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Inhaltsverzeichnis

Aufgaben anlegen

In der Prozessplattform können Sie Aufgaben in Bezug auf Prozesse, Prozesslandkarten sowie sämtliche Prozesskontext-Elemente (z.B. Organisationseinheit, Stelle, Dokument, IT-Fachverfahren) anlegen. Jede Aufgabe hat immer genau ein Bezugsobjekt, das Sie beim Erstellen der Aufgabe festlegen. Je nach Art des gewünschten Bezugsobjekt erstellen Sie eine Aufgabe entweder im Modul “Prozessregister” oder im Modul “Prozesskontexte”.

Aufgaben anlegen im Prozessregister

Im Prozessregister stehen Ihnen verschiedene Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe zu einem Prozess bzw. einer Prozesslandkarte zur Verfügung:

Hamburger-Menü der einzelnen Zeilen in der Prozessregister-Tabelle

Klicken Sie auf das Hamburger-Menü am Ende einer Zeile der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie den Menü-Eintrag “Aufgabe anlegen” aus, um eine neue Aufgabe in Bezug auf diesen Prozess bzw. diese Prozesslandkarte zu erfassen.

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Aktionsmenü “Bearbeiten” im Prozessregister

Markieren Sie per Klick auf die Checkbox in der ersten Tabellenspalte einen oder mehrere Einträge in der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie im “Bearbeiten”-Aktionsmenü den Eintrag “Aufgabe anlegen” aus.

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Tipp: Wenn Sie hierbei mehrere Tabelleneinträge markiert haben, erstellt die Prozessplattform auf Basis der im folgenden Dialog von Ihnen erfassten Angaben zur Aufgabe automatisch je eine separate Aufgabe für jedes der ausgewählten Bezugsobjekte.

Werkzeugleiste in den Viewern bzw. Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten

Auch aus der Einzelbetrachtungsansicht bzw. der Bearbeitungsansicht für einen Prozess oder eine Prozesslandkarte können Sie direkt eine Aufgabe in Bezug auf den gerade geladenen Prozess bzw. die Prozesslandkarte anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button “Aufgabe anlegen” in der Werkzeugleiste.

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Aufgaben anlegen für Prozesskontext-Elemente

Aufgaben, die sich auf Prozesskontext-Elemente beziehen, können Sie im Modul “Prozesskontexte” anlegen. Öffnen Sie dazu die Baum- bzw. Listenansicht des jeweiligen Prozesskontext-Katalogs und markieren Sie dann das gewünschte Bezugsobjekt in dieser Ansicht. Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf den Button “Aufgabe anlegen“.

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Alternativ können Sie den Dialog zur Erfassung der Aufgaben-Details auch per Rechtsklick auf den Baum- bzw. Listeneintrag über das Kontext-Menü des Prozesskontext-Elements erreichen.

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Detail-Angaben zu einer Aufgabe erfassen

Unabhängig davon, welchen der o.g. Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe Sie gewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zur Aufgabe erfassen können.

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Folgende Angaben können Sie zu einer Aufgabe hinterlegen:

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Das Bezugsobjekt der neuen Aufgabe ist entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl ausgefüllt und kann nicht nachträglich geändert werden.

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Wählen Sie einen Aufgabentyp aus um die Art der Aufgabe zu definieren. Um eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen verschiedene Aufgabentypen, die bei der Arbeit an und mit der Prozessdokumentation typischerweise anfallen, vordefiniert zur Auswahl. Sollte für Ihr Anliegen keiner der vorgegebenen Typen passend sein, wählen Sie den Typ “Sonstige” aus.

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In einem eingespielten Prozessmanagement-Team ist der für die Aufgabe verantwortlichen Person alleine auf Grund der Kombination aus Bezugsobjekt und Aufgabentyp bereits (weitgehend) klar, was zu tun ist, um die Aufgabe zu erledigen. Nutzen Sie darüber hinaus, das optionale Beschreibungsfeld, um die Aufgabe hinreichend zu präzisieren.

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Auf Wunsch können Sie ein Erinnerungsdatum für die Aufgabe festlegen. Nach Erreichen dieses Datums wird die Aufgabe in der To-Do-Liste der Verantwortlichen Person besonders hervorgehoben. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Erinnerungstag einen Hinweis auf das Erreichen dieses Datums (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).

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Abschließend kann für jede Aufgabe optional ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Hierdurch bringen Sie zum Ausdruck, dass die Verantwortliche Person sicherstellen soll, dass diese Aufgabe spätestens am Ende des angegebenen Tages (23:59 Uhr) erledigt sein soll. Auf fällige bzw. überfällige offene Aufgaben wird in der persönlichen To-Do-Liste der Verantwortlichen Person optisch besonders hingewiesen. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Fälligkeitstag einen Hinweis darauf (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).

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Tipp: Wenn Sie im Prozessregister gleichlautende Aufgaben für mehrere Bezugsobjekte erstellen möchten (z.B. Aufgabe “Aktualität prüfen” für alle Prozesse einer Organisationseinheit), müssen Sie den Dialog nicht für jede Aufgabe separat ausfüllen. Gehen Sie stattdessen wie folgt vor:

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Führen Sie im Prozessregister eine entsprechende Suchanfrage aus, um (nur) die gewünschten Bezugsobjekte alle gemeinsam in der Prozessregister-Trefferliste anzuzeigen.

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Markieren Sie die gewünschten Prozesse / Prozesslandkarten. Wenn Sie Aufgaben für alle gefundenen Prozessregister-Einträge erstellen möchten, stellen Sie die Anzahl der gleichzeitig angezeigten Treffer groß genug ein und klicken Sie dann in der Kopfzeile der Tabelle auf die Checkbox “alle Einträge markieren”.

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Wählen Sie im Aktionsmenü “Bearbeiten” die Aktion “Aufgabe anlegen” aus.

Erfassen Sie in dem sich dann öffnen Dialog wie oben beschrieben die Details zur Aufgabe. Die Prozessplattform legt dann nach dem Klick auf den Button “Aufgaben erstellen” automatisch separate Aufgaben auf Basis dieser Angaben für jedes Bezugsobjekt an. Dass Sie sich im Sammelerfassungsmodus befinden, erkennen Sie an den entsprechenden Hinweisen am Anfang und am Ende des Dialogs.

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Verfügbare Aufgaben-Typen

Aufgaben können in der Prozessplattform durch Aufgabentypen klassifiziert werden. Um die Anwenderinnen und Anwender dazu anzuhalten, eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und somit eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen die folgenden vordefinierten Aufgabentypen zur Verfügung, mit denen sich typische Tätigkeiten rund um Erstellung und Pflege der Prozessdokumentation sowie die Optimierung von Prozessen abbilden lassen. Der folgenden Aufstellung können Sie entnehmen, für welche Zwecke die Aufgabentypen vorgesehen sind.

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Aufgabentyp

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Verfügbar in Modul

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Zweck der Verwendung

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Steckbriefattribute erfassen

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Prozessregister, Prozesskontexte

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Ausfüllung bzw. Aktualisierung von Steckbriefen zu Prozessen bzw. Prozesskontext-Elementen.

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Modell erstellen / überarbeiten

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Prozessregister

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• erstmalige Erstellung eines Prozessmodells (Entwurfsfassung)

• Einarbeitung von Feedback aus der Qualitätssicherung (z.B. Kommentare abarbeiten)

• Überarbeitung eines veralteten Prozessmodells nach einem entsprechenden Hinweis (vgl. Aufgabentyp “Aktualität prüfen”)

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Qualitätssicherung durchführen

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Prozessregister, Prozesskontexte

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• Einholung von fachlichem Feedback zum Entwurf eines Prozessmodells (z.B. Kommentierung des Entwurfs durch die Fachabteilung)

• Prüfung der Einhaltung von Modellierungsregeln und -konventionen durch einen PzM-Experten

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Zustimmen

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Prozessregister, Prozesskontexte

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Einholung des Einverständnisses zur vorliegenden Entwurfsfassung der Prozessdokumentation bei den prozessverantwortlichen bzw. für die Prozessergebnisse rechenschaftspflichtigen Personen (z.B. relevante Führungskräfte) im Rahmen der organisatorisch-fachlichen Freigabe / Inkraftsetzung

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Endfassung festlegen

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Prozessregister

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Im Anschluss an die erteilte fachliche Freigabe zur Prozessdokumentation (vgl. Aufgabentyp “Zustimmen”) stehen in der Prozessplattform oft technische bzw. redaktionelle Arbeiten an, um die freigegebenen Prozessmodelle für die gewünschte Zielgruppe zugänglich zu machen. Je nach organisationsspezifischen Konventionen ist z.B. der Prozessregister-Status zu ändern, ggf. muss der Prozesses in einen "Veröffentlichungs-Ordner" verschoben werden, u.U. ist eine Portal-Freigabe anzupassen.

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Kenntnis nehmen

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Prozessregister, Prozesskontexte

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Im Anschluss an die Festlegung einer Endfassung können bestimmte Personen, für die dieses Modell relevant ist, mittels Erteilung einer entsprechenden Aufgabe auf das neue/aktualisierte Prozessmodell aufmerksam gemacht werden und die Kenntnisnahme kann in der Prozessplattform dokumentiert werden.

Dieser Aufgabentyp subsummiert diese Art von Tätigkeiten.

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Aktualität prüfen

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Prozessregister, Prozesskontexte

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Mit Aufgaben von diesem Typ kann die routinemäßige Aktualitätsprüfung von Prozessmodellen und anderen Informationsobjekten abgebildet werden (z.B. jährliche Prüfung durch die Prozessverantwortlichen).

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Sonstige

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Prozessregister, Prozesskontexte

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Dieser Aufgabentyp kann genutzt werden für alle sonstigen Aufgaben, die mit Hilfe der Prozessplattform gesteuert werden sollen und die nicht in eine der anderen Kategorien fallen. Er kann z.B. verwendet werden, um die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen (z.B. im Rahmen des Kontiuierlichen Verbesserungsprozesses) in der Prozessplattform nachzuhalten und zu steuern.

Lebenszyklus einer Aufgabe

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Startseite & persönliche Aufgabenliste

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Aufgaben am Bezugsobjekt einsehen

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Aufgabenübersicht

Aufgaben suchen und filtern

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Sammelbearbeitung von Aufgaben

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Rechtesystem für Aufgaben

inkl. Empfehlungen zur Einführung des Aufgabensystems

E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben

Benachrichtigungspräferenzen einstellen

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Funktionsweise des Benachrichtigungssystems

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