In der PICTURE-Prozessplattform können Sie die bekannte RACI-Technik nutzen, um die Verantwortlichkeiten innerhalb von Prozessen abzubilden und sogar zu analysieren. Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie die vier RACI-Rollen in der Plattform pflegen können und diese im Nachgang anschaulich mit einer RACI-Matrix analysieren können.

Inhaltsverzeichnis

Welche Informationen muss das Modell enthalten?

In der Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs müssen die folgenden Attribute der Gruppe "RACI-Verantwortlichkeiten" an allen Bausteinen vorhanden sein:

R - Responsible (Verantwortlich/Führt durch)
A - Accountable (Rechenschaftspflichtig/Gibt frei)
C - Consulted (Konsultiert/Wird konsultiert)
I - Informed (Informiert/Wird informiert)

Diese Attribute sind seit dem 31.03.2017 Teil der Standard-Methodenkonfiguration der PICTURE-Methode und in den seither neu eingerichteten Mandanten im Auslieferungszustand bereits enthalten. Falls Sie einen älteren Mandanten besitzen und die Attribute daher bei Ihnen noch nicht verfügbar sind, können Sie diese einfach ergänzen. Eine Anleitung hierfür finden Sie weiter unten im Abschnitt "Wie kann ich die benötigten Attribute in meinem Arbeitsbereich ergänzen?".

Die Attribute sind in dem Prozessmodell zu pflegen. Das Attribut "R - Responsible" muss nicht zusätzlich ausgefüllt werden, wenn einem Baustein direkt oder über seine Schwimmbahn in BPMN bereits eine "ausführende Stelle" zugeordnet ist.

Einschränkungen

Die RACI-Rollen können Sie nur an BPMN- und Classic-Prozessen pflegen. Für Prozesslandkarten steht diese Funktion nicht zur Verfügung.

Was ist das Ergebnis der Analyse?

Matrix-Darstellung

Die RACI-Matrix bietet einen Überblick über die an den einzelnen Prozessschritten beteiligten Stellen (vgl. obige Buchstabenlegende). Die beteiligten Stellen bilden die Spalten der Matrix, die Bausteine mit relevanten Attributen deren Zeilen. Eine Zelle kann einen oder mehrere der Buchstaben R, A, C, I enthalten, je nachdem ob und wie die Stelle an dem modellierten Baustein beteiligt ist.

Sicht eines Prozessbeteiligten

Wenn Sie eine Stelle anklicken, wird die Matrix auf die Bausteine reduziert, an denen die Stelle beteiligt ist. Gleichzeitig werden alle Stellen ausgeblendet, mit denen die ausgewählte Stelle nicht interagiert.

Um zurück zur Komplett-Darstellung zu gelangen, klicken Sie die ausgewählte Stelle erneut an.

Wenn Sie auf eine Baustein-Bezeichnung in der Matrix klicken, "springt" die Ansicht im Modell zu diesem Baustein und seine Attribute werden angezeigt.

Wie kann ich die benötigten Attribute in meinem Arbeitsbereich ergänzen?

Falls die für diese Auswertung benötigten Attribute in einem oder mehreren Arbeitsbereichen Ihres Mandanten noch nicht verfügbar sind, können Sie (bzw. der Administrator Ihres Mandanten) diese mit den folgenden Schritten ergänzen:

Laden Sie die Änderungsdatei zur Einspielung der RACI-Attribute herunter: Aenderungsliste_RACI-Attribute.json
Öffnen Sie die Methodenkonfiguration für den Arbeitsbereich, dessen Konfiguration Sie anpassen möchten (Menü "Verwaltung" => Untermenü "Arbeitsbereiche" => Klick auf den gewünschten Arbeitsbereich in der Übersichtstabelle der verfügbaren Arbeitsbereiche).
Wechseln Sie in der Methodenkonfiguration zur Ansicht "Attribute" (vertikale Untermenü-Leiste am linken Bildschirmrand).
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den Button "Änderungsliste anwenden".
Laden Sie im dann erscheinenden Dialogfenster die in Schritt 1 heruntergeladene Datei hoch.
Setzen Sie im Dialogfenster mit der Vorschau zur Anwendung der Änderungslisten-Datei das Häkchen vor der Option "Alle Inhalte auswählen".
Wählen Sie in der Ansicht "Attribute" der Methodenkonfiguration den Elementtyp "Prozessbausteine => Absprache/Vereinbarung treffen" aus.
Suchen Sie in der Baumdarstellung der Attribute dieses Elementtyps die Attribut-Gruppe "RACI-Verantwortlichkeiten" heraus (diese befindet sich am unteren Ende der Darstellung).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Attributgruppe und wählen Sie im dann erscheinenden Kontext-Menü den Eintrag "Alle Attribute aus dieser Gruppe für alle Bausteine übernehmen" aus.
Speichern Sie die Änderungen an der Methodenkonfiguration ab, indem Sie auf das Diskettensymbol in der Werkzeugleiste klicken.