Auf dieser Informationsportalseite wird erklärt, wie Sie die verschiedenen Funktionen der Übersichtstabelle zur Verwaltung für die Benutzerkonten Ihres Prozessplattform-Mandanten nutzen können.

Zu den Funktionen zählt unter anderem das Anlegen neuer Benutzerkonten, die Zuweisung von Lizenzen, das Ändern von Passwörtern sowie das Sperren bzw. Löschen von Benutzerkonten.

Inhaltsverzeichnis

1 Support-Zugang
2 Nutzer finden
3 Benutzerkonto anlegen
4 Benutzerkonto kopieren
5 Nutzertyp ändern
- 5.1 Sperrfrist
6 Nutzertyp für mehrere Benutzerkonten ändern
7 Passwort ändern
8 Passwort eines einzelnen Nutzers zurücksetzen
9 Neue, zufällige Passwörter für mehrere Benutzerkonten setzen
10 Benutzerkonten sperren bzw. entsperren
11 Sperren bzw. Entsperren von mehreren Benutzerkonten
12 Einem Nutzer alle Berechtigungen entziehen
13 Berechtigungen eines anderen Nutzerkontos übernehmen
14 Nutzer löschen
15 Voreinstellungen für nächsten Login anpassen
16 Benachrichtigungseinstellungen für mehrere Benutzerkonten anpassen
17 Dashboard-Konfiguration für mehrere Benutzerkonten anpassen
- 17.1 1. Modus
- 17.2 2. Arbeitsbereich
- 17.3 3. Dashboard-Konfiguration
18 IP-Zugriffsbeschränkungen für mehrere Benutzerkonten setzen
19 E-Mail-Adressen exportieren
20 Vollständige Liste der Benutzerkonten exportieren
21 Einstellungen eines Benutzerkontos zurücksetzen
22 Einstellungen eines anderen Benutzerkontos übertragen
23 Inaktive Benutzerkonten anzeigen

Support-Zugang

Software-as-a-Service-Mandanten

Das Benutzerkonto “Support (PICTURE GmbH)” wird vom PICTURE-Support verwendet, um Sie bei Support-Anfragen zu unterstützen. Beispiele hierfür sind:

Analyse von Software- oder Konfigurations-Fehlern
Durchführung von Serviceaufträgen (Aktivieren von Modulen, Katalogen und Schnittstellen)
Anpassung, die durch den technischen Ansprechpartner beauftragt wurden.

Der Zugang kann nur gesperrt, jedoch nicht verändert oder gelöscht werden. Falls Sie den Support-Zugang gesperrt haben, kann es erforderlich sein, dass Sie diesen zunächst temporär wieder aktivieren müssen, damit wir bestimmte Support-Anfragen für Sie bearbeiten können. Hierauf werden wir Sie bei Bedarf gesondert hinweisen.

Nutzer finden

Sie können die Nutzertabelle anhand der Spaltenköpfe sortieren. Wenn Sie im Suchfeld der Werkzeugleiste einen Begriff eingeben, werden nur noch diejenigen Nutzerzugänge aufgelistet, deren Nutzername, Vorname, Nachname oder Abteilung den Begriff enthalten.

Um die Suche abzubrechen und wieder alle Nutzer anzuzeigen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Suchfeld.

Benutzerkonto anlegen

Rufen Sie über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste den Dialog zum Anlegen eines Administrator- oder eines normalen Benutzerkontos auf.

Füllen Sie die Dialogfelder aus und klicken Sie auf den "Weiter"-Button.

Im nun folgenden Dialog habe Sie die Möglichkeit die Gruppenmitgliedschaften zuzuordnen. Für ein Administratorkonto entfällt dabei die Auswahl des Nutzertyps und die Zuordnung von Gruppenmitgliedschaften.

Sie sollten die Berechtigungen des Nutzers möglichst über Gruppenmitgliedschaften steuern. Andernfalls folgen Sie den Anweisungen im Kapitel >Nutzer bearbeiten, um nachträglich die Berechtigungen des neuen Nutzers zu setzen.

Wenn Sie bei der Passwortvergabe "manuell vergeben" ausgewählt haben, denken Sie daran, dem Nutzer abschließend seine Zugangsdaten zukommen zu lassen.

Benutzerkonto kopieren

Alternativ suchen Sie sich ein bestehendes Benutzerkonto als Vorlage heraus und rufen in dessen Aktionsmenü den Eintrag "Benutzerkonto kopieren" auf.

Füllen Sie im darauffolgenden Dialog die Felder aus. Beim Anlegen des neuen Nutzers werden alle Gruppenmitgliedschaften und Einzelberechtigungen, sowie IP-Zugriffsbeschränkung, Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite von der Vorlage übernommen.

Wenn Sie bei der Passwortvergabe "manuell vergeben" ausgewählt haben, denken Sie daran, dem Nutzer abschließend seine Zugangsdaten zukommen zu lassen.

Nutzertyp ändern

Suchen Sie den Nutzer heraus und rufen Sie in dessem Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Nutzertyp aus.

Der Nutzertyp von Anonymen Lesern und der Nutzertyp Ihres gerade eingeloggten Zugangs können nicht bearbeitet werden.

Der Wechsel von Typ A (vorher) zum Typ B (nachher) ist möglich ...	vorher: Administrator (zählt als Modelliererlizenz)	vorher: Modellierer	vorher: Betrachter	vorher: Keine Lizenz

Der Wechsel von Typ A (vorher) zum Typ B (nachher) ist möglich ...	vorher: Administrator (zählt als Modelliererlizenz)	vorher: Modellierer	vorher: Betrachter	vorher: Keine Lizenz
nachher: Administrator		jederzeit	wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist	wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist
nachher: Modellierer	jederzeit		wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist	wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist
nachher: Betrachter	unter Einhaltung der Sperrfrist und wenn eine Betrachter-Lizenz frei ist	unter Einhaltung der Sperrfrist und wenn eine Betrachter-Lizenz frei ist		wenn eine Betrachter-Lizenz frei ist
nachher: Keine Lizenz	unter Einhaltung der Sperrfrist	unter Einhaltung der Sperrfrist	unter Einhaltung der Sperrfrist

Sperrfrist

Wenn Sie einem Nutzerzugang eine Modelliererlizenz frisch zugeteilt haben, müssen Sie eine Woche lang warten, bevor Sie diesem die Lizenz wieder entziehen können.

Nutzertyp für mehrere Benutzerkonten ändern

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Auswahl der entsprechenden Aktion öffnet sich ein Dialog, in dem Sie per Dropdown-Menü den gewünschten Nutzertypen auswählen können. Es gelten dieselben Einschränkungen wie für die Einzelaktion.

Passwort ändern

Suchen Sie den Nutzer heraus und rufen Sie in dessen Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf. Vergeben Sie im Dialog ein neues temporäres Passwort und lassen Sie es dem Nutzer (fern-)mündlich zukommen. Der Nutzer muss beim Login mit dem mitgeteilten Passwort ein neues eigenes Passwort wählen.

Passwort eines einzelnen Nutzers zurücksetzen

Suchen Sie den Nutzer in heraus und rufen Sie in dessen Aktionsmenü den Eintrag "Zufälliges Passwort setzen" auf. Es wird ein automatisch generiertes Passwort an die für den Nutzerzugang hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der Nutzer muss bei seinem nächsten Login mit dem zugesendeten Passwort ein neues eigenes Passwort wählen.

Neue, zufällige Passwörter für mehrere Benutzerkonten setzen

Wählen Sie die Nutzer per Klick auf die Auswahlbox zunächst aus und klicken Sie dann auf das Schlüssel-Symbol in der Werkzeugleiste.

Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog per Klick auf "Passwörter setzen", um ein automatisch generiertes Passwort an die für die jeweiligen Nutzerzugänge hinterlegten E-Mail-Adressen zu senden. Die Nutzer werden bei Ihrem ersten Login mit dem zugesendeten Passwort dazu aufgefordert, ein eigenes neues Passwort zu vergeben.

Benutzerkonten sperren bzw. entsperren

Sie können Benutzerkonten temporär sperren. Wurde für ein Nutzerkonto zehn mal in Folge ein falsches Passwort eingegeben worden, wird das Konto automatisch gesperrt. Gesperrte Nutzer können sich nicht mehr in die Plattform einloggen. Um einen Nutzer zu (ent-)sperren rufen Sie in dessen Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf.

Sperren bzw. Entsperren von mehreren Benutzerkonten

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Auswahl der Sperr- oder Entsperr-Aktion öffnet sich zunächst ein Bestätigungsdialog, in dem Sie dann die Durchführung der Aktion bestätigen können.

Sollte ein zu sperrendes Benutzerkonto in mindestens einer Aufgabe oder einem Workflow gebunden sein, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben.
Über die Sammel-Aktion können Sie nicht Ihr eigenes Benutzerkonto sperren. Dies wird für die Sperr- & Freischalt-Aktion ignoriert. Nach Ausführung der Sperr-Aktion wird eine entsprechende Meldung ausgegeben, dass Ihr Konto nicht gesperrt wurde.

Einem Nutzer alle Berechtigungen entziehen

Mit dem Aufruf des Eintrags "Alle Berechtigungen entziehen" im Aktionsmenü und Bestätigung der Rückfrage entziehen Sie einem Nutzer alle Gruppenmitgliedschaften und zugeteilten Einzelberechtigungen. Die Aktion ist für Administratorkonten nicht verfügbar.

Berechtigungen eines anderen Nutzerkontos übernehmen

Suchen Sie den Nutzer heraus, dessen Berechtigungen Sie überschreiben möchten. Rufen Sie im Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf und wählen Sie im erscheinenden Dialog das Nutzerkonto aus, dessen Berechtigungen übernommen werden sollen. Alle aktuellen Gruppenmitgliedschaften und Berechtigungen des Nutzers werden entfernt. Im Gegenzug erhält er dieselben Mitgliedschaften und Berechtigungen wie die im Dialog gewählte Vorlage.

Bitte beachten Sie, dass letztlich anhand unterschiedlicher Nutzertypen Beschränkungen hinsichtlich der verfügbaren Berechtigungen greifen können.

Nutzer löschen

Nach Aufruf des entsprechenden Eintrags im Aktionsmenü und der Bestätigung der Rückfrage werden die Berechtigungen und Kontodaten des Nutzers gelöscht. Er taucht nicht mehr in der Nutzerübersicht auf. Verweise auf den Nutzer und von diesem erstellte Inhalte bleiben jedoch erhalten. Hierzu wird der bisherige Nutzername pseudonymisiert.

Voreinstellungen für nächsten Login anpassen

Um den Nutzern den Einstieg in die Prozessplattform zu erleichtern, können Sie verschiedene Einstellungen zur Anzeige der ersten Seite nach dem Login vornehmen.

Markieren Sie alle gewünschten Benutzerkonten, Klicken Sie das Bearbeiten-Symbol (Stift) in der Werkzeugleiste an und wählen Sie die Aktion “Voreinstellungen für den nächsten Login“ aus. Im Konfigurationsdialog legen Sie fest, welcher Arbeitsbereich und welche Attributsicht für die Nutzenden bei ihrem nächsten Login voreingestellt sind.

Benachrichtigungseinstellungen für mehrere Benutzerkonten anpassen

Im darauffolgenden Dialog können Sie die Tageszusammenfassungs- und Ad-Hoc-Benachrichtigungseinstellungen für jedes ausgewählte Nutzerkonto anpassen. Hierbei können Sie zwischen den hier beschriebenen Optionen auswählen oder die jeweils im Nutzerkonto hinterlegte Option unverändert lassen. Klicken Sie im Anschluss auf “Anpassen” um die Benachrichtigungseinstellung zu setzen.

Dashboard-Konfiguration für mehrere Benutzerkonten anpassen

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste.

Nach Auswahl der Aktion zur Anpassung der Dashboard-Konfiguration öffnet sich folgendes Dialogfenster:

Sie haben nun mehrere Konfigurationsoptionen:

1. Modus

Die können zwischen den Optionen überschreiben, auf Standard zurücksetzen und leeren auswählen.

Für das Überschreiben können Sie eine neue Dashboard-Konfiguration hochladen. Eine ggf. vorhandene Dashboard-Konfiguration der Nutzenden wird dann mit der Konfiguration aus der hochgeladenen Datei überschrieben.
Falls Sie die Option “Auf Standard zurücksetzen” auswählen, wird eine ggf. für die Nutzenden gespeicherte individuelle Konfiguration gelöscht. Beim nächsten Zugriff auf den Arbeitsbereich wird ihnen stattdessen jeweils die zu diesem Zeitpunkt für den Arbeitsbereich gültige Standard-Dashboard-Konfiguration angezeigt. Das Standard-Dashboard eines Arbeitsbereichs können Sie wie unter Schritt für Schritt zur eigenen Dashboard-Konfiguration beschrieben konfigurieren.
Die Option “Konfiguration leeren” löscht alle Kacheln und Bereiche aus den Dashboards der ausgewählten Nutzenden. Beim nächsten Zugriff auf den Arbeitsbereich wird ihnen dann ein leeres Dashboard angezeigt, in dem lediglich die Suchfunktion zur Verfügung steht.

2. Arbeitsbereich

Hier wählen Sie den Arbeitsbereich aus, für den das Standard-Dashboard übernommen werden soll.

3. Dashboard-Konfiguration

Falls Sie die Option “Konfiguration überschreiben” ausgewählt haben, können Sie hier die PicJSON-Datei mit der gewünschten Dashboard-Konfiguration hochladen. Eine Dashboard-Konfiguration können Sie wie unter Schritt für Schritt zur eigenen Dashboard-Konfiguration beschrieben konfigurieren.

IP-Zugriffsbeschränkungen für mehrere Benutzerkonten setzen

Selektieren Sie die zu ändernden Benutzerkonten und klicken Sie dann auf das Stift-Symbol in der Werkzeugleiste. Nach Aufruf der entsprechenden Aktion öffnet sich ein Dialog in dem Sie die zu setzende IP-Zugriffsbeschränkung auswählen können. Dabei haben Sie auch die Option bei allen ausgewählten Benutzerkonten die IP-Zugriffsbeschränkung zu entfernen.

Sie können keine IP-Zugriffsbeschränkung für den Support-Account setzen.
Sollte ein Benutzerkonto bereits eine Zugriffsbeschränkung gesetzt haben, so wird diese überschrieben.

E-Mail-Adressen exportieren

Sie möchten z.B. alle Nutzer über Änderungen in der Plattform informieren? Wählen Sie dazu die Benutzer aus und klicken Sie anschließend auf den Button "E-Mail-Adressen exportieren".

Im folgenden Dialog werden die E-Mail-Adressen der ausgewählten Nutzer in einer durch Semikolon getrennten Liste angezeigt. Wählen Sie nun den Button "Adressen in die Zwischenablage kopieren" aus und fügen Sie anschließen die Adressen in das Adressfeld Ihres E-Mail-Programms ein.

Vollständige Liste der Benutzerkonten exportieren

Um eine vollständige Nutzerliste im Excel-Format herunterzuladen, wählen Sie in der Toolbar den Button "Vollständige Liste der Benutzerkonten exportieren" aus.

Bitte beachten Sie, dass hier immer eine vollständige Nutzerliste erzeugt wird. Suchergebnisse und angewendete Filter werden nicht berücksichtigt.

Einstellungen eines Benutzerkontos zurücksetzen

Mit dem Aufruf des Eintrags "Einstellungen zurücksetzen" im Aktionsmenü und Bestätigung der Rückfrage werden dem Benutzerkonto sämtliche Gruppenmitgliedschaften und zugeteilten Einzelberechtigungen entzogen. Außerdem wird die IP-Zugriffsbeschränkung, die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite zurückgesetzt.

Einstellungen eines anderen Benutzerkontos übertragen

Suchen Sie ein Benutzerkonto heraus, dessen Gruppenmitgliedschaften, Berechtigungen, IP-Zugriffsbeschränkung sowie Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und vereinfachte Startseite Sie überschreiben möchten. Rufen Sie im Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf (Einstellungen von anderem Benutzerkonto übernehmen) und wählen Sie im darauffolgenden Dialog das Benutzerkonto aus, dessen zuvor genannten Einstellungen übertragen werden sollen.