Prozesssteckbriefe aus Excel-Datei importieren
Inhaltsverzeichnis
Häufige Einsatzszenarien für den Excel-Import
Wenn Sie Ihren Anwendungsfall in der unten stehenden Liste wiederfinden, können Sie sich auf der verlinkten Unterseite zusätzliche Informationen zur Vorgehensweise in diesem Fall beschaffen.
- Prozessteckbriefe anhand des Ergebnisses eines Prozess-Screenings initial in die Plattform einspielen
- Nacherfassung oder Aktualisierung von einzelnen Prozesssteckbrief-Attributen
Einen Import durchführen
Vorbereitung
Excel-Datei
Die Excel-Datei muss diese Anforderungen erfüllen, damit ein Import möglich ist und konfliktfrei durchgeführt werden kann. Tipps und Tricks für die korrekte Vorbereitung der Excel-Datei finden Sie auf der zu Ihrem Anwendungsfall passenden Unterseite.
Plattform
Die Plattform sollte in soweit vorbereitet werden, dass für alle zu importierenden Spalten aus der Excel-Datei entsprechende Prozesssteckbrief-Attribute in der Prozessplattform vorhanden sind.
Excel-Datei hochladen
Gehen Sie in den Arbeitsbereich, in den Sie die Prozesse importieren wollen. Öffnen Sie das Prozessregister und klicken Sie auf die Schaltfläche "Prozesssteckbriefe aus Excel-Tabelle importieren" (in der Abbildung schwarz markiert).
Laden Sie nun in dem sich öffnenden Dialog Ihre Excel-Datei hoch.
Import konfigurieren
Im ersten Schritt legen Sie fest, ob Sie eine gespeicherte Importkonfiguration laden wollen oder eine neue eigene Konfiguration erstellen möchten.
Im nächsten Schritt stellen Sie die Zuordnung von Excel-Spalten auf Prozessplattform-Attribute her:
- Wählen Sie das Tabellenblatt aus, dessen Daten importiert werden sollen.
- Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Spaltenüberschriften und der erste Datensatz befinden.
- Legen Sie die Zuordnungen an.
Der Import-Assistent wird automatisch versuchen, anhand der Spalten-Überschriften aus der Excel-Datei eine sinnvolle Zuordnung zu Attributen in der Prozessplattform vorzunehmen. Die automatische Zuordnung können Sie im Folgenden manuell ergänzen bzw. überschreiben. Klicken Sie auf den "Radierer-Knopf" in einer Zeile der Zuordnungstabelle, um die entsprechende Spalte der Excel-Tabelle beim Import-Lauf zu ignorieren bzw. um danach manuell eine Zuordnung zu einem anderen Attribut vorzunehmen. Eine benutzerdefinierte Zuordnung können Sie vornehmen, indem Sie auf das "+"-Symbol klicken und im sich daraufhin öffnenden Fenster ein Prozessplattform-Attribut auswählen.
Nehmen Sie zuletzt noch generelle Import-Einstellungen vor. Einen Überblick darüber, was die einzelnen Einstellungen bewirken, erhalten Sie in der unten stehenden Tabelle.
| Einstellung | Beschreibung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Umgang mit vorhandenen Prozessen | Diese Einstellung legt fest, wie der Import reagiert, wenn er auf Prozesse trifft, die den gleichen Namen wie der zu importierende Prozess haben. | ||||||
| Ist dieser Importmodus gewählt, so überschreibt der Import den Steckbrief gleichnamiger Prozesse. Dabei werden nur diejenigen Attribute mit neuen Werten überschrieben, die in der Import-Konfiguration zugeordnet worden sind. Alle nicht zugeordneten Attribute behalten Ihren ursprünglichen Wert. | ||||||
| Ist dieser Importmodus gewählt, so werden alle gleichnamigen bzw. bereits vorhanden Prozesse vom Import beibehalten und es wird ein neuer (gleichnamiger) Prozess angelegt. Eine Aktualisierung von bereits vorhandenen Prozessen ist in diesem Modus nicht möglich. | ||||||
| Ist dieser Importmodus gewählt, so überspringt der Import (gleichnamige) bereits vorhandenen Prozesse und führt keine Änderung durch. Alle übersprungenen Prozesse können in der Importvorschau eingesehen werden. | ||||||
| Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte anlegen | Ist diese Option aktiviert, so werden Referenzen, die aufgrund des Namens keinem vorhandenen Prozesskontext-Element zugeordnet werden können, neu angelegt. Die neu angelegten Elemente können in der Importvorschau eingesehen werden und finden sich im Ast "Importierte Elemente" des jeweiligen Prozesskontext-Baumes wieder. | ||||||
| Referenzen auf Informationsobjekte mit dem exakten Namen zuordnen | Ist diese Option aktiviert, so ordnet der Import Referenzen mithilfe des exakten Namens zu. D.h. der Name der Referenz muss exakt genau so geschrieben werden, wie in der Plattform hinterlegt. Ist diese Option deaktiviert, so versucht der Import Referenzen anhand des Namensanfangs zuzuordnen. D.h. ist die Referenz anhand des Anfangs Ihres Namens eindeutig zuzuordnen, so wird diese zugeordnet. Gibt es mehrere mögliche Treffer, so wird für diese Referenz ein Fehler angezeigt. Beispiel: Prozesskontext in der Plattform:
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Konflikterkennung
Vor der Generierung der Vorschau überprüft der Import, ob Konflikte vorliegen. Dabei wird geprüft, ob die Daten aus der Excel-Datei in einer Form vorliegen, die in die Plattform eingelesen werden kann.
Hat der Assistent nicht verarbeitbare Werte gefunden, erhalten Sie eine Liste der nicht importierbaren Excel-Zellen mit Hinweisen zur Korrektur der eingegebenen Werte.
Die durch den Import gefundenen Konflikte müssen Sie nun auflösen. Dazu legen Sie benötigte fehlende Werte in der Prozessplattform an oder korrigieren Sie falsche Werte in der Excel-Datei. Wenn sich die Fehler ausschließlich durch Korrigieren der Excel-Datei beheben lassen, können Sie in diesem Schritt direkt die korrigierte Datei hochladen. Die Vorschau wird dann mit dieser Datei und den vorher vorgenommenen Einstellungen erneut generiert. Sollten dabei erneut Konflikte festgestellt werden, landen Sie erneut in diesem Schritt.
Wenn sich die korrigierte Datei in Inhalt und Struktur von der vorherigen Datei unterscheidet und die zuvor vorgenommenen Einstellungen nicht mehr auf diese Datei angewandt werden könnten, so landen Sie erneut auf der ersten Seite des Import-Assistenten und müssen diesen erneut konfigurieren.
Vorschau generieren
Wenn der Import keine Konflikte finden konnte und dieser durchgeführt werden kann, so wird Ihnen im nächsten Schritt die Importvorschau angezeigt. In der Vorschau wird zunächst die Anzahl der erkannten Änderungen pro Kategorie ("Aktualisierte Prozesssteckbriefe", "Übersprungene Prozesssteckbriefe", "Durch Bearbeitung gesperrte Prozesse", "Angelegte Prozesssteckbriefe") dargestellt. Durch einen Klick auf die Zeilen können Sie die Namen der Prozesse aus der entsprechenden Kategorie anzeigen lassen.
Folgende Kriterien werden für die Einordnung in die Kategorien verwendet:
- Angelegte Prozesssteckbriefe
- Der Prozess ist im gewählten Arbeitsbereich in der Plattform noch nicht vorhanden (Identifiziert anhand der Bezeichnung)
- Aktualisierte Prozesssteckbriefe
- Der Prozess ist im gewählten Arbeitsbereich in der Plattform vorhanden und mindestens eines der zugeordneten Attribut weist in der Excel-Datei einen anderen Wert auf als der aktuelle Prozesssteckbrief in der Prozessplattform
- Übersprungene Prozesssteckbriefe
- Der Prozess ist im gewählten Arbeitsbereich in der Plattform vorhanden und wurde aufgrund der Import-Einstellungen übersprungen
- Durch Bearbeitung gesperrte Prozesse
- Der Prozess ist im gewählten Arbeitsbereich in der Plattform vorhanden, aber wird gerade durch einen anderen Nutzer bearbeitet und ist daher gesperrt
Entsprechen die Änderungen Ihren Erwartungen können Sie die Übertragung in die Plattform per Klick auf "Änderungen durchführen" veranlassen.
Sobald Sie die Durchführung der Änderungen gestartet haben, kann der Import nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden.
Import starten
Je nach Umfang der zu importierenden Daten und der ggf. bereits im Arbeitsbereich vorhandenen Daten kann der Import einige Zeit beanspruchen. Während dem laufenden Import wird Ihnen der Bearbeitungsfortschritt im Dialogfenster dargestellt.
Nach erfolgreichem Abschluss des Import-Laufs wird Ihnen eine Übersicht der durchgeführten Änderungen angezeigt. Diese ist analog zu bereits aus der Änderungs-Vorschau bekannte Ansicht (s. oben) aufgebaut.
Import-Konfiguration speichern
Nach einem erfolgreich durchgeführten Import haben Sie die Möglichkeit Ihre Import-Konfiguration zu speichern. Die Import-Konfiguration beinhaltet die Datenquelle, die Einstellungen bzgl. der Excel-Datei und die ausgefüllte Zuordnungstabelle. Um die Konfiguration zu speichern müssen Sie lediglich eine Bezeichnung für die Konfiguration eingeben und Ihre Eingabe per Klick auf "Speichern" bestätigen.
Reihenfolge der zugeordneten Attribute
Bitte berücksichtigen Sie, dass für die Zuordnung der Attribute in der gespeicherten Konfiguration die Spaltennummern genutzt werden. Wenn Sie also eine Excel-Datei nutzen in welcher die Reihenfolge der Spalten anders ist, als in der Excel-Datei auf Basis derer Sie eine Konfiguration gespeichert haben, müssen Sie die Attribut-Zuordnung an den geänderten Spalten erneut vornehmen. Die Benennung der Spalten kann in einer neuen Datei jedoch beliebig geändert werden.
