KI-Assistenten: Voraussetzungen und Freischaltung
Auf dieser Seite erfahren Sie, welche Voraussetzungen für die Nutzung der seit Version 2026.2.0 optional verfügbaren KI-Assistenten gelten und wie Sie die Freischaltung für Ihre PICTURE-Prozessplattform beantragen können.
Die Funktionen sind nicht standardmäßig aktiviert
Die Freischaltung erfolgt auf Antrag durch die Fachadministration
Für die Nutzung gelten ergänzende Nutzungsbedingungen
Inhalt
Rahmenbedingungen und Schritte zur Freischaltung
Die KI-Assistenten können für Ihre Organisation freigeschaltet werden. Die Freischaltung erfolgt über einen geführten Prozess, in dem alle notwendigen Voraussetzungen geprüft und – falls erforderlich – direkt abgeschlossen werden.
Folgende Rahmenbedingungen gelten:
Laufender SaaS-Vertrag
Voraussetzung für die Nutzung der KI-Assistenten ist ein bestehender SaaS-Vertrag.
Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV)
Für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist eine AVV erforderlich.
Sofern bislang keine AVV zwischen Ihrer Organisation und der PICTURE GmbH besteht, kann diese im Rahmen des Freischaltungsprozesses auf Basis unseres Vertragsmusters (Link) abgeschlossen werden. Eine Ausfüllhilfe (Link) sowie weiterführende Informationen in unseren FAQ (Link) stehen Ihnen zur Verfügung.
Ergänzende Nutzungsbedingungen (Beta)
Die KI-Assistenten werden im Beta-Status bereitgestellt. Hierfür gelten ergänzende Nutzungsbedingungen (Link), die im Rahmen der Freischaltung akzeptiert werden müssen.
Freischaltung beantragen
Die Beantragung erfolgt durch die Fachadministration direkt in der PICTURE-Prozessplattform.
Alle Personen, mit einem Benutzerkonto vom Typ “Administrator” können jederzeit selbständig und direkt aus der Prozessplattform heraus den Antragsprozess starten. Dies erfolgt über folgenden Navigationspfad:
Login → Startseite → Profilmenü (oben rechts) → „KI-Assistenten freischalten“
Die Beantragung kann einfach per Klick auf den Button “Jetzt beantragen“ gestartet werden.
Im Anschluss sehen Sie eine Eingangsbestätigung und erhalten Informationen zum weiteren Vorgehen:
Unser Support-Team meldet sich in der Regel innerhalb 1-2 Arbeitstagen per E-Mail bei Ihnen. Sie erhalten dabei alle erforderlichen Informationen und Unterlagen für die weiteren Schritte an die in Ihrem Benutzerkonto hinterlegte Adresse.
So geht es nach der Beantragung weiter
Nach dem Absenden Ihres Antrags erfolgt die weitere Abstimmung über unser Support-Team:
Sie erhalten eine E-Mail mit allen weiteren Schritten sowie den benötigten Unterlagen.
In jedem Fall müssen die Ergänzenden Nutzungsbedingungen akzeptiert werden. Darüber hinaus prüft unser Support-Team, ob bereits eine AVV vorliegt, und informiert Sie gegebenenfalls, ob vor der Freischaltung der KI-Assistenten noch eine solche Vereinbarung erforderlich ist.Senden Sie die ausgefüllten Formulare per E-Mail an unser Support-Team
Füllen Sie die Formulare digital mit einem PDF-Editor Ihrer Wahl aus und signieren Sie sie nach Möglichkeit digital. Senden Sie die ausgefüllten Unterlagen anschließend per E-Mail an support@picture-gmbh.de.Alternativ können Sie die Dokumente ausdrucken, unterschreiben, einscannen und als PDF-Datei per E-Mail übermitteln.
Falls Sie die AVV noch abschließen müssen, nutzen Sie gerne die Ausfüllhilfe (Link) um die kundenspezifischen Platzhalter-Abschnitte korrekt auszufüllen.Nach Eingang aller Unterlagen schalten wir die KI-Assistenten in der Regel kurzfristig für Ihren Mandanten frei. Wir informieren Sie per E-Mail über die erfolgte Freischaltung.
Nach Freischaltung durch das PICTURE-Support-Team stehen die zusätzlichen Funktionen zunächst den Fachadministratoren (Benutzerkonten mit Lizenztyp "Administrator") zur Verfügung. Diese können die KI-Assistenten über das Rechte- und Rollensystem gezielt für weitere Nutzende oder Nutzergruppen freigeben. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im Artikel Aktivierung der KI-Funktionen im eigenem Mandanten sowie im Video KI-Assistent für Benutzerkonten freischalten.
Hinweis zu möglichen Wartezeiten
In Einzelfällen kann es zu Verzögerungen kommen, da für die Nutzung der KI-Funktionen ausreichende Serverkapazitäten bereitgestellt werden müssen.
Wir überwachen die Auslastung kontinuierlich und erweitern die Kapazitäten bei Bedarf. Dadurch stellen wir sicher, dass die KI-Assistenten auch bei steigender Nutzung stabil und performant zur Verfügung stehen.
Sollte für die Bearbeitung eine Aufstockung der Kapazitäten abgewartet werden müssen, werden wir Sie transparent darüber informieren und Ihnen mitteilen, wann die Umsetzung erfolgen wird. Unser Ziel ist es, in jedem Fall eine Freischaltung der KI-Assistenten binnen vier Wochen nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen möglich zu machen.