Modellelemente in der Fachschale PICTURE-BPMN

Prozess-Bausteine

Ein PICTURE-Prozessbaustein stellt eine fachlich wiederkehrende Tätigkeit dar. Prozesse werden durch Zusammensetzen dieser Bausteine erfasst. Die PICTURE-Methode sieht 24 standardisierte und inhaltlich unterscheidbare Prozessbausteine vor:

Inhaltliche Tätigkeit

• Inhaltlich prüfen

• Einzahlung/Auszahlung

• Formell prüfen

• Bearbeitungsort wechseln

• Berechnung durchführen

• Dokument sichten

Verschriftlichung & Dokumentation

• Vorgang registrieren

• Vorgang zu den Akten nehmen

• Dokument erstellen

• Dokument bearbeiten

• Dokument unterschreiben

• Dokument aussondern

Informationsbeschaffung & Koordination

• Beratung durchführen

• Absprache/Vereinbarung treffen

• Recherche durchführen

• Rückfrage durchführen

Informationsflüsse

• Dokument/Information entgegennehmen

• Dokument/Information versenden

Medienwechsel

• Daten in EDV eingeben

• Datenträger bespielen

• Scannen

• Drucken

• Kopieren

Spezielle Tätigkeit

• Spezielle Tätigkeit durchführen

Eine ausführliche Erläuterung zu allen verfügbaren Prozessbausteinen finden Sie hier: Übersicht PICTURE-Prozessbausteine.

Geschlossener Teilprozess
(“zugeklappter Teilprozess”)

Ein Teilprozess beinhaltet eine Menge von Einzelaktivitäten und dient zur handhabbaren Darstellung von komplexen Sachverhalten. Der Teilprozess wird entsprechend der darin "gekapselten" Tätigkeiten benannt. Von den Details der Einzelaktivitäten wird in der grafischen Darstellung abstrahiert, diese werden optional in separaten Teilprozessdiagrammen dargestellt ("Auslagern der Details").

Aufgeklappter Teilprozess

Aufgeklappte Teilprozesse dienen der Gliederung des Prozesses. Inhaltlich-sachlogisch eng zusammengehörende Aktivitäten können in einem aufgeklappten Teilprozess gekapselt werden. Die Einzelaktivitäten werden hierbei im Gegensatz zum zugeklappten Teilprozess nicht in ein eigenständiges Diagramm ausgelagert sondern zusammen mit den übrigen Teilen des Prozesses dargestellt.

Aufruf-Element
(“Call Activity”)

Mit Hilfe des Aufruf-Elementes ist es möglich, einen angrenzenden Prozesse mit dem modellierten Prozess zu verknüpfen. Diese Verknüpfung drückt aus, dass an dieser Stelle des Prozesses zunächst der verknüpfte Prozess ausgeführt wird, bevor mit diesem Prozess fortgefahren wird.

Schleife

Diese Aktivität wird wiederholt, solange eine Bedingung zutrifft (Schleife). Die zu prüfende Bedingung kann z.B. durch eine textuelle Anmerkung im Modell dokumentiert werden.

Multi-Instanz (sequentiell)

Die Aktivität wird mehrfach ausgeführt. Die Anzahl der Ausführungen steht vorab fest, da die Anzahl an zu bearbeitenden Objekten bekannt ist (z.B. Durchführung eines Arbeitschrittes für jede einzelne Positionen einer Bestellung). Die einzelnen Ausführungen der Aktivität finden nacheinander statt.

Multi-Instanz (parallel)

Wie Mehrfach-Instanz (sequentiell) mit dem Unterschied, dass die einzelnen Aktivitäten parallel und ohne Einhaltung einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden.

Beispiele

Untypisierte Ereignisse, i.d.R. am Start oder Ende eines Prozesses.

Bürger spricht mündlich vor

Nachricht: Empfang und Versand von Nachrichten im weiteren Sinne (z.B. physisches oder digitales Dokument, Information)

Antrag ist eingegangen

Zeit: Periodische zeitliche Ereignisse, Zeitpunkte oder Zeitspannen

an jedem Ersten eines Monats; alle drei Monate; nach 14 Tagen

Eskalation: Meldung an den nächsthöheren Verantwortlichen

Vorgesetzte Stelle wurde informiert; Fallbearbeitung wurde Dienstaufsicht übergeben

Bedingung: Reaktion auf veränderte Bedingungen (insb. im Rahmen von Geschäftsregeln)

Restbestand ist auf weniger als 20% der Lagerkapazität gesunken; Jahresbudget ist zu mehr als 80% verbraucht

Link: Link-Ereignisse dienen dazu, einen z.B. aus Platz- oder Gestaltungsgründen aufgetrennten Sequenzfluss (Fortsetzung an anderer Stelle des Prozessmodells, z.B. auf einem anderen Diagramm) zu kennzeichnen. Link-Ereignisse sollten somit immer paarweise auftreten (sendend / empfangend). Sie sind entsprechend zu beschriften, sodass ein (menschlicher) Leser den Zusammenhang herstellen kann.

weiter auf Diagramm 2; Fortsetzung von Diagramm 1

Fehler: Auslösen und Behandeln von definierten Fehlern.

Speichervorgang in Datenbank ist fehlgeschlagen

Signal: Signal an (potentiell) mehrere Prozesse. Auf dasselbe Signal kann mehrfach (d.h. in mehreren Prozess-Instanzen) reagiert werden.

Dienstvorschrift XYZ geändert

Terminierung: Löst die sofortige Beendigung der Prozess-Instanz aus.

Antrag wurde zurückgezogen

Mit Verzweigungen wird dargestellt, wie mit den folgenden Teilen eines Prozesses zu verfahren ist.

Exklusive datenbasierte Verzweigung
(“Entweder/Oder-Verzweigung (XOR)”)

Bei dieser Verzweigung handelt es sich um eine datenbasierte Fallunterscheidung. Abhängig von den vorhandenen Prozessdaten wird der Prozessfluss an genau einem Pfad weitergeleitet.

Als Beschreibung der exklusiven datenbasierten Verzweigung ist eine Frage zu formulieren, die zwecks Fallunterscheidung zu beantworten ist. Die zu unterscheiden Antworten sind entsprechend als Beschriftung an den aus dem Verzweigungssymbol ausgehenden Sequenzfluss-Verbindern zu verwenden.

Inklusive datenbasierte Verzweigung
(“inklusive Oder-Verzweigung (OR)”)

Die inklusive Verzweigung leitet den Prozessfluss in Abhängigkeit von den vorhandenen Prozessdaten an mindestens einen Pfad weiter. Es können auch mehrere (im Extremfall sogar alle) nachfolgenden Pfade gleichzeitig ausgeführt werden.

Exklusive ereignisbasierte Verzweigung

Zur Modellierung einer ereignisbasierten Fallunterscheidung wird diese Verzweigung genutzt. In der Regel folgen dieser Verzweigung zwei oder mehr eintretende Zwischenereignisse. Sobald eines der Ereignisse eingetreten ist, wird der auf diesem Ereignis folgende Pfad durch den Prozess beschritten. Der alternative Pfad wird für dieselbe Prozess-Instanz dann nicht mehr beschritten - auch dann nicht, wenn das zugehörige Ereignis zu einem späteren Zeitpunkt noch eintreten sollte.

Achtung: Im Gegensatz zu den anderen Kontrollflussoperatoren kann die “ereignisbasierte Verzweigung” nicht spiegelbildlich zur Zusammenführung verschiedener Kontrollfluss-Pfade genutzt werden.

Mit Zusammenführungen/Verschmelzungen wird dargestellt, ob und wie zusammenlaufende Teile von Prozessen aufeinander abgestimmt / synchronisiert werden:

Entweder-Oder-Zusammenführung 

Eine Entweder-Oder-Zusammenführung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aufgabe A und mit Aufgabe B bei Ankunft an der Zusammenführung unabhängig voneinander einfach weiterlaufen. Die auf die Zusammenführung folgenden Prozessteile werden daher mehrfach durchlaufen (einmal für jeden in die Zusammenführung einmündenden Prozess-Pfad).

Verschmelzung 
(“UND-Zusammenführung”)

Eine Verschmelzung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aufgabe A und mit Aufgabe B bei Ankunft an der Verschmelzung aufeinander warten und erst wenn die Prozesseteile A und B angekommen sind, läuft der Prozess weiter. Der unmittelbar auf die Verschmelzung folgende Prozessteil wird daher nur einmal durchlaufen.

Oder-Verschmelzung
(“ODER-Zusammenführung”)

Eine Oder-Verschmelzung drückt aus, dass ein Prozessteil bei Ankunft an der Verschmelzung auf alle anderen aktiven, parallel ausgeführten Prozessteile wartet. Erst wenn all diese Prozessteile bei der Verschmelzung angekommen, sind läuft der Prozess weiter.

Sequenzfluss

Ein Sequenzfluss verbindet (innerhalb eines Pools) die Modellelemente untereinander, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Elemente (in einem Pfad) auszuführen sind.

Nachrichtenfluss

Ein Nachrichtenfluss wird in Form von gestrichelten Linien dargestellt. Nachrichten dürfen nur zwischen Pools oder zwischen deren Elementen ausgetauscht werden. Innerhalb ein und desselben Pools dürfen keine Nachrichtenflüsse genutzt werden.

Nachricht

Eine Nachricht konkretisiert den Inhalt des Nachrichtenflusses.

Datenobjekt / Dokument

Datenobjekte stellen Informationen dar, die innerhalb des Prozesses erstellt, genutzt und weitergegeben werden, wie z.B. Dokumente oder E-Mails. Datenobjekte sollten nur dargestellt werden, wenn der Sachverhalt besonders wichtig erscheint.

Datenspeicher

Der Datenspeicher ermöglicht dem Prozess das Lesen oder dauerhafte Speichern von Daten. Er existiert unabhängig von der Lebensdauer der Prozessinstanz, z.B. eine Datenbank oder ein Aktenschrank.

Datenspeicher stellen die Möglichkeit dar, Daten im Prozess (dauerhaft) abzulegen und an andere Stelle (z.B. durch andere Prozess-Instanzen) wieder auszulesen. Sie existieren unabhängig von der Lebensdauer einer Prozess-Instanz. Bei Datenspeichern in diesem Sinne kann es sich z.B. um Datenbanken, Anwendungssysteme, Büroablagen, Schränke oder Archive handeln.

Textuelle Anmerkung

Jedes Modellelement kann durch eine textuelle Anmerkung kommentiert werden. Durch eine Verbindungslinie kann die Anmerkung visuell mit dem entsprechenden Bezugsobjekt verknüpft werden.

Gruppe

Mit der Gruppe lässt sich ein sachlogischer Zusammenhang zwischen den von diesem Symbol umspannten Modellelementen visuell darstellen, ohne dass dies Einfluss auf den Sequenzfluss sowie die Verantwortlichkeiten für die Ausführung einer Prozess-Instanz hat.

Pool

Ein Pool kennzeichnet die Grenzen von Prozessen und Teilprozessen.

Schwimmbahn

Mit Schwimmbahnen kann ein Pool unterteilt werden. Hiermit wird dargestellt, welche Organisationseinheiten, Rollen oder IT-Systeme Teile eines Prozesses bzw. Teilprozesses durchführen.

Geschlossener Pool

Ein geschlossener Pool kennzeichnet eine(n) externe(n) Beteiligten/Rolle/Organisationseinheit oder einen anderen konkreten Prozess, der mit dem modellierten Prozess oder Teilprozess in Beziehung steht und Nachrichten austauscht.

Innerhalb eines geschlossenen Pools gibt es keine weiteren Elemente. Sein genauer Inhalt wird nicht dargestellt.