Was ist das Ergebnis der Analyse?

Die Analyse ermittelt auf Basis der in den ausgewählten Prozessen in den Detailmodellen hinterlegten Informationen den jährlichen Stellenbedarf für diese Prozesse in Vollzeitäquivalenten (VZÄ). Hierzu wird die Summe der durch die modellierten Tätigkeiten in den Prozessen gebundenen Bearbeitungszeit pro Jahr mit den verfügbaren Jahresarbeitsminuten einer Vollzeit-Stelle ins Verhältnis gesetzt.

Die Ergebnisse werden pro Stelle und Organisationseinheit aggregiert und in grafischer bzw. tabellarischer Form angezeigt.

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In der Tabelle “Verwendungsübersicht” stellt die Prozessplattform auf Wunsch detailliert die Herkunft der aggregierten Werte dar.

Initial werden in der Tabelle nur die aggregierten Werte pro Stelle angezeigt. Sie können die berechneten Werte über die Pfeile vor den Einträgen bis auf Bausteinebene aufklappen, um die einzelnen Tätigkeiten der Stelle einzusehen (“Drill-Down”).

Je nach verwendeter Modellierungsnotation unterscheidet sich hierbei der “Drill-Down-Pfad”:

• für (PICTURE-)BPMN-Modelle: Prozess → Diagramm → Prozess-Pool → Schwimmbahn → Prozessbaustein / Tätigkeit

• für PICTURE-Classic-Modelle: Prozess → Teilprozess → Teilprozess-Variante → Prozessbaustein

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Wie werden die Ergebnisse berechnet?

Die Personalkapazitätsanalyse unterstützt zwei verschiedene Berechnungsmodi:

Modus 1 (angelehnt an die Empfehlungen aus dem Organisationshandbuch des BMI)

Stellenbedarf (in VZÄ) = (Durchschnittliche Gesamtzeit pro Jahr * Aufschlagsfaktor für Verteilzeiten) / Jährliche Planarbeitszeit eines VZÄ

Modus 2 (angelehnt an die Empfehlungen der KGSt^(R))

Stellenbedarf (in VZÄ) = Durchschnittliche Gesamtzeit pro Jahr / (Jährliche Planarbeitszeit eines VZÄ - Verteilzeiten pro VZÄ)

Welchen Berechnungsmodus Sie für einen Auswertungslauf verwenden möchten, können Sie bei jeder Ausführung eines Analyselaufs einstellen (vgl. Abschnitt “Wie kann die Auswertung konfiguriert werden?“).

Die in den Zähler der o.g. Formeln einfließende “Durchschnittliche Gesamtzeit pro Jahr” wird von der Prozessplattform auf Basis der in den analysierten Prozessmodellen hinterlegten Angaben rechnerisch ermittelt. Ausführliche Informationen zur Arbeitsweise der Berechnung finden Sie im weiterführenden Artikel Rechnerische Grundlagen der stellenbezogene Analysen.

In die Berechnung des Stellenbedarfs fließen weiterhin Annahmen bzgl. sogenannter “Verteilzeiten” sowie zur jährlichen verfügbaren Arbeitszeit eines Vollzeitäquivalents ein: Diese Annahmen können Sie für jeden Auswertungslauf separat treffen (vgl. Abschnitt “Wie kann die Auswertung konfiguriert werden?“).

Welche Informationen muss ein zu analysierendes Modell enthalten?

Neben einem vollständig und syntaktisch korrekt modellierten Prozessfluss ist es für die Personalkapazitätsanalyse erforderlich, dass bestimmte Attribute der Modellelemente ausgefüllt sind:

• Attribut “ausführende Stelle” der Prozessbausteine

• Attribut “Bearbeitungszeit“ der Prozessbausteine

• nur für (PICTURE-)BPMN-Modelle:

  • Attribut “Fallzahl pro Jahr“ an Start-Ereignissen

  • Attribut “Wahrscheinlichkeit für diesen Fall“ an bedingten Sequenzflüssen

• nur für PICTURE-Classic-Modelle:

  • Attribut “Fallzahl pro Jahr“ an Teilprozessen

  • Attribut “Eintrittswahrscheinlichkeit” an Teilprozess-Varianten

Die Analyse der Modelle erfolgt nach dem Best-Effort-Ansatz, damit Sie fehlende Werte schrittweise ergänzen und Werte für Tätigkeiten absichtlich weglassen können, die zwar zwecks Verständlichkeit und Akzeptanz in die grafische Darstellung integriert worden sind, aber nicht in das Ergebnis der Analyse einfließen sollen.

Liegen unausgefüllte Werte vor, wird das betroffene Modell in der Tabelle Plausibilitätshinweise aufgelistet. Klicken Sie auf den Eintrag, um das Modell mit den Hinweisen zu öffnen und prüfen Sie, ob die Fehler bzw. Warnungen für Ihre Auswertung relevant sind und korrigieren Sie diese falls notwendig.

Der Best-Effort-Ansatz geht folgendermaßen vor:

• BPMN-Modelle, deren Lastfaktoren nicht berechnet werden können, fließen nicht in das Ergebnis ein

• Bausteine ohne ausführende Stelle werden unter dem Eintrag "Aktivitäten ohne Stellenzuordnung" gesammelt

• Bausteine ohne ausgefüllte Bearbeitungszeit werden mit 0 Minuten bewertet

Wie kann die Auswertung konfiguriert werden?

Beim Start eines jeden Auswertungslaufs können Sie einstellen, auf Basis welcher Annahmen bzgl. “Verteilzeiten” und “Verfügbarer jährlicher Arbeitszeit einer Vollzeit-Stelle” Sie die Auswertung durchführen möchten.

Verteilzeiten
Verteilzeiten sind (Arbeits-)Zeiten, in denen anwesende Mitarbeiter nicht zur Erledigung der Aufgaben im Prozess zur Verfügung stehen. Mögliche Bespiele sind Besprechungen, Wartezeiten, Rüstzeiten oder Pausen. Hierbei wird unterschieden zwischen sachlichen und persönlichen Verteilzeiten (vgl. Organisationshandbuch - 2.4.3.5.4.3 Verteilzeiten (orghandbuch.de).

Verteilzeiten können Sie bei der Berechnung des Personalkapazitätsbedarfs von der Prozessplattform auf zwei alternativen Wegen berücksichtigen lassen:

• Modus 1: pauschaler prozentualer Aufschlagsfaktor auf die Bearbeitungszeiten der einzelnen modellierten Tätigkeiten / Prozessbausteine

• Modus 2: Abzug von der verfügbaren jährlichen Arbeitszeit einer Vollzeit-Stelle

Beispiel Modus 1:

Beispiel Modus 2:

Verfügbarer jährlicher Arbeitszeit einer Vollzeit-Stelle
Hierbei handelt es sich um die (Soll-)Kapazität in Jahresarbeitsminuten, in denen ein Mitarbeiter unter Berücksichtigung von Wochenenden, Feiertagen, Urlaub und Fehlzeiten geschätzt zur Verfügung steht.

Diese Angabe kann entweder außerhalb der Prozessplattform berechnet und im Konfigurationsdialog direkt erfasst werden (Variante 1) oder assistiert in der Prozessplattform berechnet werden (Variante 2).

Beispiel Variante 1:

Beispiel Variante 2: