Jeder Anwender der Prozessplattform mit persönlichem Benutzerkonto kann sich auch Wunsch automatisch per E-Mail über bestimmte Ereignisse in der Prozessplattform informieren lassen:

• Modellierungsereignisse (z.B. Erstellung oder Änderung eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte)

• Kommentarereignisse (z.B. Erstellung, Erledigung oder Löschung eines Kommentars zu einem Prozess oder einem Prozesskontext-Element)

• Ereignisse in Bezug auf Aufgaben (z.B. Erstellung einer Aufgabe, Erinnerung an eine Frist, Erledigung einer delegierten Aufgabe)

• Ereignisse in Bezug auf Workflows (z.B. Abschluss einer Workflow-Phase, Abschluss eines Workflows)

Den Zeitpunkt der Benachrichtigung können Sie selbst bestimmen: Die Benachrichtigung kann direkt nach Eintritt des jeweiligen Ereignisses erfolgen (Ad-hoc-Benachrichtigung). Alternativ oder ergänzend können Sie auch eine einmal täglich verschickte Zusammenfassung über alle Ereignisse eines bestimmten Typs abonnieren, die in den vergangenen 24 Stunden aufgetreten sind (Tageszusammenfassung).

Ihre persönlichen Benachrichtigungspräferenzen können Sie in Ihrem Nutzerprofil detailliert einstellen. Die entsprechenden Optionen finden Sie im rechten Bereich des Nutzerprofils (vgl. Screenshot). Auf Wunsch können Sie sich dort auch in unseren Verteiler für technische Informationen rund um die Prozessplattform (z.B. Release-Hinweise, Information über Wartungsarbeiten) eintragen.

Die Einstellungen für Ad-hoc-Benachrichtigungen und Tageszusammenfassungen können Sie unabhängig voneinander vornehmen. Dort legen Sie jeweils pro Modul der Prozessplattform (Prozessregister, Prozesskontexte, Aufgaben) fest, über welche Ereignisse Sie informiert werden wollen.

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Inhaltsverzeichnis

Über Prozess- & Prozesslandkarten-Ereignisse informiert werden

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

Im Bezug auf Prozesse und Prozesslandkarten können Sie sich sowohl über Modellierungs- als auch über Kommentarereignisse informieren lassen. Im folgenden wird erläutert, welche konkreten Modellierungs- und Kommentarereignisse bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt werden:

Modellierungsereignisse

Mit Hilfe der E-Mail-Benachrichtigungen können Sie sich ein mal täglich über folgende Modellierungsereignisse automatisch informieren lassen:

• Eine neue Version eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte wurde gespeichert 

• Umbenennung eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte 

Kommentarereignisse

Mit Hilfe der E-Mail-Benachrichtigungen können Sie sich einmal täglich oder unverzüglich nach deren auftreten über folgende Kommentarereignisse automatisch informieren lassen:

• Erstellung eines Kommentars 

• Erstellung einer Anmerkung 

• Erledigung eines Kommentars (d.h. der Kommentar wurde gelöst, verworfen oder durch die Löschung des Bezugsobjektes obsolet)

• Wiedereröffnung eines Kommentars (Nur möglich, wenn ein Kommentar obsolet ist) 

Wie bestimmt die PICTURE-Plattform, ob ein Prozess- oder Prozesslandkarten-Ereignis für mich relevant ist?

Um zu verhindern, dass Sie unnötig viele, für Sie irrelevante E-Mails zu Ereignissen an Prozessen und Prozesslandkarten zugeschickt bekommen, erhalten Sie nur Benachrichtigungen zu Prozessen und Prozesslandkarten, wenn Sie mindestens Lesezugriff (d.h. Zugriff auf den Arbeitsbereich und Lesezugriff auf den Ordner, in dem der Prozess oder die Prozesslandkarte abgelegt ist) auf den betroffenen Prozess oder die betroffene Prozesslandkarte haben und die entsprechenden Einstellungen zum Erhalt der Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben. Außerdem müssen die im folgenden erläuterten Bedingungen zu einem Ereignis erfüllt sein, damit sie darüber per E-Mail informiert werden können:

Modellierungsereignisse

Benachrichtigungen zu Modellierungsereignissen an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten Sie nur wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf den betroffenen Prozess oder die Prozesslandkarte zutrifft:

• Sie sind als verantwortlicher Modellierer*in am betroffenen Prozess oder an der betroffenen Prozesslandkarte hinterlegt 

• Sie haben den betroffenen Prozess oder die Prozesslandkarte als "Favorit" gekennzeichnet

Kommentarereignisse

Benachrichtigungen zu Kommentarereignissen an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten Sie nur wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf den betroffenen Kommentar zutrifft:

• Sie sind als verantwortliche*r Modellierer*in am Prozess oder an der Prozesslandkarte hinterlegt, auf die sich der betroffene Kommentar bezieht

• Sie haben den Prozess oder die Prozesslandkarte, auf die sich der betroffene Kommentar bezieht, als "Favorit" gekennzeichnet

• Sie sind der Autor des betroffenen Kommentars

• Sie haben mindestens eine Anmerkung zum betroffenen Kommentar erfasst
  
  

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgenden Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Prozessen und Prozesslandkarten nur einmal täglich oder sobald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

Open

Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentar- und/oder Modellierungsereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigen, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail.
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesse- und Prozesslandkarten, die Tageszusammenfassung für Prozesskontext-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbreich aufgelistet sind.

Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen nur für Kommentar-Ereignisse und nicht für Modellierungsereignisse zur Verfügung stehen.

Über Prozesskontext-Ereignisse informiert werden

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

Im Bezug auf Prozesskontexte können Sie sich über Kommentarereignisse informieren lassen.

Folgende konkrete Kommentarereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:

• Erstellung eines Kommentars 

• Erstellung einer Anmerkung 

• Erledigung eines Kommentars (d.h. der Kommentar wurde gelöst oder verworfen)

Wie bestimmt die Plattform, ob ein Kommentarereignis für mich relevant ist?

Sie erhalten Benachrichtigungen zu Prozesskontexten, wenn

• Sie die entsprechenden Einstellungen zum Erhalt der Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben

• Sie Schreibzugriff (und Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich) auf den Prozesskontext, auf den sich der Kommentar bezieht, haben

• Sie Lesezugriff (und Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich) auf den Prozesskontext haben und Sie der Autor des ursprünglichen Kommentars sind oder Sie an dem Kommentar eine Antwort verfasst haben

Dies soll verhindern, dass Sie unnötig viele, für Sie irrelevante E-Mails zu Ereignissen an Prozesskontexten zugeschickt bekommen.

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Prozesskontexten nur einmal täglich oder sobald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen in den Prozesskontexten möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können. 
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesskontext, die Tageszusammenfassung für Prozess- und Prozesslandkarten-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbereich aufgelistet sind.

Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können.

Über Aufgaben-Ereignisse informiert werden 

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

Im Bezug auf Aufgaben können Sie sich über Änderungen an Aufgaben (inkl. Erstellung und Löschung) sowie über ggf. an den Aufgaben hinterlegte Terminerinnerungen und Fristen informieren lassen.

Folgende konkrete Aufgaben-Ereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:

• Erstellung bzw. Wiedereröffnung einer Aufgabe

• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)

• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere Bearbeiterin oder einen anderen Bearbeiter

• Erledigung einer Aufgabe

• Löschung einer Aufgabe

• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum) 

• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums einer offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)

Wie bestimmt die Prozessplattform, ob ein Aufgaben-Ereignis für mich relevant ist? 

Über ein Ereignis in Bezug auf eine Aufgabe kann grundsätzlich folgender Personenkreis benachrichtigt werden:

• die Person, welche die Aufgabe ursprünglich erfasst hat (Ersteller/-in)

• die Person, welche derzeit als “Bearbeiter/-in” für die Erledigung der Aufgabe hinterlegt ist

Je nach Art des Ereignisses werden eine oder mehrere Personen aus diesem Kreis adressiert. Bei der Ermittlung der Relevanz eines Ereignisses für eine ggf. zu benachrichtigende Person verfolgt die Prozessplattform folgende Ziele:

• Anwenderinnen und Anwender, die die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, können sich darauf verlassen, dass Sie über alle Aufgaben, bei denen sie tätig werden müssen, informiert werden. Dies betrifft insbesondere alle Ereignisse, die für die persönliche Zeitplanung bei der Bearbeitung der Aufgaben wichtig sind (z.B. Friständerungen).

• Die Erstellerinnen bzw. Ersteller von Aufgaben werden informiert, wenn Aufgaben (durch andere Personen) erledigt wurden, damit sie ggf. Folge-Aktivitäten durchführen bzw. anstoßen können.

Über folgende Ereignisse wird der/die an der Aufgabe hinterlegte “Bearbeiter/-in” informiert:

• Erstellung einer neuen Aufgabe

• Wiedereröffnung einer Aufgabe (d.h. Status-Änderung zurück auf “nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”, nachdem die Aufgabe zuvor als “erledigt” gekennzeichnet war)

• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)

• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Bearbeiterin” oder einen anderen Bearbeiter (es wird sowohl der/die alte als auch der/die neue Bearbeiter/-in informiert)

• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum)

• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums für eine offene einer Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)

• Erledigung einer Aufgabe (durch eine andere Person)

• Löschung einer Aufgabe

Über folgende Ereignisse wird der/die Ersteller/-in der Aufgabe informiert:

• Erledigung einer Aufgabe

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Aufgaben einmal täglich und/oder sobald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Aufgaben" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für Modellierungs- und Kommentarereignisse sowie für Aufgaben-Ereignisse separate Tageszusammenfassungen verschickt werden (je eine E-Mail pro Tag und Prozessplattform-Mandant, gegliedert nach Arbeitsbereichen).

Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Aufgaben" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie Termin-Erinnerungen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.

Über Workflow-Ereignisse informiert werden 

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

In Bezug auf Workflows können Sie sich über Status-Änderungen eines Workflows (inkl. Abschluss einer Workflow-Phase und Löschung) sowie über ggf. an Überschreitungen der an Workflow-Aufgaben hinterlegten Fristen informieren lassen.

Folgende konkrete Workflow-Ereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:

• Eine Workflow-Phase wurde erfolgreich abgeschlossen

• Ein Workflow wurde erfolgreich abgeschlossen

• Ein Workflow ist fehlgeschlagen

• Ein Workflow wurde abgebrochen

• Ein offener Workflow wurde gelöscht

• Die/der Verantwortliche für einen Workflow wurde geändert

• Eine Workflow-Phase wurde nicht innerhalb der vorgesehenen Frist abgeschlossen (Nur Tageszusammenfassungen)

Wie bestimmt die Prozessplattform, ob ein Workflow-Ereignis für mich relevant ist? 

Über Workflow-Ereignisse wird grundsätzlich nur die aktuell für den Workflow verantwortliche Person informiert. Die einzige Ausnahme ist, dass bei einer Änderung der verantwortlichen Person sowohl die alte als auch die neue verantwortliche Person informiert werden.

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Workflows einmal täglich und/oder so bald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Workflows" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für Modellierungs- und Kommentarereignisse, Aufgaben-Ereignisse sowie Workflow-Ereignisse separate Tageszusammenfassungen verschickt werden (je eine E-Mail pro Tag und Prozessplattform-Mandant, gegliedert nach Arbeitsbereichen).

Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Workflows" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie überschrittene Fristen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.

Über technische Ereignisse rund um Ihre Prozessplattform informiert werden

Unter dem Menüpunkt "Technische E-Mail-Benachrichtigungen zur PPP" können Sie einstellen, ob Sie E-Mail-Benachrichtigungen über "technische Informationen" rund um Ihre PICTURE-Prozessplattform (s. unten) von unserem Support erhalten möchten.

Falls Sie Ihr Einverständnis hierzu erteilen, wird Sie unser Support künftig über folgende Ereignisse informieren: 

• (geplante) Veröffentlichung von neuen Programmversionen

• Durchführung von Updates für Ihren Mandanten (inkl. Wartungsreleases)

• geplante Wartungsarbeiten und die Zeitfenster, in denen Ihr Mandant deswegen ggf. nicht zur Verfügung stehen wird

• ungeplante, Ihren Mandanten betreffende Systemausfälle und damit zusammenhängende Entstörungsmaßnahmen. 

Ihr Einverständnis zum Erhalt der o.g. technischen Informationen können Sie jederzeit über das Profil-Menü widerrufen. 

Die o.g. Funktion steht nur für Mandanten zur Verfügung, die durch die PICTURE GmbH betrieben werden. 

Beispiel-E-Mails

Ad-Hoc-E-Mail

Falls Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, könnte eine Benachrichtigungs-E-Mail z.B. wie unten dargestellt aussehen. In der E-Mail sind verschiedene Links untergebracht, über die Sie direkt in die Prozessplattform gelangen können.

Tageszusammenfassung

Falls Sie eine die Tageszusammenfassungen aktiviert haben, könnte eine Benachrichtigungs-E-Mail z.B. wie unten dargestellt aussehen. In der E-Mail sind verschiedene Links untergebracht, über die Sie direkt in die Prozessplattform gelangen können.