichtigsten Neuerungen betreffen folgende Funktionsbereiche der PICTURE-Prozessplattform:

• Erweiterungen am Modul “Aufgaben & Workflows”, welche die Workflow-Funktionen zur Steuerung der gemeinsamen Arbeit an der Prozessdokumentation in dezentralen Teams noch besser und flexibler einsetzbar machen

• Änderungen am Berechtigungssystem der Prozessplattform auf Basis von zahlreichen Kundenwünschen (dies betrifft die Verwaltung der Ordner-Struktur im Prozessregister sowie die Funktionen zum Starten und Verwalten von Aufgaben bzw. Workflows)

• Neuer Excel-Import zum vereinfachten Anlegen neuer Benutzerkonten

• Integrierte Suchfunktion für Portal-Freigaben mit der Darstellungsform “Portal-Browser”

Eine vollständige Auflistung aller Neuerungen, Verbesserungen und Fehlerkorrekturen (inkl. detaillierter Informationen zu den o.g. Punkten) finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Neuerungen und Verbesserungen (vollständige Auflistung)

Aufgaben & Workflows

• Beim Start eines Workflows kann der/die Initiator/-in eine individuelle, für diesen Workflow spezifische Nachricht erfassen. Diese wird automatisch allen Workflow-Beteiligten zugänglich gemacht (sowohl in den Online-Aufgaben-Ansichten als auch in den ggf. verschickten E-Mail-Benachrichtigungen).

• Wir haben die Formulierung der Betreffzeilen der automatischen E-Mail-Benachrichtigungen rund um Aufgaben und Workflows überarbeitet. Die Betreff-Zeilen von Benachrichtigungen zu Ereignissen, die eine Handlung des Adressaten erfordern, enthalten nun den Text “Handlung erforderlich“. Dies können Sie sich z.B. zu Nutzen machen, um entsprechende Filter-Regeln in Ihrem E-Mail-Programm einzurichten.

• Wir haben Erweiterungen bzw. Anpassungen am Berechtigungssystem vorgenommen, damit die Arbeit mit Workflows in dezentral organisierten Prozessmanagement-Teams von der Prozessplattform künftig noch besser unterstützt wird:

  • Fachadministratoren können nun präziser einstellen, wer Workflows auf Basis einer bestimmten Workflow-Vorlage starten darf.

  • Das funktionale Recht "Aufgaben verwalten" entfällt und wird durch das neue Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen“ ersetzt. Mit dem neuen Recht kann gezielter als bisher gesteuert werden, auf welche Aufgaben und Workflows der/die Rechteinhaber/-in Zugriff erhält. Dies erlaubt es, das Recht in dezentralen Prozessmanagement-Teams künftig einem größeren Personenkreis als bisher zuzuweisen.
    
    Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Änderung an den Rechten und der Verwaltung von Aufgaben und Workflows ab PPP v3.26.

Prozessregister

• Wir haben eine Änderung am Berechtigungssystem für (Prozessregister-)Ordner vorgenommen: Zum Anlegen, Umbenennen, Verschieben und Löschen von (Unter-)Ordnern wird nun das (Ordner-)Recht "lesen & schreiben & verwalten" auf dem übergeordneten Ordner benötigt. (Bisher reichte für diese Aktionen die Berechtigung “lesen & schreiben” aus.) Weiterführende Informationen hierzu finden Sie im Artikel Änderungen bzgl. der Interpretation der Ordnerzugriffsrechte ab PPP v3.26.

• Mit dem Filter "verantwortlicher Modellierer" ist es nun auch möglich, gezielt nach Prozessregistereinträgen zu suchen, für die derzeit keine (gültige) verantwortliche Person definiert ist (z.B. “verwaiste” Einträge nach dem Löschen des Benutzerkontos der ehemals verantwortlichen Person).

Analysen

• In den Online-Ergebnisansichten der Personalkapazitätsanalyse sowie den zugehörigen Excel-Exporten weist die Prozessplattform nun die Felder mit der "laufenden Nummer" der Modellelemente (insb. der Aktivitäten/Bausteine des Prozesses) zusätzlich aus, sofern diese bei der Modellierung des Prozesses erfasst/gepflegt wurden.

• Wir haben den Konfigurationsmechanismus für die Personalkapazitätsanalyse überarbeitet, sodass er nun verschiedene Möglichkeiten zum Umgang mit sogenannten “Verteilzeiten” gibt. Somit können Sie künftig auf einfache und transparente Weise sowohl nach den Empfehlungen aus dem Organisationshandbuch des Bundesministerium des Inneren oder alternativ nach den Empfehlungen der KGSt arbeiten.

Verwaltung

• In der Nutzerverwaltung steht nun ein Importassistent zum Anlegen von neuen Benutzerkonten zur Verfügung. Mit dem Assistenten können Benutzerkonten auf Basis der Angaben aus einer hochgeladenen Excel-Tabelle erstellt und auf Wunsch auch automatisch zu bestehenden Gruppen zugewiesen werden. Die initialen Zugangsdaten sowie auf Wunsch ein kurzes individuelles Informations-Anschreiben können Sie von der Prozessplattform automatisch per E-Mail an die neuen Nutzer/-innen versenden lassen.

• In der Nutzerverwaltung können Fachadministrator/-innen die Funktionen “Sperren”, “Entsperren” und “IP-Zugriffsbeschränkung anpassen” nun auf Wunsch auch gesammelt für mehrere Benutzerkonten gleichzeitig ausführen.

Portalmodul (kostenpflichtiges Erweiterungsmodul)

• Die Portal-App "Portal-Browser" verfügt nun über eine integrierte Suchfunktion. Mit dieser können die Felder “Bezeichnung” und “Schlagwörter” aller zur Freigabe gehörigen Prozessregister-Einträge (Prozesse, Prozesslandkarten) durchsucht werden.

• In der App "Portal-Browser" zeigt die Prozessplattform nun im Navigationsbereich immer die Anzahl der zur Freigabe gehörigen Prozessregister-Einträge an.