Hinweise zum Ausfüllen der Excel-Datei (Prozesssteckbriefe)
Inhaltsverzeichnis
Anforderungen an die Datei
Die Quelldaten müssen in Form von MS-Excel-2003 oder -2007-Dateien (Dateiformate *.xls oder *.xlsx) vorliegen.
Die Quelldatei darf nicht passwortgeschützt sein und oder geschützte Bereiche enthalten.
Es können nur Informationen importiert werden, für die am Prozesssteckbrief ein entsprechendes >Attribut konfiguriert ist.
Die Vorlage-Tabellen müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass für jeden zu importierenden Prozess genau eine Tabellen-Zeile und für jedes zu importierende Prozess-Attribut genau eine Tabellen-Spalte existiert (Ausnahmen s. u.). Bezüglich der Reihenfolge der Spalten gibt es seitens des Import-Assistenten hingegen keine zwingenden Vorgaben. Für jeden Import-Lauf kann frei eingestellt werden, welche Spalte der Quell-Tabelle auf welche Attribute der Prozesses abgebildet werden sollen.
In den zu importierenden Spalten dürfen ausschließlich „echte“ Werte enthalten sein, keine „berechneten“ Werte (Formeln). Dies ist nötig, da der Import-Assistent die hinterlegten Formeln nicht selbst „ausrechnen“ kann. Falls es bei der Erstellung der Import-Liste für Sie hilfreich ist, können Sie natürlich trotzdem gerne mit Formeln arbeiten. Wichtig ist dann, dass Sie vor dem Import die „berechneten“ Spalten abschließend kopieren und über die Zwischenablage wieder als Werte (mit der Funktion „nur Werte kopieren“) in das Excel-Dokument einfügen.
- Das zu importierende Tabellenblatt in der Quelldatei darf nicht mehr als 50.000 Zeilen beinhalten.
Erzeugung einer geeigneten Datei für eine anstehende Datenerhebung
Um einen reibungslosen Import nach einer Datenerhebung durchführen zu können, sollte bereits vor der Datenerhebung an den Import gedacht werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Datenerhebung direkt in einer extra vorbereiteten Excel-Datei erfolgt. Auf diesem Wege können die Hilfsfunktionen des Imports optimal genutzt werden.
Um eine solche Datei zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor:
- Überlegen Sie sich welche Attribute Sie erheben und importieren wollen und stellen Sie sicher, dass diese in der Plattform am Prozesssteckbrief hinterlegt sind. (=> Attribute konfigurieren)
- Erstellen Sie sich eine Sicht, die nur auf genau diese Attribute Zugriff hat (=> Attribut-Sichten konfigurieren)
- Führen Sie einen Excel-Export mit dieser Sicht durch (=> Prozesssteckbriefe nach Excel exportieren)
- Entfernen Sie ggfs. bereits vorhandene Datensätze in der Datei, so dass nur noch die Tabellenstruktur übrig bleibt
Die so vorbereitete Datei für die Erhebung von Prozesssteckbriefen könnte zum Beispiel so aussehen:
Zulässige Werte für verschiedene Attributtypen
| Attribut | Hinweise | Beispiel | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| UUID | Die UUIDs dienen dazu Prozesse eindeutig zu identifizieren. So ist es möglich auch Prozesse mit mehrfach vergebener Bezeichnung eindeutig zuzuordnen.
| id1 id2 id3 | ||||
| Text | Es gibt keine Restriktionen. |
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| Numerisch | Es sind nur numerische Zeichen (0-9), Dezimaltrennzeichen (,) und Tausendertrennzeichen (.) erlaubt. |
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Numerisch mit Einheit | In der Werte-Spalte sind nur numerische Zeichen (0-9), Dezimaltrennzeichen (,) und Tausendertrennzeichen (.) erlaubt. In der Einheiten-Spalte ist die gewünschte Einheit einzutragen. Zeiteinheiten: "Sekunde(n)", "Minute(n)", "Stunde(n)", "Tag(e)", "Woche(n)", "Monat(e)", "Jahr(e)" Zulässige Werte: Alle in der Methodenkonfiguration konfigurierten Einheiten für das entsprechende Attribut. |
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| Einfachauswahl | ||||||
einfache Einfachauswahl | Die Option muss exakt genau so geschrieben werden, wie in der Methodenkonfiguration. Wird kein Wert eingetragen, so wird der konfigurierte Standardwert verwendet. Zulässige Werte: Alle in der Methodenkonfiguration konfigurierten Optionen für das entsprechende Attribut. |
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Prozessstatus | Der Status muss exakt genau so geschrieben werden wie unter Zulässige Werte angegeben. Wird kein Wert eingetragen, so wird der Status "importiert" vergeben. Zulässige Werte: "importiert", "erfasst", "in Bearbeitung", "problembehaftet", "beschrieben", "modelliert", "qualitätsgesichert", "freigegeben", "abgelaufen" |
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Ordner | Der Ordner in dem der zu importierende Prozess abgelegt werden soll, muss exakt genau so geschrieben werden, wie er in der Plattform hinterlegt ist. Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Ordnern. |
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| Mehrfachauswahl | ||||||
einfache Mehrfachauswahl | Die Option muss exakt genau so geschrieben werden, wie in der Methodenkonfiguration. Die einzelnen Optionen werden untereinander mit einem Semikolon getrennt. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "Op\;tion" wird importiert als "Op;tion". Zulässige Werte: Alle in der Methodenkonfiguration konfigurierten Optionen für das entsprechende Attribut. |
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Schlagwörter | Sollen mehrere Schlagwörter importiert werden, so sind die einzelnen Schlagwörter untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "Schlag\;wort" wird importiert als "Schlag;wort". Zulässige Werte: Innerhalb der Schlagwörter gibt es keine Restriktionen. |
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Links | Sollen mehrere Links importiert werden, so sind die einzelnen Links untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "www.go\;ogle.de" wird importiert als "www.go;ogle.de". Zusätzlich zum Wert des Links, kann der Link mit Namen importiert werden. Dafür muss der gewünschte Name per Leerzeichen getrennt in runden Klammern hinter den Link geschrieben werden. Zulässige Werte: Zugelassen sind alle erlaubten Zeichen innerhalb eines Links. |
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| Referenzen | ||||||
| Das zu referenzierende Element muss exakt genau so geschrieben werden, wie es in der Plattform hinterlegt ist. Sollen mehrere Referenzen importiert werden(bei entsprechend konfigurierten Attributen), so sind die einzelnen Referenzen untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "Doku\;ment" wird importiert als "Doku;ment" Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Prozesskontext-Elementen. |
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Stellen | Die zu referenzierende Stelle muss exakt genau so geschrieben werden, wie es in der Plattform hinterlegt ist. Beim Import von Stellen-Referenzen muss die zugehörige Organisationseinheit mit angegeben werden. Diese wird per Leerzeichen getrennt in runden Klammern hinter den Namen der Stelle geschrieben. Sollen mehrere Referenzen importiert werden(bei entsprechend konfigurierten Attributen), so sind die einzelnen Referenzen untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "Bürger\;meister" wird importiert als "Bürger;meister" Zulässige Werte: Namen von in der Plattform hinterlegten Stellen, sowie den Namen der zugehörigen Organisationseinheit. |
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Personen | Die zu referenzierende Person muss exakt genau so geschrieben werden, wie sie in der Plattform hinterlegt ist. Dabei gilt das Schema "NACHNAME, Vorname". Sollen mehrere Referenzen importiert werden(bei entsprechend konfigurierten Attributen), so sind die einzelnen Referenzen untereinander mit einem Semikolon zu trennen. Soll ein Semikolon nicht als Trennzeichen angesehen werden, so kann es mithilfe eines Backslashes maskiert werden. Dadurch wird das Semikolon als solches importiert. "Muster\;mann, Max" wird importiert als "Muster;mann, Max" Zulässige Werte: Nachname und Vorname von in der Plattform hinterlegten Personen. |
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Nutzerkonten (verantwortlicher Modellierer) | Die zu referenzierenden Nutzerkonten werden mithilfe der folgenden Kriterien identifiziert:
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Umgang mit sehr umfangreichen Quelldateien
Die Prozessplattform kann nur Excel-Dateien verarbeiten, in denen nicht mehr als 50.000 Zeilen enthalten sind (vgl. Screenshot).
Falls Sie diese Fehlermeldung erhalten, obwohl die Datei (in Excel für Sie sichtbar) diese Grenze offenbar nicht überschreitet, so liegt dies i.d.R. daran, dass in der Datei "leere" Zellen enthalten sind. Diese müssen Sie vor dem Hochladen der Datei zunächst manuell löschen. Dazu können Sie wie folgt vorgehen:
- Öffnen Sie Ihre Excel-Datei.
- Suchen Sie nach der letzten Zeile mit (sichtbarem) Inhalt.
- Klicken Sie ganz links in die Zeilennummer der ersten leeren Zeile, um die ganze Zeile zu markieren.
- Scrollen Sie mit dem Scrollbar auf der rechten Seite nach unten zum Ende Ihrer Excel-Datei.
- Halten Sie die Shift-Taste gedrückt bevor Sie die ganze letzte leere Zeile auswählen. Klicken Sie nun in die Zeilennummer der letzten leeren Zeile und die leeren Zeilen dazwischen werden automatisch ausgewählt. Alternativ können Sie auch in die Zeilennummer klicken und gedrückt halten. Dann gehen Sie mit Ihrer Maus nach unten, um die Zeilen auszuwählen.
- In der Werkzeugleiste finden Sie im Reiter "Start" im Abschnitt "Zellen" den Knopf "Löschen". Klappen Sie das Menü durch das Klicken auf den Pfeil auf und wählen Sie "Blattzeilen löschen" aus. Alternativ können Sie auch "Zellen löschen" auswählen.
- Speichern Sie die Datei und laden Sie sie hoch.