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Was sind Low-Code-Systeme?

Eine Low-Code-Digitalisierungslösung ist eine Softwareplattform, die es ermöglicht, Anwendungen und digitale Prozesse mit minimalem Programmieraufwand zu erstellen und anzupassen. Diese Plattformen bieten visuelle Entwicklungswerkzeuge und vorgefertigte Komponenten, die die Notwendigkeit von tiefgehenden Programmierkenntnissen reduzieren und es auch Nicht-Programmierern ermöglichen, funktionale Anwendungen zu entwickeln.

Im Kontext der öffentlichen Verwaltung bieten Low-Code-Digitalisierungslösungen mehrere Vorteile:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Nutzung von Low-Code-Plattformen können Behörden digitale Prozesse und Anwendungen schneller entwickeln und anpassen, wodurch die Effizienz und Reaktionsfähigkeit der Verwaltung verbessert wird.

2. Kostensenkung: Weniger Programmieraufwand bedeutet geringere Entwicklungskosten und eine Reduzierung der Abhängigkeit von teuren IT-Spezialisten.

3. Flexibilität: Änderungen und Anpassungen können schnell implementiert werden, um auf neue gesetzliche Anforderungen oder sich ändernde Bürgerbedürfnisse zu reagieren.

4. Benutzerfreundlichkeit: Die visuelle Entwicklungsumgebung und vorgefertigte Module machen es einfacher für Mitarbeiter, ohne umfangreiche IT-Kenntnisse, digitale Lösungen zu entwickeln und zu verwalten.

Geeignete Abläufe in der öffentlichen Verwaltung für Low-Code-Digitalisierungslösungen:

1. Bürgeranfragen und -dienste: Anwendungen zur Verwaltung und Bearbeitung von Bürgeranfragen, Terminvereinbarungen, Antragsformularen und Online-Diensten können schnell erstellt und angepasst werden.

2. Workflow-Automatisierung: Interne Verwaltungsprozesse wie Genehmigungs- und Freigabeprozesse, Urlaubsanträge, Beschaffungsprozesse und Personalmanagement können effizient digitalisiert und automatisiert werden.

3. Datenverwaltung und -analyse: Systeme zur Erfassung, Speicherung und Auswertung von Verwaltungsdaten können mit Low-Code-Plattformen entwickelt werden, um datengetriebene Entscheidungen zu unterstützen.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit: Lösungen für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Behörden, einschließlich Projektmanagement-Tools und Informationsportalen, können schnell bereitgestellt werden.

5. Berichts- und Dokumentationssysteme: Erstellung von Berichts- und Dokumentationslösungen, die es ermöglichen, rechtliche und verwaltungstechnische Anforderungen effizient zu erfüllen.

Durch die Implementierung von Low-Code-Digitalisierungslösungen kann die öffentliche Verwaltung ihre Prozesse modernisieren, schneller auf Veränderungen reagieren und die Dienstleistungserfahrung für Bürger und Mitarbeiter gleichermaßen verbessern.

Merkmale von besonders für die Digitalisierung durch Low-Code-Lösungen geeigneten Prozessen

Verwaltungsprozesse, die sich besonders gut für eine Digitalisierung durch Low-Code-Systeme eignen, weisen in der Regel bestimmte Merkmale auf. Diese Merkmale erleichtern die Implementierung und maximieren die Vorteile der Digitalisierung. Hier sind einige wichtige Merkmale solcher Prozesse:

• Hohe Wiederholbarkeit und Standardisierung:

  • Prozesse, die regelmäßig und in ähnlicher Form wiederkehren, sind ideal für die Digitalisierung. Beispiele sind Genehmigungsverfahren, Antragsbearbeitungen und routinemäßige Verwaltungsaufgaben.

• Klare und definierte Abläufe:

  • Prozesse, die gut dokumentiert und strukturiert sind, lassen sich leichter in digitale Workflows umsetzen. Ein klarer Ablaufplan und eindeutige Entscheidungspunkte sind essenziell.

• Datenintensität:

  • Prozesse, die umfangreiche Dateneingabe, -verarbeitung und -analyse erfordern, profitieren besonders von der Digitalisierung. Low-Code-Systeme können helfen, Daten effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu verwalten.

• Manuelle und repetitive Aufgaben:

  • Prozesse, die viele manuelle Schritte und sich wiederholende Aufgaben beinhalten, sind ideal für die Automatisierung. Dies reduziert Fehler und erhöht die Effizienz.

• Interne und externe Kommunikation:

  • Prozesse, die intensive Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen oder mit externen Stakeholdern erfordern, können durch digitale Lösungen verbessert werden. Automatisierte Benachrichtigungen und zentrale Kommunikationsplattformen erleichtern den Austausch.

• Eindeutige Entscheidungsregeln:

  • Prozesse mit klaren Entscheidungsregeln und -kriterien eignen sich gut für die Implementierung in Low-Code-Systeme, da diese Regeln einfach in digitale Workflows integriert werden können.

• Integration in bestehende Systeme:

  • Prozesse, die von der Integration mit anderen IT-Systemen und Datenquellen profitieren, können durch Low-Code-Plattformen effizient digitalisiert werden. Diese Plattformen bieten oft vorgefertigte Integrationsmodule für gängige Systeme.

• Flexibilität und Anpassungsbedarf:

  • Prozesse, die regelmäßig angepasst oder aktualisiert werden müssen, eignen sich für Low Code Systeme, da diese Systeme eine schnelle und kosteneffiziente Anpassung ermöglichen.

• Compliance und Nachverfolgbarkeit:

  • Prozesse, die hohe Anforderungen an Compliance, Dokumentation und Nachverfolgbarkeit haben, profitieren von digitalen Lösungen, die diese Anforderungen automatisch erfüllen und die Nachverfolgbarkeit verbessern.

• Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit:

  • Prozesse, die eine benutzerfreundliche Schnittstelle und einfache Bedienung erfordern, sind ideal für Low-Code-Systeme, die oft intuitive und zugängliche Benutzeroberflächen bieten.

Zusammenfassend eignen sich Verwaltungsprozesse, die wiederholbar, datenintensiv, manuell und repetitiv sind, besonders gut für die Digitalisierung durch Low-Code-Systeme. Diese Systeme bieten die Flexibilität, Effizienz und Integration, die notwendig sind, um Verwaltungsprozesse effektiv zu digitalisieren und zu verbessern.

Vorgehen zur Identifikation von Prozessen für die Unterstützung mit Low-Code-Lösungen

Die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen bietet enorme Potenziale zur Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Verbesserung der Servicequalität. Insbesondere Low-Code-Systeme, die durch ihre benutzerfreundlichen Entwicklungswerkzeuge und flexiblen Anpassungsmöglichkeiten hervorstechen, ermöglichen es Behörden, digitale Lösungen schnell und effektiv zu implementieren.

In einem umfassenden Prozessregister, das sämtliche Verwaltungsprozesse umfasst, stehen Ihnen zahlreiche Attribute zur Verfügung, die die Eigenschaften und Anforderungen der einzelnen Prozesse detailliert beschreiben. Diese Attribute bieten eine wertvolle Grundlage, um diejenigen Prozesse zu identifizieren, die sich besonders gut für die Digitalisierung mit Low-Code-Systemen eignen.

Um diesen Auswahlprozess systematisch und fundiert zu gestalten, stellen wir Ihnen in dieser Handreichung eine Methode zur Nutzwertanalyse vor. Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, verschiedene Attribute der Prozesse zu bewerten und daraus einen Gesamtscore zu entwickeln. Je höher der Score eines Prozesses, desto besser eignet er sich für die Digitalisierung mit Low-Code-Systemen.

Die Nutzwertanalyse berücksichtigt eine Vielzahl von Kriterien, darunter die Wiederholbarkeit und Standardisierung der Prozesse, die Intensität der Datenverarbeitung, die Anzahl manueller und repetitiver Aufgaben, die Anforderungen an die interne und externe Kommunikation sowie die Notwendigkeit der Integration in bestehende Systeme. Durch die Gewichtung und Bewertung dieser Kriterien können Sie die Prozesse identifizieren, die das größte Potenzial für Effizienzgewinne und Verbesserungen durch den Einsatz von Low-Code-Technologien bieten.

Diese Handreichung soll Ihnen als praxisorientierter Leitfaden dienen, um die Digitalisierung in Ihrer Behörde zielgerichtet und erfolgreich voranzutreiben. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Attributdaten der Prozesse analysieren, bewerten und einen Gesamtscore ermitteln, der Ihnen klare Entscheidungsgrundlagen für die Auswahl der am besten geeigneten Prozesse liefert.

Wir laden Sie ein, diese Methode zu nutzen, um die Transformation Ihrer Verwaltungsprozesse zu beschleunigen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Lassen Sie uns gemeinsam den Weg zu einer modernen, effizienten und bürgerorientierten Verwaltung gestalten.

Attribute für die Bewertung festlegen

Wir stellen Ihnen im Folgenden eine Auswahl von Attributen, die in identischer oder ähnlicher Form in vielen Prozessregistern bereits vorhanden sind und die sich für die Priorisierung von Prozessen für die Unterstützung mit Low-Code-Lösungen besonders eignen.

Nutzwertanalyse aufbauen

Mit Hilfe der Nutzwert-Analyse können gezielt diejenigen Prozesse aus einer beliebigen Prozessmenge identifiziert werden, welche bezüglich einer geplanten Optimierungsmaßnahme (z.B. Reorganisationsprojekt, Digitalisierungsvorhaben) das größte Potential aufweisen. Dazu wird für jeden Prozess ein so genannter Nutzwert-Score auf Basis der Ausprägungen vorher festgelegter, priorisierungsrelevanter Prozesssteckbriefattribute berechnet. Die Analyse wird auf Basis einer beliebigen Anzahl an Prozesssteckbriefen und einer Nutzwert-Analyse-Konfiguration ausgeführt. In einer Nutzwert-Analyse-Konfiguration wird festgelegt, nach welchen Prozesssteckbriefattributen bzw. Attributausprägungen die ausgewählten Prozesse bewertet werden sollen. Dazu werden folgende Informationen festgehalten:

• Prozesssteckbriefattribute, die analysiert werden sollen (Zur Auswahl stehen nur Attribute mit dem Datentyp Einfachauswahl, Mehrfachauswahl, Zahl oder Zeit.)

• Gewichtung der Attribute (prozentualer Wert zwischen 0 und 100)

• Bewertungen der Attribut-Ausprägungen (Score-Wert bzw. numerischer Wert > 0)

Operative Schritte zur Erstellung einer Nutzwertanalyse für die Low Code Priorisierung

• Zieldefinition:

  • Festlegung des Analyseziels: Definieren Sie klar das Ziel der Nutzwertanalyse. In diesem Fall soll ermittelt werden, welche Verwaltungsprozesse sich am besten für die Digitalisierung mit Low-Code-Systemen eignen. Klären Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele der Digitalisierung in Ihrer Behörde.

• Kriterienauswahl:

  • Identifikation relevanter Kriterien: Wählen Sie die für die Bewertung wichtigen Kriterien aus den bereits vorhandenen Attributen in Ihrer Prozessplattform. Diese könnten unter anderem Wiederholbarkeit der Prozesse, Datenintensität, Dokumentationsanforderungen und die Einhaltung der Verfahrensdauer umfassen. Stellen Sie sicher, dass die Kriterien alle relevanten Aspekte der Prozesse und deren Anforderungen an Low-Code-Systeme abdecken.

• Kriteriengewichtung:

  • Festlegung der Gewichtungen: Bestimmen Sie die Bedeutung der ausgewählten Kriterien, indem Sie Gewichtungen zuweisen. Diese Gewichtungen spiegeln wider, wie wichtig jedes Kriterium im Gesamtkontext der Digitalisierung ist. Beispielsweise könnte die Einhaltung der Verfahrensdauer besonders hoch gewichtet werden, wenn dies für die Prozessqualität entscheidend ist.

Durch diese detaillierten und strukturierten Schritte können Sie sicherstellen, dass die Auswahl der zu digitalisierenden Prozesse auf einer fundierten und transparenten Basis erfolgt. Dies maximiert den Nutzen der Digitalisierung und minimiert den Aufwand für die zusätzliche Datenerhebung.

Attribut-Gewichtung:

Welche Attribute Sie mit welchem Gewicht berücksichtigen, ist abhängig davon, welche Informationen vorliegen oder mit geringem Aufwand erhoben werden können. Im Beispiel haben wir eine Nutzwertanalyse mit 4 Attributen dargestellt, bei der besonderes Gewicht auf die Häufigkeit gelegt wurde.

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Gesamtscore-Berechnung:

Ermittlung des Gesamtscores: Multiplizieren Sie die Punktwerte jedes Kriteriums mit den entsprechenden Gewichtungen und summieren Sie die Ergebnisse. Der resultierende Gesamtscore gibt an, wie gut ein Prozess die definierten Kriterien insgesamt erfüllt. Höhere Scores deuten auf Prozesse hin, die besser für die Digitalisierung mit Low-Code-Systemen geeignet sind.

Priorisierung:

Sortierung und Priorisierung: Sortieren Sie die Prozesse basierend auf ihren Gesamtscores. Die Prozesse mit den höchsten Scores sind die besten Kandidaten für die Digitalisierung mit Low-Code-Systemen. Dokumentieren Sie die Ergebnisse und erstellen Sie eine Prioritätenliste, die die Reihenfolge der Digitalisierungsvorhaben festlegt.

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Zusammenfassung und Handlungsempfehlung

In dieser Anleitung haben wir die Schritte zur Erstellung einer Low-Code-Potenzialanalyse für Verwaltungsprozesse dargelegt. Low-Code-Plattformen bieten zahlreiche Vorteile wie Effizienzsteigerung, Kostensenkung, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Prozesse, die sich besonders für die Digitalisierung eignen, sind oft wiederholbar, datenintensiv, manuell und repetitiv.

Handlungsempfehlungen:

1. Bestehende Daten nutzen: Prüfen Sie die vorhandenen Attribute und nutzen Sie diese zur Bewertung, um den Erhebungsaufwand zu minimieren.

2. Zieldefinition: Klären Sie die spezifischen Ziele und Anforderungen der Digitalisierung in Ihrer Behörde.

3. Kriterienauswahl und Gewichtung: Wählen Sie relevante Kriterien aus und legen Sie deren Gewichtung fest.

4. Bewertung und Score-Berechnung: Bewerten Sie die Prozesse und berechnen Sie den Gesamtscore.

5. Priorisierung: Sortieren Sie die Prozesse nach ihrem Gesamtscore, um die besten Kandidaten für die Digitalisierung zu identifizieren.

Durch diese systematische Vorgehensweise können Sie die für Low-Code-Systeme am besten geeigneten Prozesse identifizieren und die Digitalisierung effizient vorantreiben.