Prozesse mit KI verbessern: Optimierungspotenziale entdecken
Mit dem Assistenten „Optimierungspotenziale erkunden“ können Sie auf Grundlage eines BPMN-Prozessmodells in kurzer Zeit Optimierungspotenziale für Ihre Geschäftsprozesse erhalten.
Inhaltsverzeichnis
Übersicht
Die Funktion „Optimierungspotenziale entdecken“ unterstützt Sie dabei, bestehende Geschäftsprozesse systematisch zu analysieren, gezielt Verbesserungspotenziale zu identifizieren und ihre Prozesse weiterzuentwickeln. Der KI-Assistent liefert Ihnen hierzu auf Basis eines bestehenden BPMN-Prozessmodells Anregungen für mögliche Optimierungen.
Der Assistent dient als Brainstorming-Unterstützung. Die vorgeschlagenen Optimierungsideen ersetzen keine fachliche Bewertung, sondern helfen dabei
Denkanstöße zu liefern
neue Perspektiven auf den Prozess zu gewinnen
typische Optimierungsansätze schneller zu identifizieren
Diskussionen im Team gezielt anzustoßen
Assistenten verwenden
Assistent öffnen
Der Assistent kann direkt aus der Prozessmodellierung heraus geöffnet werden:
Öffnen Sie das gewünschte BPMN-Prozessmodell im Betrachtungs- oder Bearbeitungsmodus
Wählen Sie in der Werkzeugleiste unter den Analysen die Funktion „Optimierungspotenziale entdecken“.
Im geöffneten Assistenten können Sie nun aus verschiedenen Schwerpunkten wählen und ihr Prozessmodell prüfen lassen.
Benötigte Berechtigungen
Damit Sie die Funktion nutzen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Die KI-Funktionalität muss in Ihrem Mandanten aktiviert sein. Diese steht derzeit ausschließlich Teilnehmenden der Private-Beta „PICTURE nova“ zur Verfügung.
Sie benötigen entweder eine Administratorlizenz oder das funktionale Recht „KI-Funktionen nutzen“.
Zusätzlich sind Leserechte auf das zu bearbeitende Prozessmodell sowie die funktionalen Rechte „Modelle und Prozesskontexte kommentieren (für Nutzer ohne Modellierungsrechte)“ und „Analysen ausführen“ erforderlich.
Vordefinierte Schwerpunkte
Im Konfigurationsdialog werden Ihnen mehrere von PICTURE vordefinierte Schwerpunkte zu verschiedenen strategischen Zielen angeboten. Für jeden dieser Schwerpunkte sind allgemeingültige Analyseanweisungen hinterlegt, die in vielen Fällen gute Ergebnisse liefern.
Benutzerdefinierte Anweisungen
Im benutzerdefinierten Modus haben Sie die Möglichkeit eigene organisationsspezifische Kriterien und Schwerpunkte festzulegen. Der Assistent berücksichtigt Ihre individuellen Angaben bei der Erstellung der Optimierungsvorschläge. Um den benutzerdefinierten Modus zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie im Assistenten auf „Benutzerdefiniert“.
Beschreiben Sie im Eingabefeld Ihren Kontext und Analyse-Schwerpunkt:
konkrete Fragestellungen, auf die Sie Antworten suchen
strategische Ziele (z. B. Digitalisierung, Bürgerfreundlichkeit)
organisatorische und technische Rahmenbedingungen
Starten Sie die Analyse.
Tipp: Je konkreter der eingegebene Kontext ist, desto zielgerichteter fallen die Ergebnisse aus.
Speichern von benutzerdefinierten Anweisungen:
Die Prozessplattform speichert jeweils die zuletzt von Ihnen eingegebenen Anweisungen in Ihrem Internetbrowser. So können Sie die gleichen Anweisungen unkompliziert für mehrere Prozesse wiederverwenden.
Falls sie darüber hinaus eine Vielzahl von eigenen Anweisungen (wieder-)verwenden möchten, empfehlen wir Ihnen die Anweisungen extern zu sichern - z. B. in einer Word-/Text-Datei.
Optimierungspotentziale erkunden
Als Ergebnis erhalten Sie eine übersichtliche Liste von Optimierungshinweisen, zum Beispiel:
Hinweise auf potenzielle Engpässe oder unnötige Schleifen im Prozess
Ideen zur stärkeren Nutzung digitaler Verfahren
Anregungen zur Klarstellung von Zuständigkeiten
Hinweise & Einschränkungen
Die Ergebnisse basieren auf einer automatisierten Analyse und stellen Ideen & Empfehlungen dar.
Wir empfehlen eine fachliche Prüfung und Bewertung der Vorschläge.
Die Qualität der Ergebnisse hängt von der Aktualität und dem Detailgrad des modellierten Prozesses ab.
Ergebnisse sichern
Möchten Sie einen Vorschlag für die spätere Verwendung sichern, klicken Sie neben dem Vorschlag auf das “Kommentar”-Symbol. Sie erhalten nun die Gelegenheit den Vorschlag des Assistenten nachzubearbeiten und abschließend zu speichern. Nach dem Speichern findet der Vorschlag sich als Kommentar am Prozesssteckbrief wieder.
Auf diesem Wege können die Optimierungsideen später jederzeit wieder aufgegriffen, näher bewertet oder weiterbearbeitet werden.
Feedback senden
Ihre Rückmeldung hilft uns, PICTURE nova stetig zu verbessern. Daher freuen wir uns über jedes Feedback.
Im Assistenten finden Sie oben rechts im Kopfbereich eine Sprechblase – klicken Sie darauf, um den Feedback-Dialog zu öffnen. Dort können Sie Ihre Rückmeldung als Freitext eingeben. Nach dem Absenden wird Ihr Feedback automatisch an die PICTURE GmbH übermittelt. Dabei werden kontextbezogene Informationen zu Ihrer Interaktion mit dem Assistenten mitgesendet. So stellen wir sicher, dass wir Ihr Anliegen besser nachvollziehen und gezielter darauf eingehen können.
Mit Ihrem Feedback leisten Sie einen wertvollen Beitrag zur Weiterentwicklung der Plattform – und gestalten aktiv mit, wie PICTURE nova in Zukunft für Sie und andere Nutzer/-innen noch besser werden kann.