Rechtliche Informationen aktualisieren: Impressum und rechtliche Angaben

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre organisationsspezifischen Einstellungen im Impressum Ihrer Prozessplattform hinterlegen können.

An einigen Stellen im Artikel weisen wir auf rechtliche Regelungen hin, die möglicherweise auch für Ihre Einsatzzwecke relevant sein könnten. Diese Hinweise dienen ausschließlich dazu, Sie für die Thematik zu sensibilisieren. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um eine Rechtsberatung handelt. Für rechtliche Fragen und eine umfassende Beratung wenden Sie sich bitte an einen qualifizierten Rechtsanwalt.

Zweck

An verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche Ihrer Prozessplattform werden den Anwender/-innen Informationen darüber angezeigt, wer für die Inhalte in der Prozessplattform (gesamt-)verantwortlich ist und wie sie die Prozessplattform-Anwendungsbetreuung bzw. die Fachadministration in Ihrem Hause erreichen können. Dies betrifft z.B.

Dialoge, die über die Fußzeilen aller Bildschirmseiten erreichbar sind,
die Signatur aller E-Mails, die vom System automatisch verschickt werden (z.B. Zugangsdaten-Mitteilung für neu eingerichtete Benutzerkonten, Änderungsbenachrichtigungen für Prozesse, Terminerinnerungen für delegierte Aufgaben),
die Kontaktangaben für die “Passwort-vergessen-Funktion”.

Wie empfehlen Ihnen daher, vor dem Beginn des Regel-Betriebs dort die entsprechenden auf Ihre Organisation zugeschnittenen Kontaktangaben zu hinterlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gehen Sie wie folgt vor, um in Ihrer Prozessplattform das Impressum organisationsspezifisch anzupassen und um die Kontaktdaten der Anwendungsbetreuung zu hinterlegen.

Einstellungen “Rechtliches & Datenschutz” öffnen

Die entsprechenden Einstellungen werden im Verwaltungsmodul im Bereich “Rechtliches & Datenschutz” gepflegt. Klicken Sie im Hauptmenü auf “Verwaltung” und dann im Untermenü am linken Bildschirmrand auf “Rechtliches & Datenschutz” um hier Änderungen vorzunehmen.

Sämtliche der im Folgenden beschriebenen Detail-Einstellungen können Sie in den verschiedenen (Text-)Eingabefeldern auf dieser Seite vornehmen:

Klicken Sie auf die bisher hinterlegten Werte, um die Felder in den Bearbeitungsmodus zu schalten.
Nehmen Sie die nötigen Änderungen vor und klicken Sie auf das Häkchen-Symbol am rechten Rand des Eingabefeldes, um die Änderungen zu speichern.
Falls Sie eine Bearbeitung abbrechen und die bisherigen Änderungen am Feld verwerfen möchten, klicken Sie stattdessen auf den X-Button neben dem Häkchen.

Impressum ausfüllen

Tragen Sie in diesem Feld die Impressum-Angaben für Ihre Prozessplattform ein. Die hier erfassten Angaben können alle eingeloggten Anwender/-innen sowie Betrachter/-innen von Portal-Freigaben über ein Dialogfenster einsehen, das über einen Link unten rechts in der Fußzeile aller Bildschirm-Seiten geöffnet werden kann.

Je nach Einsatzzweck Ihrer Prozessplattform kann hier ggf. eine gesetzliche Informationspflicht nach dem Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) für Sie bestehen.

Tipps:

Orientieren Sie sich beim Ausfüllen dieses Feldes ggf. an den Angaben im Impressum der Website Ihrer Organisation und halten Sie Rücksprache mit den dafür verantwortlichen Personen. Typischerweise liegen dort entsprechende Erfahrungen mit der rechtlichen Lage vor.
Auf Wunsch können Sie hier zusätzlich Angaben über die Organisationseinheit (z.B. Geschäftsbereich, Abteilung, Dezernat o.ä.) ergänzen, die innerhalb Ihres Hauses für die Prozessplattform verantwortlich ist, ggf. auch mit Kontaktdaten der Anwendungsbetreuung.

Fußzeile der systemseitig generierten E-Mail anpassen

Tragen Sie hier den Textbaustein ein, den die Prozessplattform unter allen automatisch vom System verschickten E-Mails im Sinne einer “E-Mail-Signatur” anhängen soll.

Bitte beachten Sie, dass je nach Einsatzzweck Ihrer Prozessplattform ggf. die Informationspflichten für den geschäftlichen E-Mail-Verkehr gelten könnten (gemäß des „Gesetzes über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“) und hier somit ähnliche Pflichtangaben wie im Impressum (s. oben) gemacht werden müssen.

Tipp:

Orientieren Sie sich an den Angaben, die typischerweise in den E-Mail-Signaturen Ihrer Organisation gemacht werden und halten Sie ggf. Rücksprache mit den Personen, die in Ihrem Hause für die zentrale Pflege der Signatur-Vorlagen verantwortlich sind. Typischerweise liegen dort entsprechende Erfahrungen zur rechtlichen Lage vor.
Ergänzen Sie ggf. eine Hinweis darauf, wie die Empfänger der E-Mails ggf. mit der Anwendungsbetreuung / den Fachadministratoren für die PICTURE-Prozessplattform in Ihrem Hause Kontakt aufnehmen können (z.B. Name / Abteilung, Telefonnummer, (Funktions-)E-Mail-Adresse o.ä.).

Kontaktinformationen der Anwendungsbetreuung hinterlegen

Tragen Sie hier eine (Funktions-)E-Mail-Adresse ein, unter der die Anwender-/innen Ihrer Prozessplattform mit der Anwendungsbetreuung/den Fachadministratoren in Ihrem Hause in Kontakt treten können.

Diese E-Mail-Adresse wird vom System verwendet, um einen “mailto”-Hyperlink mit der Bezeichnung “Support” in der Fußzeile aller derjenigen Bildschirm-Ansichten anzuzeigen, auf denen auch ein Impressum-Link angeboten wird.

Weiterhin wird diese E-Mail-Adresse im Rahmen des Verfahrens zum automatischen Zurücksetzen vergessener Zugangsdaten (Link “Passwort vergessen?“ auf der Login-Seite) gegenüber den Anwender-/innen als Kontaktadresse für den Fall angegeben, dass es Schwierigkeiten mit der selbständigen Nutzung der Passwort-vergessen-Funktion gibt.

Tipp: Tragen Sie hier eine geeignete Funktions-E-Mail-Adresse ein, damit auch im Vertretungsfall sichergestellt ist, dass die relevanten Personen Zugriff auf die an diese Adresse gesendeten Anfragen haben.

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