Prozesskontext exportieren

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Last updated: Jan. 13, 2022 by Malte Stockmann
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Die im Modul “Prozesskontext” gespeicherten Daten können Sie in verschiedenen Ausgabe-Formaten aus der Prozessplattform exportieren. Auf dieser Seite erfahren Sie, für welche Zwecke die verschiedenen Formate jeweils vorgesehen sind und wie Sie die Exporte erzeugen können.

Verfügbare Exportformate und ihre Einsatzzwecke

Mit den Export-Funktionen im Modul “Prozesskontexte” können Sie jeweils die Prozesskontext-Elemente aus einem der Prozesskontext-Kataloge (z.B. “Organisationseinheiten & Stellen”, “Leistungen, “Software”) in eine Datei exportieren. Folgende Ausgabe-Dateiformate werden unterstützt:

  • Microsoft Excel 2007 und neuer (Dateiendung “xlsx”)

  • PicJSON (proprietäres Dateiformat der PICTURE GmbH auf Basis des JSON-Formats)

Wir empfehlen Ihnen die Nutzung des Excel-Formats für folgende Zwecke:

Für folgende Zwecke empfehlen wir Ihnen die Nutzung des Formats “PicJSON”:

  • Anfertigung von Sicherheitskopien (z.B. vor umfangreichen Überarbeitungen in einem Prozesskontext-Katalog)

  • Übertragen von Prozesskontext-Katalogen (komplett oder auszugsweise) zwischen verschiedenen Prozessplattform-Arbeitsbereichen oder -Mandanten

Prinzipiell können Sie für die letztgenannten Zwecke auch Exporte im Excel-Format nutzen. Die Nutzung des PicJSON-Formats ist jedoch einfacher und erlaubt eine vollständigere Übernahme aller relevanten Daten:

  • Sie können auf Wunsch auch Teilbereiche (“Teilbäume”) eines Prozesskontext-Katalogs exportieren.

  • Der Re-Import in einen Arbeitsbereich mit kompatibler Attributkonfiguration ist einfacher möglich, da die in der Export-Datei enthaltenen Attribute vom Import-Assistenten der Prozessplattform automatisch zugeordnet werden können.

  • Beim Export im Excel-Format werden durch die Prozessplattform einige optionale Detail-Angaben zu Referenz-Attributen (z.B. Beschreibung/Anmerkung zur Zuordnung) nicht herausgeschrieben, da dies die Lesbarkeit / Nachnutzbarkeit der Excel-Dokumente erschweren würde. Im PicJSON-Format besteht diese Einschränkung nicht.

Hinweis:
Anders als beim Excel-Import werden beim Re-Import per PicJSON keine Platzhalter-Elemente für in Attributen referenzierte Prozesskontext-Elemente angelegt, wenn diese noch nicht im aktuellen Arbeitsbereich existieren.

Export durchführen

Um den Export durchführen zu können, benötigen Sie lediglich Lesezugriff auf den jeweiligen Prozesskontext-Typ. Die Durchführung der Exporte läuft für beide Dateiformate sehr ähnlich ab. Sie unterscheidet sich nur im Namen des auszuwählenden Menüpunkts im Aktionsmenü “Exportieren” in der Werkzeugleiste des Moduls “Prozesskontexte”.

Öffnen Sie zunächst im Modul “Prozesskontexte” über das Untermenü am linken Bildschirmrand den zu exportierenden Prozesskontext-Typ.

Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf den Button “Exportieren” und wählen Sie im Ausklapp-Menü das gewünschte Datenformat aus.

Wählen Sie in dem sich daraufhin öffnenden Dialog eine Attributsicht aus, um festzulegen, welche Attribute der Prozesskontext-Steckbriefe in der exportierten Datei enthalten sein sollen.

Klicken Sie abschließend im o.g. Dialog auf den Button “Download” um die Erzeugung der Export-Datei zu starten und diese herunterzuladen.

Tipp: Wenn Sie eine Datei im Format “PicJSON” erstellen möchten, können Sie auf Wunsch auch nur einen Teilbereich (“Teilbaum”) exportieren. Markieren Sie dazu das entsprechende Element in der Baumansicht und öffnen Sie per Klick auf die rechte Maustaste dessen Kontextmenü. Wählen Sie dann dort den Eintrag “Element und alle untergeordneten Elemente als PicJSON-Datei exportieren“ aus. Auch in diesem Export-Modus können Sie im folgenden Dialog vor Beginn des Download-Vorgangs die gewünschte Attribut-Sicht einstellen.