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Unabhängig davon, welchen der o.g. Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe Sie gewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zur Aufgabe erfassen können: .

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Folgende Angaben können Sie zu einer Aufgabe hinterlegen:

• Das Bezugsobjekt der neuen Aufgabe ist entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl vorausgefüllt ausgefüllt und kann nicht nachträglich geändert werden.

• Wählen Sie einen Aufgabentyp aus um die Art der Aufgabe zu definieren. Um eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen verschiedene Aufgabentypen, die bei der Arbeit an und mit der Prozessdokumentation typischerweise anfallen, vordefiniert zur Auswahl. Sollte für Ihr Anliegen keiner der vorgegebenen Typen passend sein, wählen Sie den Typ “Sonstige” aus.

• Legen Sie unter “Verantwortliche Person” fest, wer diese Aufgabe erledigen soll. Dazu können Sie in diesem Feld ein Benutzerkonto aus Ihrem Prozessplattform-Mandanten auswählen. Geben Sie dazu damit, den Vor- und/oder Nachnamen des gewünschten Benutzers bzw. dessen Benutzernamen in das Eingabefeld einzutippen. Sobald Sie mindestens drei Zeichen eingegeben haben, suche die Prozessplattform automatisch nach passenden Benutzerkonten und schlägt diese vor. Wählen Sie per Mausklick einen der vorgeschlagenen Einträge aus, um das entsprechende Benutzerkonto zuzuordnen.
  
  Falls das ausgewählte Benutzerkonto zum Arbeiten mit Aufgaben in diesem Arbeitsbereich berechtigt ist, erscheint die neu erfasste Aufgabe nach dem Speichern auf der persönlichen To-Do-Liste dieses Benutzers, wenn er/sie sich in die Prozessplattform einloggt. Sofern für das ausgewählte Benutzerkonto der/die Besitzer/-in des Benutzerkontos persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sindhat, wird derer/die Kontoinhaber/-in weiterhin sie darüber hinaus über die neu vorliegende Aufgabe informiert (je nach Einstellung entweder sofort und/oder per Tageszusammenfassung) über die neu vorliegende Aufgabe informiert.
  
  Achtung: Beim Ausfüllen des Feldes “Verantwortliche Person” werden von der Prozessplattform grundsätzlich alle dem Namen nach zum eingegebenen Suchbegriff passenden Benutzerkonten vorgeschlagen, unabhängig davon, ob der/die Nutzer/-in auch die benötigten o.g. Zugriffsrechte besitzt. Falls Sie ein Benutzerkonto ausgewählt haben, das nicht über ausreichende Rechte verfügt, wird von der Prozessplattform in einer entsprechenden Warnmeldung darauf hingewiesen. Sie können dann entweder dessen Zugriffsrechte im Nachgang ändern (lassen) oder einen anderen Verantwortlichen auswählen.

  
  Die Angabe der verantwortlichen Person ist optional und kann daher bei der Ersterfassung zunächst weggelassen werden. So können Sie z.B. zunächst viele Aufgaben erfassen und diese erst im Anschluss auf die verschiedenen Bearbeiter/-innen verteilen.

• In einem eingespielten Prozessmanagement-Team ist der für die Aufgabe verantwortlichen Person alleine auf Grund der Kombination aus Bezugsobjekt und Aufgabentyp bereits (weitgehend) klar, was zu tun ist, um die Aufgabe zu erledigen.

• Beschreibung

• Erinnern am

• Fällig amNutzen Sie darüber hinaus, das optionale Beschreibungsfeld, um die Aufgabe hinreichend zu präzisieren.

• Auf Wunsch können Sie ein Erinnerungsdatum für die Aufgabe festlegen. Nach Erreichen dieses Datums wird die Aufgabe in der To-Do-Liste der Verantwortlichen Person besonders hervorgehoben. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Erinnerungstag einen Hinweis auf das Erreichen dieses Datums (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).

• Abschließend kann für jede Aufgabe optional ein Fälligkeitsdatum hinterlegt werden. Hierdurch bringen Sie zum Ausdruck, dass die Verantwortliche Person sicherstellen soll, dass diese Aufgabe spätestens am Ende des angegebenen Tages (23:59 Uhr) erledigt sein soll. Auf fällige bzw. überfällige offene Aufgaben wird in der persönlichen To-Do-Liste der Verantwortlichen Person optisch besonders hingewiesen. Falls die Verantwortliche Person persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert hat, erhält sie am Fälligkeitstag einen Hinweis darauf (Tageszusammenfassung mit allen an diesem Tag zur Erinnerung anstehenden bzw. bereits fälligen noch nicht erledigten Aufgaben).

Verfügbare Aufgaben-Typen

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