Wie kann ich Prozessmodelle aus der KGSt-Prozessbibliothek in meine eigene Prozessplattform übernehmen?

Verfügbare Prozessmodelle in der KGSt-Prozessbibliothek

In der KGSt®-Prozessbibliothek hat die KGSt zahlreiche Prozessmodelle zu kommunalen Prozessen zusammengetragen, die entweder von Kommunen zur Verfügung gestellt oder in KGSt®-Arbeitsgruppen bzw. anderen Fachgruppen modelliert wurden. Diese Prozesse lassen sich in zwei Kategorien unterscheiden: 

• Ein großer Teil der Prozesse ist bereits gemäß der seit 2019 von der KGSt empfohlenen Konventionen für die Nutzung der BPMN 2.0 ("KGSt-BPMN") modelliert. KGSt-BPMN stellt die methodische Basis der neuen KGSt-Prozessbibliothek 2.0 dar. Neue von der KGSt veröffentlichte Prozessmodelle werden künftig ausschließlich in dieser Notation bereitgestellt. 

• Zu den übrigen Prozessen stehen Prozessmodelle in der älteren Notation "FaMoS" zur Verfügung, die von der KGSt für die Prozessbibliothek 1.0 genutzt wurde. 

Modelle beider Kategorien können Sie per dateibasiertem Ex- und Import aus der KGSt-Prozessbibliothek in Ihre Prozessplattform übertragen. 

Die in der Notation KGSt-BPMN vorliegenden Prozesse können Sie direkt in Ihre eigene Prozessplattform übertragen und dort nachnutzen - so als ob Sie diese Prozesse selbst direkt dort modelliert hätten. Sie profitieren hierbei von der großen Ähnlichkeit von KGSt-BPMN zu PICTURE-BPMN. Der einzige wesentliche Unterschied zwischen beiden Notationen besteht darin, dass in KGSt-BPMN zur Beschreibung der einzelnen Prozess-Schritte mit allgemeinen "Aufgaben" anstelle der Ihnen aus PICTURE-BPMN bekannten "Prozessbausteinen" (typisierte Aufgaben) gearbeitet wird. Wenn Sie bei der Nachnutzung der importierten KGSt-BPMN-Modelle nicht auf die zahlreichen Vorteile der PICTURE-Methode verzichten möchten (z.B. bessere intuitive Verständlichkeit der Prozessmodelle, erhöhte Aussagekraft durch Baustein-spezifische Attribute, bessere Auswertbarkeit und Vergleichbarkeit durch standardisierte Aktivitäten), so können Sie in den importierten Prozesse die "Aufgaben" komfortabel in PICTURE-Bausteine umwandeln. 

Für die aus der Prozessbibliothek 1.0 überführten FaMoS-Prozesse sind in der Prozessbibliothek 2.0 in den Prozess-Steckbriefen jeweils Prozessmodelle der verschiedenen FaMoS-Modellierungsstufen (z.B. Prozesslandkarte, Teilprozess-Überblick, Aktivitätenfluss) als Bilddatei und als XML-Datei hinterlegt. Die FaMoS-Modellierungsstufe "Aktivitätenflussdiagramm" weist hinreichende Ähnlichkeit zur KGSt-BPMN auf, sodass eine sinngemäße Überführung eines Aktivitätenfluss-Diagramms in ein BPMN-Prozessmodell i.d.R. möglich ist. Für die PICTURE-Prozessplattform steht auf Anfrage ein Import-Assistent für FaMoS-Aktivitätenfluss-Diagramme bereit, mittels dessen auf Grundlage einer FaMoS-XML-Datei ein Grundgerüst eines BPMN-Prozessmodells automatisch erzeugt werden kann. Auf Basis dieses Modells kann ein Modellierer dann manuell Verfeinerungen vornehmen um die Ausdrucksmöglichkeiten von (PICTURE-)BPMN optimal auszunutzen. 

Wenden Sie sich bei Interesse am Import-Assistenten für FaMoS-Modelle gerne per E-Mail an support@picture-gmbh.de.

Wie kann ich ein KGSt-BPMN-Prozessmodell in meine Prozessplattform übernehmen?

Phase 1: Download der zu übertragenden Prozessmodelle aus der KGSt-Prozessbibliothek

1. Loggen Sie sich in die KGSt-Prozessbibliothek mit Ihren Zugangsdaten für kgst.de ein.

2. Suchen Sie mit den Suchfunktionen der Prozessbibliothek das bzw. die zu übertragende(n) Prozessmodell(e) heraus. (Tipp: Sie können hierzu die Ihnen aus dem Prozessregister Ihrer eigenen Prozessplattform bekannten Such- und Filterfunktionen nutzen, da das KGSt-Prozessportal auf der gleichen Technologie basiert.)

3. Markieren Sie die zu übertragenden Prozessmodelle per Klick auf die Checkbox links in der jeweiligen Zeile der Tabelle "Registereinträge".
   
   

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4. Wählen Sie im Aktionsmenü "Exporte" den Eintrag "Als JSON-Dateien exportieren" aus.
   
   

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5. Wählen Sie im folgenden Dialogfenster die Option "alle Attribute anzeigen" aus und starten Sie per Klick auf den Button "Download" den Download-Vorgang. Wenn der Download beendet ist finden Sie im Download-Verzeichnis Ihres Webbrowsers ein ZIP-Archiv, welches die PicJSON-Dateien der ausgewählten Prozesse enthält.

Phase 2: Import der heruntergeladenen Dateien aus Phase 1 ins Prozessregister der eigenen Prozessplattform

1. Loggen Sie sich nun in Ihre eigene Prozessplattform ein.

2. Wechseln Sie ins Modul "Prozessregister".

3. Wählen Sie im Aktionsmenü "Importe" den Eintrag "PicJSON-Dateien importieren" aus. 
   
   

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4. Wählen Sie im folgenden Dialog zunächst den Ordner aus, innerhalb dessen Sie die zu importierenden Prozesse ablegen möchten. Klicken Sie dann auf "Datei hochladen" und wählen Sie zuvor aus der KGSt-Prozessbibliothek exportierte ZIP-Archiv aus. Beim Klick auf den Bestätigungs-Button für den Dateiauswahl-Dialog startet der Upload- und Importvorgang automatisch.
   
   

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5. Nach dem Ende des Import-Vorgangs finden Sie in Ihrem Prozessregister für jede im ZIP-Archiv enthaltene Datei einen neuen Prozess-Eintrag. Diesen können Sie nun wie gewohnt zur Betrachtung oder zur weiteren Bearbeitung öffnen. 
   
   
   

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