Prozesse & Prozesslandkarten verwalten
- Former user (Deleted)
- Andreas Hartz
- David Brinker
Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie Prozesse und Prozesslandkarten anlegen und löschen können. Außerdem wird hier auf die direkt im Prozessregister durchführbaren Bearbeitungsaktionen für Prozesse und Prozesslandkarten eingegangen.
Inhaltsverzeichnis
Prozess & Prozesslandkarte anlegen
Benötigte Berechtigungen
Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten anlegen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie im Anlegen-Menü den gewünschten Modelltyp. Geben Sie im Anlegen-Dialog die Bezeichnung für das neue Modell ein und wählen Sie den Ordner aus, in dem es abgelegt werden soll. Es wird anschließend in einem neuen Browser-Tab im Editor geöffnet.
Wenn Sie einen Prozesssteckbrief anlegen, können Sie später im Steckbrief-Editor entscheiden, ob sie ein Detailmodell in Classic- oder BPMN-Notation anlegen möchten.
Prozesse / Prozesslandkarten umbenennen
Benötigte Berechtigungen
Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten umbenennen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Sie können Prozesse und Prozesslandkarten sowohl über das Prozessregister als auch direkt in den Editoren umbenennen.
Umbenennen im Prozessregister
Klicken Sie in der Tabellenansicht in der Zeile des umzubenennenden Prozesses bzw. der umzubenennenden Prozesslandkarte rechts auf den Button "Aktion ausführen" (rot markiert im u.g. Screenshot). Wählen Sie in dem sich dann öffnenden Menü den Eintrag "Umbenennen" aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den gewünschten Namen erfassen können.
Umbenennen in den Editoren
Wenn Sie einen Prozesses oder einer Prozesslandkarte zur Bearbeitung geöffnet haben können Sie die Umbenennung auch direkt in der Bearbeitungsansicht vornehmen. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Bearbeitungsfensters auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialogfenster, im den Sie die gewünschte Bezeichnung eingeben können.
Prozesse / Prozesslandkarten in anderen Ordner verschieben
Benötigte Berechtigungen
Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten in andere Ordner verschieben zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie die zu verschiebenden Modelle in der Tabelle aus und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Wählen Sie im Dialog den Ordner aus, in den die Modelle verschoben werden sollen.
Bitte denken Sie daran, dass nach der Verschiebung die Zugriffsrechte des Zielordners statt des bisherigen Ordners gelten
Status für Inhalte setzen
Benötigte Berechtigungen
Um den Status von Prozessen (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten ändern zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “bestehende Steckbriefe bearbeiten und kommentieren”.
Die verfügbaren Status-Ausprägungen können im Modul “Verwaltung” für jeden Arbeitsbereich einzeln konfiguriert werden. Dort können bei Bedarf die Möglichkeiten zur manuellen Statusvergabe optional weiter eingeschränkt werden:
Es kann festgelegt werden, dass bestimmte Status-Ausprägungen nur durch Nutzer vergeben werden können, die zusätzlich zu den o.g. Berechtigungen auch über das Recht “Ordner verwalten” für denjenigen Ordner verfügen, in der Prozesse bzw. die Prozesslandkarte befindet.
Weiterhin kann eingestellt werden, dass eine bestimmte Status-Ausprägung grundsätzlich nicht manuell sondern nur automatisch durch einen Workflow vergeben werden dürfen.
Wählen Sie die Prozesse bzw. Prozesslandkarten in der Tabelle aus, deren Status gesetzt werden soll, und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Wählen Sie im Dialog den Status aus, den die ausgewählten Einträge erhalten sollen.
Welche Status-Ausprägungen zur Verfügung stehen, kann im Modul “Verwaltung” für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt werden. Im Auslieferungszustand (ab v3.18.0) werden die folgenden Status angeboten:
Status | Beschreibung |
|---|---|
importiert | Ein Prozess wird auf den Status „importiert“ gesetzt, wenn er aus einer externen Quelle (z.B. Prozessnetzwerk, Excel-Liste mit Prozess-Steckbriefen, PicJSON-Datei, BPMN-XML-Datei) in die Prozessplattform übertragen wurde. |
erfasst | Ein Eintrag (Prozesssteckbrief, Prozessmodell, Prozesslandkarte) im Prozessregister, der den Status „erfasst“ hat, wurde identifiziert, benannt und in der Prozessplattform angelegt. Ein neu angelegter Prozess hat in der PICTURE-Prozessplattform automatisch den Status „erfasst“. |
in Bearbeitung | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) befindet sich „in Bearbeitung“ wenn der Steckbrief oder das Detailmodell begonnen wurden, aber noch nicht abgeschlossen sind. Mit diesem Status wird signalisiert, dass die Prozessbearbeitung noch nicht abgeschlossen ist. |
überarbeitungsbedürftig | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als fehlerhaft/nicht korrekt eingestuft worden. |
Steckbrief vollständig | Der Steckbrief des Prozesses wurde gemäß der Vorgaben erfasst und enthält somit alle geforderten Attributinformationen. Dabei ist es möglich, dass der Prozess nur auf Steckbriefebene für vollständig befunden wurde, aber über kein Detailmodell verfügt. Die jeweilige „Vollständigkeit“ kann dabei projektabhängig sein, es wird jedoch empfohlen, einem Prozess mindestens eine sprechende Bezeichnung, eine knappe Beschreibung sowie Auslöser und Ergebnis hinzuzufügen, um für andere Modellierer*innen den Prozessumfang zu verdeutlichen. |
modelliert | Der Prozess oder die Prozesslandkarte wurde in der vorgegebenen Tiefe inhaltlich vollständig visualisiert und das Modell ist methodisch korrekt gemäß der geltenden Modellierungskonventionen. Die Bearbeitung des Modells ist abgeschlossen. Die jeweilige „Vollständigkeit“ kann dabei projektabhängig sein, ein Modell sollte jedoch „in sich selbst“ konsistent sein. Das bedeutet: Wenn Teilprozesse modelliert wurden, sollten die Informationen auf dieser Ebene vollständig und einheitlich sowie die Teilprozesse verknüpft sein. Wenn Bausteine modelliert wurden, sollten diese innerhalb eines Teilprozesses einheitlich und vollständig dargestellt werden. |
fachlich qualitätsgesichert | Es wurde eine fachliche Qualitätssicherung des Elements (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) durchgeführt. Im Zuge einer Prozessmodellierung erhält ein Prozess den Status „qualitätsgesichert“, wenn die Modellierung (Steckbrief oder Detailmodell) auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit geprüft wurde. Je nach Aufbau des Prozessmanagementprojekts kann die Qualitätssicherung durch Modellierer*innen oder auch durch eine zweite Person geschehen. |
freigegeben | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) wurde zur Nutzung freigegeben. Es kann somit gemäß der Vorgaben z.B. per Freigabe bereitgestellt oder auch im fachlichen Kontext eingesetzt werden. |
ungültig | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als nicht benötigt oder nicht (mehr) gültig eingestuft worden. Ein Element erhält den Status „ungültig“, wenn der Steckbrief bzw. das Modell ungültig geworden ist, der alte Stand aber zu Dokumentationszwecken weiterhin in der Prozessplattform vorgehalten werden soll. Dies kann z.B. vorkommen, wenn der Prozessablauf optimiert wurde und nun der überarbeitete Prozess „gelebt“ werden soll. Hierzu wird typischerweise eine Kopie des ursprünglichen Prozesses erstellt. Die Änderungen werden in die Kopie des Prozesses eingearbeitet und abschließend erhält die überarbeitete Kopie des Prozesses den Status „freigegeben“. Der Status des ursprünglichen, nun veralteten Prozesses wird auf „ungültig“ gesetzt. |
Modellierer zuordnen
Benötigte Berechtigungen
Um den ausgewählten Prozessen (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten ein Modellierer zuweisen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie die Modelle in der Tabelle aus, denen ein Nutzer zugeordnet werden soll, und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Nutzer als Modellierer aus. Dabei werden nur Nutzer angeboten, die über das Recht "Modelle bearbeiten" verfügen. Es wird jedoch nicht vorab geprüft, ob ein Nutzer Schreibzugriff auf alle ausgewählten Modelle besitzt.
Prozess / Prozesslandkarte kopieren
Benötigte Berechtigungen
Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten kopieren zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie die zu kopierenden Modelle aus und klicken Sie dann im "Modelle verwalten/löschen" - Menü den entsprechenden Eintrag an. Im Kopier-Dialog können Sie eine neue Bezeichnung angeben und den Ordner auswählen, in dem die Kopien abgelegt werden sollen.
Im Portal veröffentlichte Links und Verweise auf andere Modelle beziehen sich jeweils auf das ursprünglich verknüpfte Modell. Wollen Sie einen Zwischenstand sichern oder ein Soll-Modell erstellen, verwenden Sie hierzu eine Kopie und lassen das Original unverändert.
Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen
Im Dialog für die Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen haben Sie die Möglichkeit für alle ausgewählten Prozessregistereinträge vom Typ Prozess (Prozesssteckbriefe ohne Detail-Modell, Classic- und BPMN-Prozesse) für ausgewählte Attribute (ausgenommen sind Referenz-Attribute die auf Filterbündel zeigen und Upload für Datei-Attribute) den jeweiligen Attributwert neu zu bestimmen oder zu leeren. Für jedes im Dialog ausgewählte Attribut wird je nach Attribut-Typ ein unterschiedliches Eingabefelder, ähnlich wie Sie es aus der Steckbrief-Bearbeitung (Attribute ausfüllen) kennen, angezeigt.
Benötigte Berechtigungen
Um ausgewählte Attributwerte von Prozessen (Prozesssteckbriefe ohne Detail-Modell, Classic- und BPMN-Prozesse) bearbeiten zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie Prozesse im Prozessregister aus, in denen Sie ein ausgewähltes Steckbrief-Attribute bearbeiten möchten und klicken Sie anschließend im Bearbeiten-Menü auf den Eintrag “Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen“. Im Anschluss wird sich ein Dialog-Fenster, in dem Sie das gewünschte Steckbrief-Attribute bearbeiten können, öffnen.
Im oberen (ersten) Abschnitt des Dialoges können Sie das bearbeitbare Attribut sowie die gewünschte Aktion wählen. Aktionen sind abhängig von bestimmten Attribut-Typen, weitere Informationen hierzu finden Sie in der Tabelle “Verfügbare Aktionen in Verbindung mit Attribut-Typen” unterhalb diesen Abschnitts. Um die gewünschten Attribute schneller finden zu können, Schränken Sie die angezeigten Attribute über die Sicht ein.
Im darunterliegenden (zweiten) Abschnitt finden Sie je nach Auswahl des Attributs, Eingabefelder, in denen Sie je nach ausgewählter Aktion neue Attributwerte festlegen, ergänzen oder leeren können. Am unteren Rand des Dialogs für die Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen befindet sich der “Bestätigen”-Knopf, der die Bezeichnung je nach Aktion ändert. Sofern Sie ein Attributwert hinzugefügt haben, wird dieser freigegeben, so dass Sie den Dialog bestätigen können und der neue Attributwert gesetzt oder geleert wird.
Es stehen Ihnen folgende Aktionen mit entsprechender Auswirkung im Dialog zur Verfügung:
Aktion | Auswirkung |
|---|---|
ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN | Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut, entfernt und stattdessen der im Dialog hinterlegte Attributwert hinzugefügt. |
ATTRIBUTWERT LEEREN | Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut geleert. |
ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN | Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut, um dem im Dialog festgelegten Wert ergänzt. |
Es stehen Ihnen folgende Aktionen in Verbindung mit Attribut-Typen zur Verfügung:
Attributtyp | Verfügbare Aktionen |
|---|---|
Einfachauswahl | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN |
Mehrfachauswahl | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN / ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN |
Formatierter Freitext | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN |
Freitext | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN |
Link | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN / ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN |
Verteilung | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN / ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN |
Verschlagwortung | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN |
Währung, Zahl, Zeit | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN |
Referenz auf Prozessregistereinträge | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN / ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN (letzeres steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Methodenkonfiguration für das Attribut die Mehrfachauswahl aktiviert wurde) |
Referenz auf Prozesskontextelemente | ATTRIBUTWERT ÜBERSCHREIBEN / ATTRIBUTWERT LEEREN / ATTRIBUTWERT HINZUFÜGEN (letzeres steht nur dann zur Verfügung, wenn in der Methodenkonfiguration für das Attribut die Mehrfachauswahl aktiviert wurde) |
Upload für Dateien | Dieses Attribut kann nicht mit dieser Register-Funktion bearbeitet werden. |
Referenz auf Filterbündel | Dieses Attribut kann nicht mit dieser Register-Funktion bearbeitet werden. |
Modelle löschen
Benötigte Berechtigungen
Um ausgewählte Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten löschen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”.
Wählen Sie die Modelle in der Tabelle aus, die Sie löschen möchten, und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Sobald Sie die Rückfrage bestätigt haben, werden die Modelle in den >Papierkorb verschoben.