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Kommentare für Prozesse und Prozesslandkarten nutzen

Anhand des oben stehenden Diagrammes können Sie den Lebenszyklus eines Kommentares zu einem Prozess oder einer Prozesslandkarte nachvollziehen. Ein neu erstellter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform als "offen". Offene Kommentare zu Prozessen oder Prozesslandkarten können auf folgende Art und Weisen erledigt werden:

Anstatt einen offenen Kommentar zu erledigen kann dieser auch gelöscht oder von seinem Autor zurückgenommen werden. Im Gegensatz zu erledigten Kommentaren werden gelöschte oder zurückgenommene Kommentare aus der Prozessplattform entfernt und können somit nicht mehr eingesehen werden.

Erledigte Kommentare können nicht wiedereröffnet und auch nicht mehr von Ihrem Autor zurückgenommen werden. Erledigte Kommentare können nur noch gelöscht werden (z.B. wenn sie auch zu Dokumentationszwecken nicht mehr benötigt werden).

Kommentare erstellen

Kommentare zu Prozessen können im Viewer und im Editor sowohl für einzelne Modell-Elemente, als auch für den Prozesssteckbrief erstellt werden. Bei Prozesslandkarten können nur Kommentare zu einzelnen Modell-Elementen erstellt werden, da Prozesslandkarten keinen eigenen Steckbrief haben.

Um einen Kommentar zum Prozesssteckbrief zu erstellen, wechseln Sie zunächst in die Prozesssteckbrief-Ansicht des Prozesses. Per Klick auf das Kommentar-Symbol oben rechts in der Steckbrief-Leiste öffnet sich das Kommentar-Fenster zum Prozesssteckbrief. Im Kommentar-Fenster können Sie nun den gewünschten Kommentar erstellen. Eine detaillierte Beschreibung zu Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.

Um einen Kommentar zu einzelnen Modell-Elementen zu erstellen, wählen Sie das gewünschte Element zunächst per Klick aus und klicken Sie danach auf das (erst dann erscheinende) Kommentar-Symbol. Nach dem Klick öffnet sich das Kommentar-Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zu den verfügbaren Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.

Offene Kommentare finden

Auf der Startseite der Prozessplattform können Sie mit den Komponenten "Offene Kommentare zu meinen Modellen" und “Von mir verfasste offene Kommentare” einsehen, wie viele Kommentare mit dem Status "offen" im Prozessregister (zu Prozessen und Prozesslandkarten) vorhanden sind.

Per Klick auf "Prozessregister" wird automatisch in das Prozessregister gewechselt und ein Filter ausgewählt, der als Ergebnis alle Prozesse und Prozesslandkarten zurückliefert, deren Kommentare mitgezählt wurden.

Im Prozessregister und in den Startseiten-Komponenten, die Prozesse und Prozesslandkarten auflisten (z.B. Persönliche Favoriten) werden Prozesse und Prozesslandkarten mit offenen Kommentaren durch ein kleines Kommentar-Symbol markiert. 

Sobald Sie einen Prozess oder eine Prozesslandkarte mit offenen Kommentaren im Viewer oder Editor öffnen, sehen Sie links oben in der Kopfleiste, wie viele offene Kommentare es zu dem Prozess oder der Prozesslandkarte genau gibt. Per Klick auf das Symbol können Sie die Kommentar-Leiste öffnen. In dieser Leiste werden alle Kommentare zum Prozess bzw. zur Prozesslandkarte angezeigt.

Außerdem werden Modell-Elemente mit offenen Kommentaren sowohl im Viewer als auch im Editor mit einem kleinen Kommentar-Symbol markiert. Per Klick auf das Symbol können Sie das Kommentar-Fenster öffnen und alle vorhandenen Kommentare zu dem Modell-Element einsehen.

Neben den Markierungen in der Plattform gibt es auch die Möglichkeit per E-Mail auf neue, offene Kommentare aufmerksam gemacht zu werden. In Ihrem Nutzerprofil haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, über welche (Kommentar-) Ereignisse Sie per E-Mail informiert werden möchten und welche (Kommentar-) Ereignisse ignoriert werden sollen. Außerdem können Sie in Ihrem Profil entscheiden, ob Sie direkt über neue (Kommentar-) Ereignisse informiert werden möchten oder eine Tageszusammenfassung erhalten wollen. 

Kommentare zurücknehmen, erledigen und löschen

Im Viewer haben Sie die Möglichkeit, Ihre selbst erstellten Kommentare über die Kommentar-Leiste oder das Kommentar-Fenster wieder zurückzunehmen, sofern diese noch offen sind. Diese Funktionalität können Sie z.B. nutzen, wenn Sie versehentlich einen Kommentar erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. Im zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben. 

Im Editor haben Sie (zusätzlich) die Möglichkeit, Kommentare in der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster zu erledigen oder zu löschen. 

Berücksichtigen Sie, dass in der Kommentar-Leiste alle Kommentare zum Prozess oder zur Prozesslandkarte angezeigt und bearbeitet werden können, während im Kommentar-Fenster nur die Kommentare zu einem einzelnen Modell-Element oder zum Prozesssteckbrief angezeigt und bearbeitet werden können. Die Kommentar-Leiste können Sie über das Kommentar-Symbol oben links in der Kopfleiste am rechten Bildschirmrand einblenden. Das Kommentar-Fenster können Sie über das Kommentar-Symbol zum Erstellen eines Kommentars am Prozesssteckbrief oder an den einzelnen Modell-Elementen öffnen. 

Obsolete Kommentare 

Obsolete Kommentare entstehen durch das Löschen eines kommentierten Modell-Elementes und existieren daher auch nur an Prozessen oder Prozesslandkarten. Ist ein Kommentar obsolet, konnte er nicht gelöst oder verworfen werden, da das Modell-Element, auf welches sich der Kommentar bezogen hat (Bezugsobjekt), zuvor gelöscht wurde. Ein obsoleter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform genau wie verworfene oder gelöste Kommentare als "erledigt". 

Die Besonderheit an obsoleten Kommentaren ist, dass obsolete Kommentare durch das rückgängig machen oder Wiederherstellen einer Änderung und das Wiederherstellen einer Version wieder geöffnet werden können. Dies ist bei Kommentaren, die auf eine andere Art und Weise erledigt wurden (verworfen oder gelöst) nicht möglich.

Kommentare für Prozesskontexte nutzen

Anhand des oben stehenden Diagrammes können Sie den Lebenszyklus eines Kommentares zu einem Prozesskontext-Element nachvollziehen. Ein neu erstellter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform als "offen". Offene Kommentare zu Prozesskontext-Elementen können auf folgende Art und Weisen erledigt werden:

Anstatt einen offenen Kommentar zu erledigen kann dieser auch gelöscht oder von seinem Autor zurückgenommen werden. Im Gegensatz zu erledigten Kommentaren werden gelöschte oder zurückgenommene Kommentare aus der Prozessplattform entfernt und können somit nicht mehr eingesehen werden.

Erledigte Kommentare können nicht wiedereröffnet und auch nicht mehr von Ihrem Autor zurückgenommen werden. Erledigte Kommentare können nur noch gelöscht werden (z.B. wenn sie auch zu Dokumentationszwecken nicht mehr benötigt werden).

Kommentare erstellen

Kommentare zu Prozesskontext-Elementen können über zwei verschiedene Wege erstellt werden. Zum einen können Sie das zu kommentierende Element per Klick in der Prozesskontext-Hierarchie auswählen und dann auf das Kommentar-Symbol in der Werkzeugleiste klicken.

Zum anderen können Sie mit einem Rechtsklick auf das zu kommentierende Prozesskontext-Element klicken und im erscheinenden Menü den Eintrag "Kommentare ansehen/ erfassen" anklicken.

Bei beiden Varianten öffnet sich nach dem Klick auf das Kommentar-Symbol bzw. den Menüeintrag das Kommentar-Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zu den verfügbaren Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.

Offene Kommentare finden

Auf der Startseite der Prozessplattform können Sie in den Komponenten "Offene Kommentare zu meinen Modellen" und “Von mir verfasste offene Kommentare” einsehen, wie viele Kommentare mit dem Status "offen" es zu Prozesskontext-Elementen gibt.

Sobald Sie mit der Maus über "Prozesskontexte" in der Komponente “Offene Kommentare zu meinen Modellen” fahren, wird eingeblendet, wie viele Kommentare mit dem Status "offen" zu den einzelnen Prozesskontext-Typen vorhanden sind, auf die Sie Schreibzugriff haben.

Sobald Sie mit der Maus über “Prozesskontexte” in der Komponente “Von mir verfasste offene Kommentare” fahren, wird eingeblendet, wie viele von Ihnen verfasste, Kommentare mit dem Status "offen" zu den einzelnen Prozesskontext-Typen vorhanden sind, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben.

Per Klick auf einen der Prozesskontext-Typen wird automatisch in den entsprechenden Prozesskontext gewechselt und Sie können in der aufgeklappten Kommentarleiste alle offenen Kommentare einsehen.

Prozesskontext-Elemente mit offenen Kommentaren sind in der Prozesskontext-Hierarchie mit einem Kommentar-Symbol markiert. 

Außerdem können Sie anhand des Kommentar-Symbols direkt über der Prozesskontext-Hierarchie erkennen, wie viele offene Kommentare es in dem geöffneten Prozesskontext gibt.

Neben den Markierungen in der Plattform gibt es auch die Möglichkeit per E-Mail auf neue, offene Kommentare aufmerksam gemacht zu werden. In Ihrem Nutzerprofil haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, über welche (Kommentar-) Ereignisse Sie per E-Mail informiert werden möchten und welche (Kommentar-) Ereignisse ignoriert werden sollen. Außerdem können Sie in Ihrem Profil entscheiden, ob Sie direkt über neue (Kommentar-) Ereignisse informiert werden möchten oder eine Tageszusammenfassung erhalten wollen. 

Kommentare zurücknehmen, erledigen und löschen

Als Autor eines Kommentares haben Sie die Möglichkeit Ihre selbst erstellten Kommentare über die Kommentar-Leiste oder das Kommentar-Fenster wieder zurückzunehmen, sofern diese noch offen sind. Diese Funktionalität können Sie z.B. nutzen, wenn Sie versehentlich einen Kommentar erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben. 

Mit Schreibzugriff auf den kommentierten Prozesskontext haben Sie (zusätzlich) die Möglichkeit Kommentare in der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster zu erledigen oder zu löschen. 

Berücksichtigen Sie, dass in der Kommentar-Leiste alle Kommentare zum geöffneten Prozesskontext angezeigt und bearbeitet werden können, während im Kommentar-Fenster nur die Kommentare zu einem einzelnen Prozesskontext-Element angezeigt und bearbeitet werden können. Die Kommentar-Leiste können Sie über das Kommentar-Symbol direkt über der Prozesskontext-Hierarchie am rechten Bildschirmrand einblenden. Das Kommentar-Fenster können Sie über das Kommentar-Symbol zum Erstellen eines Kommentars an den einzelnen Prozesskontext-Elementen öffnen. 

Kommentare zu Prozesskontexten im Kurzinformationsdialog erfassen

Neben der Kommentierung von Prozesskontext-Elementen im Prozesskontext-Modul haben Sie auch die Möglichkeit, Prozesskontext-Elemente direkt an den Stellen, an denen Sie verlinkt sind (z.B. in einem Modell-Element-Steckbrief) zu kommentieren. Dazu öffnen Sie zunächst die Kurzinformationen des verlinkten Prozesskontext-Elementes per Klick auf den Link.

In den nun angezeigten Kurzinformationen können Sie per Klick auf "Kommentar erfassen" unten links das Kommentar-Fenster öffnen und dort einen Kommentar zum angeklickten Prozesskontext-Element (in diesem Fall die Stelle "Schreibkraft") erfassen.

Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen

In der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster können Sie sich einen Überblick über vorhandene offene und erledigte Kommentare verschaffen. Über die Knöpfe oben links in der Leiste bzw. oben rechts im Fenster können Sie entscheiden, ob Sie die offenen oder die erledigten Kommentare sehen möchten. Berücksichtigen Sie dabei, dass in der Kommentar-Leiste immer alle Kommentare zum Prozess / zur Prozesslandkarte bzw. zum Prozesskontext-Typ angezeigt werden, während im Kommentar-Fenster immer nur die Kommentare zum Modell-Element, Prozesssteckbrief oder Prozesskontext-Element angezeigt werden, an dem das Kommentar-Fenster ursprünglich geöffnet wurde. 

Obwohl in der Kommentar-Leiste und im Kommentar-Fenster im Wesentlichen dieselben Funktionen zur Verfügung stehen, gibt es dennoch einige Unterschiede:

Wie bereits im oberen Teil der Seite beschrieben können Kommentare nur über das Kommentar-Fenster erstellt werden. Wird das Kommentar-Fenster über einen Knopf zum Erstellen eines Kommentars geöffnet, können Sie direkt Ihren Kommentar eintippen.

Haben Sie das Kommentar-Fenster über das kleine graue Kommentar-Symbol an einem Modell-Element oder über das Menü an einem Prozesskontext-Element geöffnet, müssen Sie zunächst links oben auf "Kommentar erfassen" klicken, bevor Sie Ihren Kommentar eintippen können.

In der Kommentar-Leiste haben Sie nicht die Möglichkeit, Kommentare zu erfassen. Dafür wird an dieser Stelle an jedem Kommentar ein Link zu seinem Bezugsobjekt eingeblendet. Per Klick wird das Bezugsobjekt ausgewählt und in dem für Sie sichtbaren Bereich angezeigt.

Die Kommentar-Leiste können Sie über das "X" oben rechts wieder schließen. Außerdem können Sie zwischenzeitlich durch andere Nutzer erstellte Kommentare oder Anmerkungen per Klick auf das runde Pfeil-Symbol nachladen.

Kommentare erledigen 

Offene Kommentare können sowohl in der Kommentar-Leiste, als auch im Kommentar-Fenster gelöst oder verworfen werden. Um dies zu tun, fahren Sie mit der Maus über den zu erledigenden Kommentar und klicken entweder direkt auf das Häkchen, um den Kommentar zu lösen, oder klappen das Menü über den kleinen Pfeil nach unten aus und wählen dann "Lösen" oder "Verwerfen" aus. Sobald Sie auf das Häkchen, "Lösen" oder "Verwerfen" geklickt haben, wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Sie bestätigen müssen, um die gewünschte Aktion durchzuführen.

Lösen Sie einen Kommentar, wenn Sie den "To-do-Marker", das Feedback, den Fehler o.Ä. auf den der Kommentar hingewiesen hat, erfolgreich umgesetzt haben. Verwerfen Sie einen Kommentar, wenn Sie den "To-do-Marker", das Feedback, den Fehler o.Ä. auf den der Kommentar hingewiesen hat, nicht umgesetzt haben oder dieser z.B. auf Grund von Änderungen am Prozess, der Prozesslandkarte, der Prozesskontext-Hierarchie oder dem Prozesskontext-Element irrelevant geworden ist. 

Anmerkungen erstellen

Sowohl im Kommentar-Fenster als auch in der Kommentar-Leiste haben Sie die Möglichkeit, Anmerkungen zu Kommentaren zu erstellen, um z.B.

• eine Rückfrage an den Autor eines offenen Kommentars zu stellen
• einen Kommentar um weitere Informationen zu ergänzen
• eine Begründung für das Verwerfen eines Kommentars zu hinterlegen 

Um die erste Anmerkung an einem Kommentar zu erstellen, fahren Sie mit der Maus über den gewünschten Kommentar und klicken Sie dann auf "Anmerkung hinzufügen".

Tippen Sie nach dem Klick Ihre Anmerkung in das erscheinende Feld ein und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf "Anmerkung hinzufügen".

Falls bereits Anmerkungen zu dem gewählten Kommentar vorhanden sind, müssen Sie die vorhandenen Anmerkungen zunächst per Klick auf "Anmerkungen" ausklappen. Danach können Sie Ihre Anmerkung per Klick auf "Anmerkung hinzufügen" unter der letzten Anmerkung hinzufügen. Anmerkungen können auf dem gleichen Wege, wie sie ausgeklappt wurden auch wieder eingeklappt werden

Kommentare zurücknehmen oder löschen

Um einen Kommentar endgültig aus der Prozessplattform zu entfernen, können Sie den Kommentar entweder zurücknehmen oder löschen. Berücksichtigen Sie, dass Sie nur selbst erstellte, offene Kommentare zurücknehmen können, aber mit den richtigen Berechtigungen sowohl offene als auch erledigte Kommentare löschen können. Das Löschen von Kommentaren beschränkt sich nicht auf selbst erstellte Kommentare. Sie können auch Kommentare von anderen Nutzern löschen.

Um einen Kommentar zurückzunehmen, fahren Sie mit der Maus über diesen und klicken dann rechts oben am Kommentar auf das Mülleimer-Symbol. Um einen offenen Kommentar zu löschen, fahren Sie mit der Maus über diesen, klappen Sie dann das Menü über den kleinen Pfeil nach unten aus und wählen anschließend "Löschen" aus. Bei erledigten Kommentaren wird statt des Menüs ein Mülleimer-Symbol eingeblendet, über das Sie den Kommentar löschen können. Sobald Sie auf das Mülleimer-Symbol oder "Löschen" geklickt haben, wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Sie bestätigen müssen, um die gewünschte Aktion durchzuführen.

Nehmen Sie einen Kommentar zurück, wenn Sie diesen versehentlich erstellt haben oder Fehler in Ihrem Kommentar korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann einen neuen Kommentar erstellen, nachdem Sie den fehlerhaften Kommentar zurückgenommen haben. Löschen Sie einen Kommentar, wenn dieser keinen Nutzen mehr für andere Nutzer Ihrer Prozessplattform bietet.

Anmerkungen zurücknehmen oder löschen

Um eine Anmerkung endgültig aus der Plattform zu entfernen, können Sie die Anmerkung entweder zurücknehmen oder löschen. Berücksichtigen Sie, dass Sie nur selbst erstellte Anmerkungen zurücknehmen können, aber mit den richtigen Berechtigungen auch Anmerkungen von anderen Nutzern löschen können. 

Um eine Anmerkung zurückzunehmen oder zu löschen, fahren Sie mit der Maus über die gewählte Anmerkung und klicken Sie dann auf das Mülleimer-Symbol, welches neben dem Namen des Autors eingeblendet wird. Sobald Sie auf das Mülleimer-Symbol geklickt haben, wird ein kleines Fenster eingeblendet, das Sie bestätigen müssen, um die gewünschte Aktion durchzuführen.

Nehmen Sie eine Anmerkung zurück, wenn Sie diese versehentlich erstellt haben oder Fehler in Ihrer Anmerkung korrigieren möchten. In dem zuletzt genannten Fall müssten Sie dann eine neue Anmerkung erstellen, nachdem Sie die fehlerhafte Anmerkung zurückgenommen haben. Löschen Sie eine Anmerkung, wenn diese keinen Mehrwert mehr für andere Nutzer Ihrer PICTURE-Prozessplattform bietet.

Kommentare innerhalb von Freigaben nutzen

Die Kommentarfunktion steht Ihnen auch innerhalb von Freigaben zur Verfügung, sofern Sie Kommentare in der Freigabekonfiguration erlaubt haben. 

Bei der Nutzung der Kommentarfunktion innerhalb von Freigaben sind allerdings folgende Einschränkungen zu berücksichtigen:

• Kommentare können innerhalb von Freigaben nur erfasst, aber nicht erledigt oder gelöscht werden.
• Kommentare können innerhalb von Freigaben von Ihrem Autor nur während der laufenden Browser-Sitzung zurückgenommen werden (d.h. so lange, bis nach Erfassung des Kommentars das Browser-Fenster mit dem geöffneten Portal-Link geschlossen wird). 
• Bei der Erstellung eines Kommentares muss ein Nutzername angegeben werden, da auch Personen ohne eigenen Zugang zur PICTURE-Prozessplattform kommentieren können
• Kommentare zu Prozesskontext-Elementen können ausschließlich über die Kurzinformationen erfasst werden

Abgesehen von den genannten Einschränkungen können Sie die Kommentarfunktion innerhalb von Freigaben genau wie in den Abschnitten "Kommentare für Prozesse und Prozesslandkarten nutzen" und "Kommentarleiste und Kommentar-Fenster nutzen" beschrieben nutzen.