Neuerungen in Version 2025.2

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Änderungen seit Mi., 14.05.2025 zur Verfügung. Das erste Release aus der Versionslinie 2025.2.x für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premises”) werden wir voraussichtlich am Di., 01.07.2025 veröffentlichen.

Inhalt

Wichtigste Änderungen

Sicherheit: Verbesserter Schutz von Benutzerkonten

• Fachadministratoren können ab sofort ein zusätzliches Gütekriterium in der Passwortrichtlinie für ihre Prozessplattform aktivieren. Diese neue Einstellung veranlasst das System dazu, neu vergebene Passwörter automatisch mit einer öffentlichen Datenbank kompromittierter Passwörter abzugleichen. Wird ein Passwort dort gefunden, müssen die Nutzenden ein alternatives Passwort wählen. Die Funktion ist bei neuen Mandanten standardmäßig aktiviert und kann bei bestehenden Mandanten manuell eingeschaltet werden. Der Abgleich erfolgt datenschutzkonform und verwendet ein sicheres kryptografisches Verfahren. Weitere Informationen dazu finden Sie bei Interesse in einem vertiefenden Artikel in unserem Informationsportal.

• Wir haben die vorhandenen Funktionen erweitert, mittels derer Fachadministratoren die Nutzung von Benutzerkonten auf bestimmte Netzwerke beschränken können (z.B. Login nur möglich aus dem internen Behördennetz oder per VPN). Bisher kann eine solche sogenannte “IP-Zugriffsbeschränkung” nur nachträglich für bereits bestehende Benutzerkonten eingerichtet werden. Künftig können Fachadministratoren bei Bedarf auch einstellen, dass eine solche Zugriffsbeschränkung automatisch für alle neu eingerichteten Benutzerkonten voreingestellt wird.

• Mit dem neuen Persönlichen Sicherheitsprotokoll erhalten Nutzerinnen und Nutzer die Möglichkeit, sicherheitsrelevante Aktivitäten rund um ihr eigenes Benutzerkonto einzusehen. Dazu zählen beispielsweise Login-Vorgänge oder Passwortänderungen. So können verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkannt werden. Die Funktion ist standardmäßig in allen Mandanten aktiv, in denen das Feature „Administrations-Auditlog“ bereits verwendet wird, und kann zentral durch die Fachadministratoren deaktiviert werden.

• Benutzerkonten können durch Fachadministratoren optional mit einem Ablaufdatum versehen werden. Dies ist v.a. praktisch für Benutzerkonten von befristet beschäftigtem Personal, externen Dienstleistern o.ä. und verhindert, dass solche Benutzerkonten verstehentlich über das Austrittsdatum des Inhabers hinaus aktiv bleiben.

Verbesserungen für Cockpit & Dashboard

• Wir haben die Arbeitsweise der ins Cockpit integrierten Suchfunktion verbessert: Bisher wurden alle Inhalte (Prozesse, Prozesslandkarten, Prozesskontext-Elemente) als Treffer gewertet, in deren durchsuchbaren Datenfeldern Wörter vorkommen, die mit dem eingegebenen Suchbegriff beginnen. Künftig werden darüber hinaus auch alle Inhalte als Treffer gewertet, bei denen der Suchbegriff sich an beliebiger Stelle innerhalb des Titels befindet. Damit passt sich die Suche stärker an das bekannte Verhalten der Prozessregister-Suche an.

• Für die Gestaltung benutzerdefinierter Dashboards stehen nun zwei neue Kacheltypen zur Verfügung:

  • Mit der Kachel „Lesezeichen für Prozess/Prozesslandkarte“ lassen sich wichtige Einträge aus dem Prozessregister gezielt hervorheben und besonders sichtbar auf dem Dashboard platzieren. Dies ist besonders hilfreich, um zentrale Prozesslandkarten oder thematische Übersichten prominent darzustellen.

  • Die zweite neue Kachel, „Hyperlink“, ermöglicht es, beliebige Webadressen direkt in das Dashboard einzubinden. So können beispielsweise Intranet-Seiten, CMS-Inhalte oder externe Informationsangebote unkompliziert erreichbar gemacht werden (z.B. Modellierungskonventionen, weiterführende Informationen zu Ihrem Prozessmanagement-Vorhaben o.ä.).

• Auch bestehende Kacheltypen wurden erweitert:

  • Auf der Kachel „Für mich relevante Inhalte“ können jetzt beliebig viele Filterbündel definiert werden, die über Schnellzugriffe verfügbar sind.

  • Für die Kacheln „Status der Prozessregisterinhalte“ und „Prozesse nach Änderungsdatum“ gibt es nun die Möglichkeit, die dargestellten Inhalte auf solche zu beschränken, für die der jeweilige Nutzende Schreibrechte besitzt. Dadurch kann in vielen Fällen der Fokus auf die persönlich relevanten Inhalte gelenkt werden, ohne dass dazu eigene Filterbündel erforderlich sind.

  • Zudem wurde die Kachel „Fortschrittsanzeige“ um eine Drill-Down-Funktion erweitert: Ein Klick auf die angezeigten Zahlen oder Prozentwerte führt direkt zu einer Übersicht der zugrunde liegenden Prozesse im Prozessregister.

  • Die bisher fest voreingestellte Kachel für die Suchfunktion kann ab sofort bei Bedarf vollständig ausgeblendet werden. Diese Option steht in der Dashboard-Konfiguration zur Verfügung.

Weitere Verbesserungen und Fehlerkorrekturen (vollständige Auflistung)

Verbesserungen

• Modellierungsumgebung: Wir haben den Mechanismus überarbeitet, mittels dessen die Beschriftungsfelder für neu zur Zeichenfläche hingefügte Zwischenereignisse und Gateways platziert werden. Somit werden in weniger Fällen manuelle Umpositionierungen erforderlich sein.

• Modellierungsumgebung (FIM): Für die Modellierung von Prozessen gemäß der Konventionen des Föderalen Informationsmanagements (FIM) sind zur Beschreibung der Metadaten von Prozessen und Prozessmodellelementen bestimmte Metdaten (Attribute) vorgesehen. Wir haben im vorliegenden Release die sogenannten Codelisten für verschiedene Attribute mit Auswahl-Listen aktualisiert, sodass jeweils die neueste vorliegende Version der jeweiligen Codeliste zur Modellierung genutzt werden kann.

• Benutzerkontenverwaltung: Über den neuen Mechanismus zur Verwaltung der Voreinstellungen für neue Benutzerkonten, mit dem die oben bereits erwähnten Einstellungen zur IP-Adressbeschränkung steuerbar sind, können Fachadministratoren darüber hinaus auch Voreinstellungen für die Benachrichtigungspräferenzen (E-Mail-Benachrichtigungen über Modellierungsereignisse sowie zu Aufgaben und Workflows) zentral vornehmen.

Fehlerkorrekturen

• Cockpit: Wir haben einen Darstellungsfehler behoben, der dazu führte, dass in der Komponente zum Umschalten der Arbeitsbereiche sehr lange Arbeitsbereichsbezeichnungen abgeschnitten dargestellt wurden.

• Cockpit: Wir haben einen Fehler in der Kachel "Aktivitäten" behoben, der dazu führte, dass erst beim zweiten Klick auf einen Aktivitätstyp die entsprechende Unterseite geladen wurde.

• Prozessregister: Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass die eingestellten Sortierkriterien für die Tabelle in bestimmten Situationen nicht der intuitiven Erwartung der Nutzenden entsprachen. Beim Zurückwechseln auf das Standard-Sortierkriterium "Aktualisierungsdatum" wird nun die gleiche Sortierreihenfolge angewendet wie beim initalen Öffnen der Prozessregisteransicht.

• Verwaltung, Farben und Logos: Wir haben einen Fehler behoben, der dazu führte, dass das Standard-Farbschema des Mandanten entgegen der Erwartung der Nutzenden nicht für die Abmeldeseite angewendet wurde.

• Portal-Freigaben (Erweiterungsmodul): Im Dialogfenster zur Erstellung bzw. Bearbeitung von Portalfreigaben haben wir im Zusammenhang mit dem Eingabefeld zur Auswahl des Einstiegsmodells einen Fehler in der Sortierfunktion behoben.

• Prozessnetzwerk: Das Fenster zur Verwaltung der Ordnerzugriffsberechtigungen kann nun auch durch Druck der ESC-Taste geschlossen werden.