Abbildung der Aufbauorganisation

Die Möglichkeiten der PICTURE-Methode zur Abbildung der Aufbauorganisation in einem Organisationsmodell orientieren sich inhaltlich an der bekannten Darstellungstechnik des Organigramms. Das Organigramm basiert auf dem Grundsatz der hierarchischen Darstellung verschiedener Organisationseinheiten und feineren Organisationselementen.

Es lassen sich folgende Organisationselemente identifizieren, welche für die Abbildung der Verwaltungsorganisation infrage kommen.

Organisationselement	Beschreibung
Organisationseinheit	In einer Organisationseinheit werden Stellen und Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium zusammengefasst. Klassisches Kriterium der öffentlichen Verwaltung die Zusammenfassung von fachlich ähnlichen Aufgaben, wie z. B. Recht und Ordnung oder Bauwesen. Organisationseinheiten haben damit einen starken fachlich-inhaltlichen Zusammenhang. Organisationseinheiten werden entsprechend des gewählten Gliederungskriteriums hierarchisch untergliedert, z. B. in Dezernate, Ämter, Abteilungen und Sachgebiete (kommunale Ebene) oder in Abteilungen und Referate (Ministerialebene).
Stelle	Stellen sind abstrakte Einheiten, die zur Übernahme verschiedener Aufgaben gebildet werden. Sie stellen die kleinste selbstständig handelnde organisatorische Einheit dar. Stellen sind ihrer entsprechenden Organisationseinheit zugeordnet und können unter sich ebenfalls hierarchisch gegliedert werden. Stellen definieren sich lediglich über die von ihnen zu erfüllenden Aufgaben und sind daher personenunabhängig.
Stellenbesetzung (mit einer oder mehreren Person/en)	Die Stellenbesetzungen belegen die definierten Stellen mit entsprechenden Personen. Hierbei kann eine Stelle durchaus durch mehrere Personen besetzt werden, wenn dies z. B. kapazitätsbedingt notwendig ist. Der Name des Stelleninhabers ist hier zu pflegen.
Vergütungsgruppe	Für jede Stelle kann optional eine Vergütungsgruppe hinterlegt werden um die tarifrechtliche Bewertung der Stelle abzubilden. Für jede Vergütungsgruppe kann ein kalkulatorischer Kostenverrechnungssatz erfasst werden (kalkulatorische Kosten pro Arbeitsminute des Stelleninhabers).

Die genannten Bestandteile lassen sich flexibel zu einem Organisationsmodell zusammensetzen.
Bitte beachten Sie, dass es nicht "die (eine) richtige" Art der Zusammensetzung gibt.
Es ist wichtig, dass Sie sich im Vorfeld überlegen, welche Art der Organisationsabbildung für Ihr Vorhaben zweckmäßig ist.

Zusammenhang von Organisationseinheiten und Stellen

Organisationseinheiten werden in der PICTURE-Prozessplattform verwendet, um

Prozessen eine organisatorisch-fachlich verantwortliche Organisationseinheit zuordnen zu können
Teilprozessen eine durchführende Organisationseinheit zuordnen zu können.
Bündelungen von ausführenden Stellen (Arbeitskapazitäten) vornehmen zu können.

Bilden Sie die Organisationseinheiten daher so ab, dass Sie diese genannten Zwecke sinnvoll erfüllen können.

Möglichkeiten der Organisationseinheiten

Eine Organisationseinheit ist eine namentlich bekannte Einheit innerhalb der Gesamtorganisation.
Eine Organisationseinheit kann eine oder mehrere untergeordnete Organisationseinheiten besitzen.
Eine Organisationseinheit kann eine oder mehrere Stellen besitzen.

Abbildungsmöglichkeiten von Stellen

Für die Abbildung und Nutzung von Stellen unterhalb der Organisationseinheiten bietet die PICTURE-Prozessplattform bewusst ein flexibles System an.

Stellen werden in der PICTURE-Prozessplattform verwendet, um

an Prozessbausteinen eine ausführende Einheit zu hinterlegen (z.B. zur Kapazitätsbedarfsbestimmung).
fachliche Stellenwechseln innerhalb der Ausführung einer Organisationseinheit abzubilden.

Hinweis

Die Abbildung von Stellen und dauerhafte Pflege von Stelleninformationen kann - je nach Anspruchs- und Detaillierungsgrad - sehr aufwändig werden.
Bestimmen Sie daher im Vorfeld einer vollständigen Modellierung die gewünschte Abbildungsgenauigkeit.
Ggf. bietet es sich an, je nach Projekt- oder Produktbereich verschiedene Abbildungsgenauigkeiten zu wählen.

Die PICTURE-Prozessplattform gibt Ihnen nicht strikt vor, wie Sie eine Stelle abbilden sollten.

Eine Stelle wird innerhalb einer Organisationseinheit angelegt.

Hierbei ist es notwendig, dass Sie für die Stelle genau einen Stellentyp angeben. Dies ist die einfachste Abbildung einer Stelle. Dies bedeutet, dass Sie lediglich die Aussage treffen, dass es in der betreffenden Organisationseinheite eine Stelle vom entsprechenden Stellentyp gibt.

Darüberhinaus können Sie der Stelle folgende Informationen hinzufügen:

Vergütungsgruppe: Hiermit belegen Sie die Stelle mit einem kalkulatorischen Kostenverrechnungssatz.
Personen: Hiermit belegen Sie die Stelle mit einer mehrerer Stellenbesetzungen inkl. %-Angabe.
Gesamtkapazität: Hiermit geben Sie an, mit welcher Kapazität die Stelle aktuell besetzt ist. Sie geben hierbei zwei Werte an. Zum einen eine Wochenstundenkapazität und zum anderen die Anzahl der kalkukalorischen Arbeitskräfte. Das Produkt der beiden ergibt die Gesamtkapazität der Stelle in Wochenstunden.

Möglichkeiten der Stellen

Eine Stelle beschreibt eine ausführende Einheit innerhalb einer Organisationseinheit.
Einer Stelle kann genau einer Vergütungsgruppe zugeordnet werden.
Einer Stelle kann genau eine Gesamtkapazität in Wochenstunden zugewiesen werden.
Einer Stelle können ein oder mehrere Personen als Stellenbesetzung zugeordnet werden.

Stellentypen

Der Stellentyp ist ein Einfachauswahl-Attribut des Prozesskontexttyps "Stelle". Sie können in der Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs anpassen, welche Auswahloptionen (= Stellentypen) zur Verfügung stehen sollen.

Vergütungsgruppen

Sofern Sie eine Stelle mit einem kalkulatorischen Kostenverrechnungssatz belegen möchten, müssen diese Vergütungsgruppen im Vorfeld innerhalb des aktuellen Arbeitsbereiches angelegt worden sein. Die Liste der Vergütungsgruppen pflegen Sie im entsprechenden Prozesskontext.

Personen

Sofern Sie eine Stelle mit einer Stellenbesetzung belegen möchten, müssen diese im Vorfeld im Prozesskontext "Personen" angelegt worden sein.

Gesamtregeln im Überblick

Egal, ob Sie sich nun für eines der Szenarien entscheiden oder eine eigene Organisations- und Stellenabbildung nutzen möchten, die unten stehenden Regeln und Möglichkeiten sind von der Plattform vorgegeben. Innerhalb dieses Gestaltungsrahmens haben Sie freie Hand.

Allgemeiner Zusammenhang der Bestandteile

Eine Organisationseinheit ist eine namentlich bekannte Einheit innerhalb der Gesamtorganisation.
Eine Organisationseinheit kann eine oder mehrere untergeordnete Organsationseinheiten besitzen.
Eine Organisationseinheit kann eine oder mehrere Stellen besitzen.
Eine Stelle beschreibt eine ausführende Einheit innerhalb einer Organisationseinheit.
Einer Stelle kann ein Stellentyp zugeordnet werden.
Einer Stelle kann genau einer Vergütungsgruppe zugeordnet werden.
Einer Stelle kann genau eine Gesamtkapazität in Wochenstunden zugewiesen werden.
Einer Stelle können ein oder mehrere Personen als Stellenbesetzung zugeordnet werden.
Ein Stellentyp ist die gröbste inhaltliche Beschreibung einer Stelle.
Eine Vergütungsgruppe definiert einen kalkulatorischen Kostensatz in EUR pro Arbeitsminute.
Eine Person ist eine namentlich bekannte Person der Gesamtorganisation.

PICTURE Informationsportal 2025.1

Wie kann ich mit der PICTURE-Methode ein Organisationsmodell erstellen?