Portal-Browser

Der Portal-Browser zeigt einen Prozess bzw. eine Prozesslandkarte im Vollbild an. Über die Navigationsleiste kann der Nutzer gezielt zu anderen freigegebenen Prozessregistereinträgen wechseln und die Inhalte der Freigabe durchsuchen.

Prozessliste

Listet alle freigegebenen Prozesse bzw. Prozesslandkarten auf. Per Klick kann ein Prozessregister-Eintrag in einem neuen Browser-Tab zur Betrachtung geöffnet werden.

Portal-Suche

Erfordert: Administratorrechte

Bietet eine Suche nach Namensbestandteil und/oder Schlagworten innerhalb der freigegebenen Prozessregister-Einträge sowie ausgewählter Prozesskontexte an. Zu allen Treffern können Kurzinformationen (Steckbrief) abgerufen werden. Prozesse und Prozesslandkarten können in einem neuen Browser-Tab geöffnet werden.

Bezeichnung

Eindeutige Bezeichnung der Freigabe anhand derer eine bestimmte Freigabe in der Übersicht der vorhandenen Freigaben identifiziert werden kann.

>Sicht

Der Aufrufer einer Freigabe kann alle in der gewählten Sicht enthaltenen Attribute und die Kurzinformationen zu allen dort referenzierten Prozesskontextelementen einsehen.

Datengrundlage

Fall "Feste Modell-Menge":

Sie können hier auswählen, welche Prozesse und Prozesslandkarten Teil der Freigabe sein sollen. Alle bereits in der Freigabe enthaltenen Prozesse / Prozesslandkarten werden aufgelistet. Sie können bestehende Einträge aus der Liste entfernen und weitere Einträge mittels der Vorschlagsbox zur Liste hinzufügen.

In einer separaten Liste sind alle Prozessregistereinträge aufgelistet, die zwar von Prozessen bzw. Prozesslandkarten aus der bisherigen Datengrundlage referenziert werden, aber nicht bereits Teil der Freigabe sind. Diese Einträge können mit der Schaltfläche "Alle Registereinträge zur Freigabe hinzufügen" komplett oder durch Auswahl einzelner Einträge in die Box "Ausgewählte Registereinträge" übernommen werden.

Ein häufiges Einsatzszenario ist auf der verlinkten Unterseite beschrieben:

Freigaben zur Qualitätssicherung der Ergebnisse eines Screenings/Projektes erstellen

Fall "Filterbündel":

Sie können ein anderes Filterbündel auswählen, dessen Treffer in der Freigabe angezeigt werden sollen. Die Trefferliste wird dynamisch mit allen Modellen befüllt, die die Kriterien des Filterbündels erfüllen.

Filterbündel als dynamische Datengrundlage werden im folgenden Anwendungsfall häufig eingesetzt:

Freigaben zur Veröffentlichung qualitätsgesicherter Prozesse in Drittsystemen erstellen

Portal-Browser

Einstiegs-Modell

Beim Aufruf des Freigabe-Links wird das ausgewählte Modell automatisch im Portal-Browser geladen.

Portal-Browser

Navigationsbereich anzeigen?

Soll die Navigationsleiste (Auflistung aller in der Freigabe enthaltenen Prozesse & Prozesslandkarten) angezeigt werden oder soll der Betrachter stattdessen nur mittels der in den freigegebenen Modellen hinterlegten Verknüpfungen navigieren können? Standardmäig ist diese Option aktiviert.

Portal-Browser

Navigationsbereich mit Ordnern gruppieren?

Sollen die Einträge in der Navigationsleiste des Portal-Browsers nach Ordnern gruppiert werden? Diese Darstellungsart kann hilfreich sein, wenn viele Einträge veröffentlicht werden und diese aus verschiedenen Ordnern stammen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert.

Portal-Suche

Durchsuchbare Prozesskontexte

Welche Prozesskontexte sollen zusätzlich zu den freigegebenen Modellen durchsucht werden? (Es wird nur der qualitätsgesicherte Bereich durchsucht, d.h. eventuell in den Ästen “Platzhalterelemente“, “Beim Import entfernte Elemente“ und “Papierkorb“ vorhandene Einträge werden nicht berücksichtigt.)

Kommentare erlauben?

Dürfen die Adressaten der Freigabe die Modelle kommentieren?

Zugriff auf Steckbrief / Detailmodell pro Prozess steuern?

Bei der Bearbeitung eines Prozesses können Sie festlegen, ob in (entsprechend konfigurierten) Portalfreigaben ggf. nur der Steckbrief bzw. nur das Detailmodell enthalten sein sollen (vgl. Bearbeitung von Prozessen & Prozesslandkarten -> Umfang der Portalfreigabe festlegen). 

Mit dieser Einstellung an der Freigabe können Sie festlegen, ob die Prozessplattform die am Prozess ggf. hinterlegte Einstellung für die Freigabe berücksichtigen oder diese ggf. übersteuern soll (sodass immer Steckbrief und Detailmodell über den Freigabe-Link erreichbar sind).

Ablaufdatum

Die Freigabe wird automatisch deaktiviert sobald das Ablaufdatum überschritten wurde.

Ein Standard-Ablaufdatum kann durch einen Administrator unter “Verwaltung → Rechtliches und Datenschutz” hinterlegt werden (x Tage nach Erstellung). Alle Freigaben werden mit diesem berechneten Ablaufdatum vorbelegt. Dieses kann bei Bedarf überschrieben werden.

Kurz-URL

Ermöglicht die Erzeugung eines kürzeren, besser lesbaren Links.

IP-Zugriffsbeschränkung

Beschränkt den Zugriff auf die Freigabe auf hinterlegte IP-Adressen aus dem ausgewählten Adressbereich (z.B. das Intranet Ihrer Organisation). Die verfügbaren Adress-Pools können Sie im Verwaltungsmodul in den Systemgrundeinstellungen einstellen.

Falls Sie hier keine Beschränkung einrichten, dann ist der Zugriff auf die Freigabe nicht beschränkt und jeder, der Kenntnis über den Freigabe-Link hat, kann auf die freigegebenen Inhalte zugreifen.

Sofern durch einen Administrator unter “Verwaltung -> Rechtliches und Datenschutz” eine Standard-IP-Zugriffsbeschränkung hinterlegt worden ist, wird dies bei der Erstellung von Freigaben berücksichtigt und automatisch hinterlegt. Diese Einstellung kann nur von Administratoren übersteuert werden.