Modellelemente in der Fachschale PICTURE-BPMN

PICTURE-BPMN ist eine grafische Beschreibungssprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen. Sie basiert auf den Konzepten der "Business Process Model and Notation 2.0" (BPMN 2.0), einer weltweit verbreiteten Standardnotation für Prozessmodelle. PICTURE-BPMN versteht sich dabei als "Fachschale" um die BPMN, die speziell zugeschnitten ist für die Dokumentation und Analyse von Prozessen im Umfeld der (öffentlichen) Verwaltung sowie Prozessen mit administrativem Charakter. Die Fachschale macht die BPMN beherrschbar, indem sie einen Rahmen für deren Anwendung vorgibt und die BPMN zielgerichtet erweitert:

PICTURE-BPMN verwendet nur den Teil der Symbole und Modellierungsregeln der BPMN, der für die fachliche Dokumentation und Analyse und Optimierung von Prozessen relevant ist.
PICTURE-BPMN erweitert die BPMN um die bewährten PICTURE-Prozessbausteine, um die Arbeitsschritte innerhalb eines Prozesses schnell, einheitlich und einfach verständlich zu beschreiben.

Sie verbindet somit die flexiblen Ausdrucksmöglichkeiten der BPMN mit den Vorteilen der "klassischen" PICTURE-Methode:

einfache Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Vergleichbarkeit der Modelle
große Akzeptanz der Modelle bei Fachexperten und "Lesern"

Eine ausführliche Darstellung der PICTURE-BPMN-Methode inklusive zahlreicher einfacher Beispiele finden Sie in unserem Methoden-Handbuch.

1 Aktivitäten
- 1.1 Prozess-Bausteine
- 1.2 Teilprozesse
- 1.3 Wiederholungen
2 Ereignisse
3 Kontrollfluss-Operatoren (Gateways)
4 Sequenz- und Nachrichtenflüsse
5 Artefakte
6 Pools & Schwimmbahnen

Aktivitäten

Prozess-Bausteine

Symbol	Name	Beschreibung

Symbol

Name

Beschreibung

Prozess-Bausteine

Ein PICTURE-Prozessbaustein stellt eine fachlich wiederkehrende Tätigkeit dar. Prozesse werden durch Zusammensetzen dieser Bausteine erfasst. Die PICTURE-Methode sieht 24 standardisierte und inhaltlich unterscheidbare Prozessbausteine vor:

Inhaltliche Tätigkeit

Inhaltlich prüfen
Einzahlung/Auszahlung
Formell prüfen
Bearbeitungsort wechseln
Berechnung durchführen
Dokument sichten

Verschriftlichung & Dokumentation

Vorgang registrieren
Vorgang zu den Akten nehmen
Dokument erstellen
Dokument bearbeiten
Dokument unterschreiben
Dokument aussondern

Informationsbeschaffung & Koordination

Beratung durchführen
Absprache/Vereinbarung treffen
Recherche durchführen
Rückfrage durchführen

Informationsflüsse

Dokument/Information entgegennehmen
Dokument/Information versenden

Medienwechsel

Daten in EDV eingeben
Datenträger bespielen
Scannen
Drucken
Kopieren

Spezielle Tätigkeit

Spezielle Tätigkeit durchführen

Eine ausführliche Erläuterung zu allen verfügbaren Prozessbausteinen finden Sie hier: Übersicht PICTURE-Prozessbausteine.

Teilprozesse

Symbol	Name	Beschreibung

Symbol	Name	Beschreibung
	Geschlossener Teilprozess (“zugeklappter Teilprozess”)	Ein Teilprozess beinhaltet eine Menge von Einzelaktivitäten und dient zur handhabbaren Darstellung von komplexen Sachverhalten. Der Teilprozess wird entsprechend der darin "gekapselten" Tätigkeiten benannt. Von den Details der Einzelaktivitäten wird in der grafischen Darstellung abstrahiert, diese werden optional in separaten Teilprozessdiagrammen dargestellt ("Auslagern der Details").
	Aufgeklappter Teilprozess	Aufgeklappte Teilprozesse dienen der Gliederung des Prozesses. Inhaltlich-sachlogisch eng zusammengehörende Aktivitäten können in einem aufgeklappten Teilprozess gekapselt werden. Die Einzelaktivitäten werden hierbei im Gegensatz zum zugeklappten Teilprozess nicht in ein eigenständiges Diagramm ausgelagert sondern zusammen mit den übrigen Teilen des Prozesses dargestellt.
	Aufruf-Element (“Call Activity”)	Mit Hilfe des Aufruf-Elementes ist es möglich, einen angrenzenden Prozesse mit dem modellierten Prozess zu verknüpfen. Diese Verknüpfung drückt aus, dass an dieser Stelle des Prozesses zunächst der verknüpfte Prozess ausgeführt wird, bevor mit diesem Prozess fortgefahren wird.

Wiederholungen

Aktivitäten (Prozess-Bausteine, Teilprozesse) können mittels Wiederholungs-Markern gekennzeichnet werden, um darzustellen, dass die entsprechende Aktivität innerhalb der selben Prozess-Instanz mehrfach durchlaufen wird.

Symbol	Name	Beschreibung

Symbol	Name	Beschreibung
	Schleife	Diese Aktivität wird wiederholt, solange eine Bedingung zutrifft (Schleife). Die zu prüfende Bedingung kann z.B. durch eine textuelle Anmerkung im Modell dokumentiert werden.
	Multi-Instanz (sequentiell)	Die Aktivität wird mehrfach ausgeführt. Die Anzahl der Ausführungen steht vorab fest, da die Anzahl an zu bearbeitenden Objekten bekannt ist (z.B. Durchführung eines Arbeitschrittes für jede einzelne Positionen einer Bestellung). Die einzelnen Ausführungen der Aktivität finden nacheinander statt.
	Multi-Instanz (parallel)	Wie Mehrfach-Instanz (sequentiell) mit dem Unterschied, dass die einzelnen Aktivitäten parallel und ohne Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.

Ereignisse

Mit Ereignissen werden wichtige eintretende oder auslösende Zustände in einem Prozess bzw. Teilprozess gekennzeichnet. Hierbei wird unterschieden, ob das Ereignis eine Prozess-Instanz auslöst, innerhalb des Prozessablaufs auftritt oder eine Prozessinstanz beendet.

Startereignisse stehen am Anfang eines Prozesses bzw. Teilprozesses und kennzeichnen, wodurch eine Instanz dieses Prozesses ausgelöst wird.
Zwischenereignisse treten während des Prozesses auf und beschreiben, worauf an der entsprechenden Stelle gewartet bzw. was dort ausgelöst wird. Weiterhin dienen sie der Kennzeichnung von wichtigen "Meilensteinen" im Prozessablauf.
Endereignisse treten am Ende eines Prozesses auf und beschreiben, wodurch dieses gekennzeichnet ist.

Zur näheren Beschreibung können Start-, Zwischen- und Endereignisse optional typisiert werden. Der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, welcher Ereignis-Typ wie verwendet werden darf:

Je nach Typ können Ereignisse als Start-, Zwischen und/oder End-Ereignis verwendet werden. Der folgenden Tabelle können Sie entnehmen, welcher Ereignis-Typ wie verwendet werden darf:

	Beispiele	Startereignis	Zwischenereignis		Endereignis
		Standard	eintretend / empfangend	auslösend / sendend	Standard
Untypisierte Ereignisse, i.d.R. am Start oder Ende eines Prozesses.	Bürger spricht mündlich vor
Nachricht: Empfang und Versand von Nachrichten im weiteren Sinne (z.B. physisches oder digitales Dokument, Information)	Antrag ist eingegangen
Zeit: Periodische zeitliche Ereignisse, Zeitpunkte oder Zeitspannen	an jedem Ersten eines Monats; alle drei Monate; nach 14 Tagen
Eskalation: Meldung an den nächsthöheren Verantwortlichen	Vorgesetzte Stelle wurde informiert; Fallbearbeitung wurde Dienstaufsicht übergeben
Bedingung: Reaktion auf veränderte Bedingungen (insb. im Rahmen von Geschäftsregeln)	Restbestand ist auf weniger als 20% der Lagerkapazität gesunken; Jahresbudget ist zu mehr als 80% verbraucht
Link: Link-Ereignisse dienen dazu, einen z.B. aus Platz- oder Gestaltungsgründen aufgetrennten Sequenzfluss (Fortsetzung an anderer Stelle des Prozessmodells, z.B. auf einem anderen Diagramm) zu kennzeichnen. Link-Ereignisse sollten somit immer paarweise auftreten (sendend / empfangend). Sie sind entsprechend zu beschriften, sodass ein (menschlicher) Leser den Zusammenhang herstellen kann.	weiter auf Diagramm 2; Fortsetzung von Diagramm 1
Fehler: Auslösen und Behandeln von definierten Fehlern.	Speichervorgang in Datenbank ist fehlgeschlagen
Signal: Signal an (potentiell) mehrere Prozesse. Auf dasselbe Signal kann mehrfach (d.h. in mehreren Prozess-Instanzen) reagiert werden.	Dienstvorschrift XYZ geändert
Terminierung: Löst die sofortige Beendigung der Prozess-Instanz aus.	Antrag wurde zurückgezogen

Kontrollfluss-Operatoren (Gateways)

Symbol	Name	Beschreibung
Mit Verzweigungen wird dargestellt, wie mit den folgenden Teilen eines Prozesses zu verfahren ist.