Ein Prozessteckbrief beschreibt einen Prozess über seinen Namen hinaus mit wichtigen Informationen, ohne dabei den Prozess im Detail zu modellieren. Im Prozesssteckbrief können qualitative und quantitative Informationen hinterlegt werden, die den Prozess genauer beschreiben, im >Prozessregister auffindbar machen und Gruppierungen und erste Auswertungen ermöglichen.
Die Informationen aus den Prozesssteckbriefen können z.B. wie folgt genutzt werden:
- Auflistung aller Prozesse, für die das Einwohner- und Meldeamt verantwortlich ist
- Identifizierung von Kandidaten für eine Detailmodellierung (hohe gebundene Kapazität)
- Suche nach allen verwaltungsinternen Prozessen, d.h. sowohl der Auftraggeber als auch der Leistungsempfänger sind interne Organisationseinheiten
- Bereitstellung der notwendigen Formulare in der Portal-Darstellung zum Download
- Verweis auf einen anderen Prozess, der infolge des aktuellen Prozesses in der Regel ausgelöst wird
Prozessdefinition
Definition Prozess
"Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines relevanten Ergebnisses notwendig ist."
(in Anlehnung an: Becker, J.; Kahn, D., "Der Prozess im Fokus" in: "Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung", 5. Auflage, 2005, S. 3-16)
Ggf. ist Ihnen der Begriff Prozess auch bekannt als Verfahren, Verfahrensablauf oder Ablauf.
Checkliste für die Identifizierung und Benennung von Prozessen
Um Prozessmanagement in größerem Umfang und dauerhaft erfolgreich betreiben zu können, ist es wichtig die Prozesse eindeutig abzugrenzen und nach einem einheitlichen Schema zu benennen. Nutzen Sie die folgende Checkliste um typische Fallstricke zu umgehen:
- Aus wessen Perspektive soll der Prozess beschrieben werden? (z.B. "das Gewerbeamt")
- Was ist das zentrale Objekt, das in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird? ("Gewerberegister")
- Was ist die zentrale Verrichtung, die zur Erreichung des Ergebnisses durchgeführt wird? (z.B. "anmelden", "genehmigen", "beglaubigen")
Nach der erfolgreichen Identifikation eines Prozesses sollte ein einheitlicher und sprechender Name vergeben werden. Auch hier gilt, dass es keine richtigen oder falschen Benennungen gibt, sondern die Einheitlichkeit und Verständlichkeit im Rahmen eines Projektes oder innerhalb eines Teams im Vordergrund steht.
Die folgende Checkliste gibt Ihnen Hinweise, die Sie bei der Benennung von Prozessen grundsätzlich beachten sollten. Nutzen Sie diese Hinweise als Einstieg und definieren Sie sich für Ihre Projekte eigene Checklisten für die Prozessbenennung.
Checkliste Prozessbenennung
Objekt angeben: Geben Sie an, welches zentrale Objekt in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird, wie z.B. "das Gewerberegister", "ein Gewerberegistereintrag", "ein Bußgeldbescheid", "eine Baugenehmigung" oder "Arbeitslosengeld II".
- Verrichtung/Tätigkeit angeben: Geben Sie an, welche zentrale Verrichtung/Tätigkeit auf dem Objekt durchgeführt wird, wie z.B. "genehmigen", "ausstellen", "anmelden", "beglaubigen".
- Versuchen Sie eine passende spezielle Tätigkeit für den Prozess zu finden und nutzen Sie keine allgemeinen Beschreibungen, wie z.B. "durchführen".
- Bei einigen Prozessen stehen mehrere Tätigkeiten zur Auswahl, z.B.
- falls sie nacheinander im Prozess auftreten, wie z.B. "prüfen" und "genehmigen". Orientieren Sie sich dann am Ergebnisbezug des Prozesses (vgl. Checkliste zur Prozessidentifikation) und wählen Sie die Tätigkeit, die näher am Ergebnis liegt, in diesem Beispiel "genehmigen", da die Prüfung vorher erfolgt.
- falls der Prozess unterschiedliche Ergebnisse hat, wie z.B. "genehmigen", "ablehnen". Orientieren Sie sich dann am Standardfall des Ergebnisses, wie z.B. "genehmigen".
- Ergebnisbezug einhalten: Formulieren Sie den Namen mit Bezug zum relevanten Prozessergebnis. Falls am Ende des Prozesses eine Genehmigung ausgestellt wird, so wird etwas "genehmigt". Falls ein Dokument beglaubigt wird, so wird etwas "beglaubigt". Beschreiben Sie nicht den Auslöser, wie z.B. "Antrag xyz bearbeiten".
- Bezugspunkt einhalten: Legen Sie fest, aus welcher primären Sicht da Prozess betrachtet und beschrieben werden wird, wie z.B. "die Stadtverwaltung", "das Bauamt", "der Betriebshof" oder "die Kasse". Erkennen Sie dann, welches zentrale Ergebnis dort am Ende steht und benennen Sie den Prozess aus dieser Blickrichtung. Dies erleichtert es später direkt zu erkennen, was einen in der detaillierten Prozessbeschreibung wohl erwarten wird.
- Spezialfälle angeben: Sofern es spezielle Ausprägungen eines Prozesses gibt, die es lohnenswert erscheinen lassen, diese getrennt voneinanderzu beschreiben, vermerken Sie dies im Prozessnamen durch Nennung des Spezialfalles, wie z.B. "einfache Baugenehmigung", "erlaubnispflichtiges Gewerbe anmelden", "anzeigepflichtiges Gewerbe anmelden".
- Pragmatisch bleiben: Nutzen Sie eine kurze Checkliste, nutzen Sie Beispiele, reflektieren Sie. Wenn Sie über die Benennug eines Prozesses einen Moment nachdenken, so wird die gewählte Benennung sehr gut werden. Optimieren Sie nicht am 99% (es wird immer jemanden geben, der eine noch "bessere" Idee hat).
Anwendungsbeispiele der Checkliste für Prozessbenennung
| ohne Checkliste | mit Checkliste | Vorteile |
|---|---|---|
Prüfung nach § 58, LBO | Baugenehmigung ausstellen |
|
| Arbeitslosengeld Antrag einreichen | Arbeitslosengeld II genehmigen |
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Antrag auf Sondernutzung öffentlicher | Sondernutzung öffentlicher Fläche genehmigen |
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Merke
Ein Prozess ist schnell in der Plattform angelegt und hinterlegt. Eine sinnvolle und einheitliche Hinterlegung erfordert allerdings, sich vorher genau zu überlegen
- was genau unter dem Prozess verstanden wird
- wie man den Prozess benennen sollte
- womit der Prozess beginnt
- was innerhalb des Prozesses passiert
- was nicht innerhalb des Prozesses passiert, sondern ggf. in einem anderen Prozess
- was das Ergebnis / das Ende des Prozesses ist