Attribute der Modellelementtypen konfigurieren
In der PICTURE-Prozessplattform werden die Informationen, die zu den verschiedenen Informationsobjekten (u.a. Prozesse, Organisationseinheiten, Dokumente) festgehalten werden können, i.d.R. in sogenannten Attributen in den Steckbriefen der Informationsobjekte eingetragen.
Auf dieser Informationsportalseite wird erläutert, wie Sie neue, individuell anpassbare Attribute in Ihre PICTURE-Prozessplattform einpflegen und verfügbar machen können.
Inhaltsverzeichnis
Das Kontextmenü zu einem Eintrag in der Baumdarstellung öffnen Sie per Rechtsklick auf den entsprechenden Eintrag.
Auswahl des Elementtyps
Wählen Sie in der Auswahlbox den Elementtyp aus, dessen Attributliste Sie in der Baumdarstellung konfigurieren wollen. Zur Auswahl stehen neben den Steckbriefen und Bausteinen auch die weiteren Modellelemente aus PICTURE-Classic, PICTURE-BPMN, und den Prozesslandkarten sowie die Prozesskontextelemente.
Attributgruppen
Neue Attributgruppe anlegen
Rufen Sie den Anlege-Dialog per Rechtsklick oder über das "Plus"-Symbol auf, während Sie den Eintrag "Attributliste" ausgewählt haben. Geben Sie die gewünschte Bezeichnung für die neue Gruppe ein. Sie wird am Beginn der Attributliste eingehängt.
Attributgruppe verschieben
Ziehen Sie die Gruppe mit der Maus an die gewünschte Position vor oder hinter einer anderen Gruppe.
Attributgruppe umbenennen
Wählen Sie die betroffene Gruppe im Baum aus und passen Sie die Bezeichnung in der Bearbeitungsleiste rechts an.
Attributgruppe löschen
Um eine leere Gruppe zu löschen, rufen Sie den Eintrag "löschen" ihres Kontextmenüs oder ihrer Werkzeugleiste auf. Es können nur leere Gruppen gelöscht werden.
Attribute
Attribut anlegen
Den Anlege-Dialog erreichen Sie über eine der folgenden Möglichkeiten:
Rechtsklick auf ein Attribut → Attribut nach dem ausgewählten anhängen
Klick auf das "Plus-Symbol" in der Werkzeugleiste bei ausgewähltem Attribut → Attribut nach dem ausgewählten anhängen
Rechtsklick auf eine Attributgruppe → Attribut am Ende der Gruppe einfügen
Klick auf das "Plus-Symbol" in der Werkzeugleiste bei ausgewählter Attributgruppe → Attribut am Ende der Gruppe einfügen
Bestehendes Attribut übernehmen
Tippen Sie Buchstabe für Buchstabe der Bezeichnung des zu übernehmenden Attributs ein, bis dieses in der Vorschlagsliste angeboten wird. Wählen Sie es in der Liste aus und bestätigen Sie den Dialog. Das Attribut wird mit den Einstellungen der Vorlage (Daten- und ggf. Referenztyp, Beschreibung, ggf. Optionen / Einheiten) angelegt.
Das angelegte Attribut wird automatisch in allen Sichten freigeschaltet. Wollen Sie den Zugriff in bestimmten Sichten einschränken, müssen Sie die Berechtigungen manuell im Reiter Sichten anpassen.
Neues Attribut erstellen
Geben Sie im Dialog die gewünschte Bezeichnung ein und wählen Sie den Datentyp aus. Wählen Sie beim Datentyp Referenz zusätzlich noch den Typ der referenzierten Elemente aus (z.B. "Referenz auf Dokument", "Referenz auf Person"). Die weiteren Eigenschaften des Attributs können Sie später nach dem Anlegen in der Bearbeitungsleiste bearbeiten.
Für folgende Datentypen werden beim Anlegen automatisch erforderliche Auswahloptionen bzw. Einheiten angelegt:
Datentyp | angelegt werden |
---|---|
Einfachauswahl | "keine Angabe" → Attribut ist nicht ausgefüllt |
Mehrfachauswahl | "Option 1" (kann umbenannt werden) |
Verteilung | "Option 1" (kann umbenannt werden) |
Zeit | Standard-Einheiten mit vordefinierten Umrechnungsfaktoren für die Auswertung |
Das angelegte Attribut wird automatisch in allen Sichten freigeschaltet. Wollen Sie den Zugriff in bestimmten Sichten einschränken, müssen Sie die Berechtigungen manuell im Reiter Sichten anpassen.
Attribut verschieben
Ziehen Sie das Attribut mit der Maus an die gewünschte Position in einer Attributgruppe.
Reihenfolge der Attribute
Durch die Änderung der Reihenfolge können Sie festlegen, wie die Attribute in der Prozessplattform angezeigt werden sollen. Die hier festgelegte Reihenfolge hat ebenfalls Auswirkungen auf den Dialog für die Kurzinformationen. Hierbei ist zu beachten, dass die ersten drei Positionen immer mit der Bezeichnung, mit dem Elementtypen und der Beschreibung belegt sind. Die Beschreibung tritt nur an dritter Stelle auf, wenn Sie diese ausgefüllt haben. Die restlichen Attribute werden in der Reihenfolge angezeigt, die Sie in der Methodenkonfiguration festgelegt haben.
Attribut bearbeiten
Wählen Sie das Attribut im Baum aus. In der Bearbeitungsleiste rechts können Sie anschließend die Bezeichnung und Beschreibung anpassen.
Für den Datentyp Referenz können Sie zusätzlich festlegen, ob die Zuordnung mehrerer Referenzen zulässig ist.
Bei den Datentypen Einfachauswahl und Farbe können Sie den Vorgabewert für neu angelegte Ausprägungen des Attributs ändern.
Für numerische Attribute mit Einheiten können Sie vorgeben, welche Einheit bei neu angelegten Ausprägungen des Attributs vorausgewählt sein soll.
Bei Attributen, die zur korrekten Darstellung in den Modellen vorausgesetzt werden (z.B. Füllfarbe oder Bearbeitungszeit der Bausteine), können Sie lediglich die Beschreibung und ggf. den Vorgabewert anpassen. Eine Übersicht über alle eingeschränkten Attribute erhalten Sie hier.
Attribut an alle Bausteine übernehmen
Sie können ein gerade erstelltes Baustein-Attribut oder Änderungen an einem Baustein-Attribut an alle Bausteine übernehmen, indem Sie den entsprechenden Kontextmenüeintrag per Rechtsklick auf das Attribut aufrufen und die Rückfrage bestätigen.
Das Attribut und seine Gruppe werden - sofern noch nicht vorhanden - in den übrigen Bausteinen angelegt. Andernfalls wird das bestehende Attribut mit den Werten der Vorlage (Beschreibung, Vorgabewert, Optionen ...) überschrieben.
Attribut löschen
Rufen Sie per Rechtsklick auf das Attribut oder über die Werkzeugleiste den Menüpunkt "Löschen" auf. Nach Bestätigung der Rückfrage werden das Attribut und die Zugriffsberechtigungen darauf aus der Konfiguration entfernt.
Attribute, die zur korrekten Darstellung der Modelle vorausgesetzt werden (z.B. Farben oder Bearbeitungszeit), können nicht gelöscht werden. Eine Übersicht über alle eingeschränkten Attribute erhalten Sie hier.
Attribute vom Typ "Mehrfachauswahl"
Die im Attribut angebotenen Auswahloptionen finden Sie in der Bearbeitungsleiste. Kicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Auswahloptionen zu bearbeiten. Für den Eintrag über dem sich der Mauszeiger befindet, werden anschließend Bearbeitungsoptionen eingeblendet:
Auswahloption hinzufügen
Klicken Sie auf das Plus-Symbol und geben Sie im Dialog eine noch nicht für andere Optionen des Attributs verwendete Bezeichnung ein.
Auswahloption umsortieren
Ändern Sie die Postition Ihrer Auswahloptionen über die Pfeile der einzelnen Auswahlmöglichkeiten.
Auswahloption umbenennen
Wählen Sie das Bearbeitungssymbol neben der Auswahlmöglichkeit aus und geben Sie im folgenden Dialog eine neue Bezeichnung ein. Diese muss innerhalb der Optionen des Attributs eindeutig sein.
Auswahloption löschen
Rufen Sie neben der Auswahlmöglichkeit den Eintrag "löschen" auf.
An den Attribut-Ausprägungen in bereits bestehenden Modellen, an denen die nun gelöschte Auswahloption referenziert wurde, wird nach dem Löschen der Wert "Keine Angabe" angezeigt.
Attribute vom Typ "Zahl" bzw. "Zeit"
Ausprägungen der Attribute vom Datentyp "Zahl" sowie "Zeit" werden als Kombination eines Zahlenwerts und einer Einheit erfasst (im Falle des Datentyps "Zahl" ist die Einheit optional). Klicken Sie auf die "Einheiten" in der Bearbeitungsleiste, um diese über eingeblendete Bearbeitungsoptionen anpassen zu können:
Einheit hinzufügen
Klicken Sie auf das "Plus"-Symbol und geben Sie im Dialog eine noch nicht für andere Optionen des Attributs verwendete Bezeichnung ein.
Für Attribute vom Typ "Zeit" werden beim Anlegen des Attributs automatisch Zeiteinheiten (von "Sekunde(n)" bis "Jahr(e)") angelegt. Es können keine benutzerdefinierten Zeiteinheiten erfasst werden
Einheit umsortieren
Ändern Sie die Postition Ihrer Einheiten über die Pfeile der einzelnen Einheiten.
Einheit umbenennen
Wählen Sie das Bearbeitungssymbol neben der Einheit aus und geben Sie im folgenden Dialog eine neue Bezeichnung ein. Diese muss innerhalb der Optionen des Attributs eindeutig sein.
Die automatisch von der Prozessplattform angelegten Einheiten an Attributen mit dem Datentyp "Zeit" können nicht umbenannt werden
Einheit löschen
Rufen Sie neben der Einheit den Eintrag "löschen" auf.
Existierende Ausprägungen der Einheit werden beim Auslesen der Modelle durch die erste verbleibende Einheit ersetzt.
Attribute vom Typ "Referenz"
Mittels Attributen vom Datentyp “Referenz” können Sie Verknüpfungen mit anderen Informationsobjekten, die innerhalb des gleichen Arbeitsbereichs gespeichert sind, abbilden.
Beim Anlegen eines neuen Attributs dieses Typs legen Sie im Feld “Referenztyp” fest, welcher Informationsobjekttyp in den Ausprägungen des Attributs referenziert werden darf (z.B. Prozess, Prozesslandkarte, Organisationseinheit, Stelle, Software usw.).
In der Bearbeitungsleiste können Sie entscheiden, ob es erlaubt sein soll, in den Attributausprägungen auch mehrere Informationsobjekte zuzuordnen. Diese Option ist standardmäßig aktiv und kann bei Bedarf abgeschaltet werden.
Falls Sie als Referenztyp einen Prozesskontext ausgewählt haben (z.B. Organisationseinheit, Stelle, Leistung, Software usw.), so können Sie auf Wunsch eine Beschränkung des zulässigen Wertebereichs festlegen. Hierdurch können Sie vorgeben, dass als Ausprägung dieses Attributs lediglich Referenzen zu Prozesskontext-Elementen aus einem bestimmten Abschnitt aus der Hierarchie des Prozesskontext-Katalogs (“Teilbaum”) erfasst werden dürfen. So können Sie zum Beispiel beim Attribut “Verwendete Fachverfahren” vom Typ “Referenz → Software” nur Elemente aus dem Teilbaum “Fachverfahren” des Prozesskontextes “Software” zulassen.
Um eine solche Beschränkung zu definieren, klicken Sie zunächst auf das Stift-Symbol oben rechts im Abschnitt “Wertebereich beschränken“.
Setzen Sie dann das Häkchen im Feld “Nur Elemente aus einem bestimmten Wertebreich erlauben” und öffnen Sie per Klick auf den Button “Wertebereich auswählen“ den Dialog “Teilbaum zur Wertebereichsbeschränkung auswählen“.
Dort können Sie einen bestimmten Teilbaum auswählen, indem Sie ein Prozesskontext-Element markieren. Nach dem Bestätigen des Dialogs und Speichern der Änderungen an der Methodenkonfiguration können dann nur noch dieses Element sowie alle diesem hierarchisch untergeordneten Elemente als Ausprägung dieses Attributs erfasst werden.
Ausführliche Informationen zu den Wertebereichsbeschränkungen für Referenzattribute finden Sie auf der Seite Wertebereichsbeschränkungen für Referenzattribute (z.B. Auswirkungen der Beschränkungen auf die verschiedenen Programmfunktionen; Hinweise zum Umgang mit Bestandsdaten bei nachträglicher Definition einer Wertebereichsbeschränkung).
Einschränkungen der Anpassbarkeit
Bitte beachten Sie, dass einige für die Darstellung oder Auswertung erforderliche Attribute nicht von Ihnen gelöscht oder geändert werden können.
Elementtyp-Kategorie | Attribute | Verwendung |
alle Kategorien |
| Beschreibung: Das Vorhandensein des Beschreibungs-Attributs wird von verschiedenen Funktionen der Prozessplattform vorausgesetzt, um zusätzliche Informationen zum beschriebenen Element zu geben. Unter anderem betrifft dies die Vorschau im Prozessregister, die barrierefreien tabellarischen Ansichten der Prozessdokumentation sowie den Im- und Export im BPMN-2.0-XML-Dateiformat. Verschlagwortung: Die hinterlegten Schlagworte werden von den verschiedenen Suchfunktionen innerhalb der Prozessplattform verwendet. Datentyp “berechnet”: Attribute vom Typ “Berechnet” werden für verschiedene Analyse-Funktionen und Exporten benötigt (z.B. Ad-hoc-Analysen im Prozessregister inkl. Excel-Export, Personalkapazitätsanalyse für Prozessmodelle in der Notation “PICTURE Classic”). Datentyp “Farben”: In den Ausprägungen der Farbattribute werden die Farben des jeweiligen Elementtyps für die grafische Darstellung gespeichert. Hyperlinks: Das Attribut “Hyperlinks” am Elementtyp “Rechtsgrundlage” wird beim Import des “Rechtsnormenkatalogs PICTURE / WALHALLA” vom System zur Speicherung der “Deep Links” zu den einzelnen Volltexten im Rechtsnormenkatalog verwendet. |
Steckbriefe |
| Verantwortliche Organisationseinheit: Die verantwortliche Organisationseinheit wird zur Anzeige innerhalb des Prozessregisters und für Auswertungen von Prozessregisterinhalten anhand der Prozesskontext-Zuordnungen verwendet. Erbrachte Leistung: Die erbrachte Leistung wird zur Anzeige innerhalb des Prozessregisters und für Auswertungen von Prozessregisterinhalten anhand der Prozesskontext-Zuordnungen verwendet. Verwendete Fachverfahren: Das Attribut wird von der Im- und Export-Funktion für das Dateiformat “xProzess” zur Speicherung von FIM-Attributen genutzt. Fallzahl pro Jahr: Die Fallzahl pro Jahr wird für Analysen verwendet und ist zusätzlich als FIM-Attribut relevant für die xProzess-Schnittstelle. Bearbeitungszeit (pro Fall/geschätzt): Die Bearbeitungszeit wird von den Funktionen zur Personalkapazitätsanalyse zur Berechnung der gebundenen Kapazität in Jahresarbeitsminuten verwendet. Durchlaufzeit Durchschnitt: Die Durchlaufzeit ist als FIM-Attribut relevant für die xProzess-Schnittstelle.. FIM-Attribute: Sämtliche Attribute mit “FIM” im Namen, werden zur Unterstützung von FIM innerhalb der Prozessplattform (inkl. Im- und Export im Dateiformat “xProzess”) verwendet. |
Prozessbausteine |
| Eintrittswahrscheinlichkeit: Die Eintrittswahrscheinlichkeit wird für Analysen verwendet. Bearbeitungszeit: Die Bearbeitungszeit wird für Analysen verwendet. Ausführende Stelle: Die ausführende Stelle wird für Analysen verwendet. Informationseingang von Prozess: Das Attribut wird zur Verknüpfung mit anderen Inhalten der Prozessplattform verwendet. Informationseingang von OE: Das Attribut wird zur Verknüpfung mit anderen Inhalten der Prozessplattform verwendet. Informationsausgang von Prozess: Das Attribut wird zur Verknüpfung mit anderen Inhalten der Prozessplattform verwendet. Informationsausgang von OE: Das Attribut wird zur Verknüpfung mit anderen Inhalten der Prozessplattform verwendet. Die Attribute “Baustein ist gegenüber dem Ist-Modell“ und “Anmerkung zur Markierung“ werden benötigt, um bestimmte Informationen aus Prozessmodellen weiterhin vorhalten zu können, die in der Prozessplattform v2.x (vor 2017) an bestimmten PICTURE-Classic-Prozessmodellen erfasst werden konnten. Die entsprechende Funktionalität ist in der PPP v3.0 entfallen. Zuvor erfasste und zum Zeitpunkt des Updates ggf. noch vorhandene Bestandsdaten wurden bei der damaligen Datenmigration automatisch in Ausprägungen dieser Attribute konvertiert. Wiederholungstyp: Der Wiederholungstyp wird für Analysen verwendet. Anzahl an Wiederholungen: Die Anzahl der Wiederholungen wird für Analysen verwendet. Nummerierung: Die Nummerierung wird von der Nummerierungsfunktion für (PICTURE-)BPMN-Prozesse verwendet. |
PICTURE-Classic-Elemente |
| Sämtliche genannten Attribute der Classic-Elemente werden für Analysen verwendet. |
Diagramm-Elemente (BPMN & Prozesslandkarten) |
| ausgeführt von: Diese Attribut wird für Auswertungen von Prozessregisterinhalten über die Prozesskontexte des Typs Organisationseinheiten & Stellen, für Analysen und die Barrierefreie Darstellung verwendet verwendet. Attribut vom Typ Modell-Link/Bildlink: Vorhandene Attribute vom Typ Modell- und Bildlink verweisen auf einen direkt mit dem Baustein verknüpften Inhalt und können deshalb nicht gelöscht werden. |
PICTURE-BPMN-Elemente |
| Ereignistyp: Die Ereignistypen werden genutzt, um Modelle von externen Quellen in die Plattform zu konvertieren. |
Prozesslandkarten-Elemente |
| Gruppe Barrierefreie Darstellung: Die Attribute werden zur Annotation der Prozesslandkarte für eine verbesserte automatische Generierung der barrierefreien tabellarischen Ansicht genutzt. Alle weiteren nicht bearbeitbaren Attribute an Modellelementen von Prozesslandkarten fallen unter die oben bereits genannten Verwendungszwecke. |
Weiterhin stehen aus methodischen Gründen die folgenden Bausteinattribute nur in PICTURE-Classic- bzw. nur in PICTURE-BPMN-Modellen zur Verfügung:
Eintrittswahrscheinlichkeit (nur Classic)
Das Attribut kann in Ergänzung zu den Varianten zur Abbildung von einzelnen optionalen Bearbeitungsschritten genutzt werden.
In der BPMN-Notation ist der Sachverhalt durch eine "Exklusive Verzweigung (XOR)" abzubilden.
Informationsflüsse (nur Classic)
Die Attribute der Gruppe "Informationsflüsse" werden in PICTURE-Classic verwendet, um einen Informationsaustausch mit einem anderen Prozess / einer anderen Organisationseinheit abzubilden. Sind diese Attribute ausgefüllt, so werden in der (automatisch von der PPP erzeugten) grafischen Darstellung des Prozesses an den entsprechenden Baustein-Symbolen (automatisch) eingehende bzw. ausgehende Pfeile ergänzt, die den Informationstausch andeuten.
Die BPMN-Notation sieht hingegen vor, Informationsflüsse von/zu anderen Prozessen explizit grafisch mittels des Symbols "Nachrichtenfluss" abzubilden. Hierzu wird vom Modellierer ein "Nachrichtenfluss-Pfeil" gezogen, der einen Aktivitäten-Symbol (z.B. Baustein oder geschlossender Teilprozess) mit einem "Geschlossener Pool"-Symbol (dieser repräsentiert den anderen Prozess bzw. die andere Organisationseinheit) verbindet. Da die Modellierung des Informationsflusses durch das Ziehen der Verbindungslinie erfolgt, ist eine Erfassung des Informationsflusses über Baustein-Attribute nicht notwendig. Die Attribute der Gruppe "Informationsflüsse" werden daher in der Bildschirmmaske zur Erfassung der Attribute von Bausteinen in PICTURE-BPMN-Modellen nicht angeboten.
Sollmarkierungen (nur Classic)
Abwärtskompatibilität
Diese Attribute stehen nur zur Verfügung, um alle erfassten Informationen anzeigen zu können, die in älteren Versionen der Prozessplattform mit der "Sollmodellierungsfunktion" erstellt worden sind. Seit Version 2.17 wird diese nicht mehr unterstützt und bestehende Daten sind in ein IST- und ein SOLL-Modell aufgespalten worden.
Die Attribute werden nicht mehr ausgewertet und sollten nicht mehr genutzt werden, da sie in zukünftigen Versionen ganz entfernt werden könnten.
Randfarbe (nur BPMN)
Die Baustein sind in der Classic-Darstellung randlos, daher wird das Attribut dort nicht angeboten.