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Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Phasen gestartet und somit auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
Workflow-Einzelansicht
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Bitte beachten Sie, dass für die Workflow-Einzelansicht das Recht “Aufgaben verwalten” benötigt wird oder Sie müssen Verantwortliche/-r des Workflows sein. |
Mehr Informationen zu Warnungen finden Sie auf der Seite Löschen und Sperren von Benutzerkonten mit offenen Workflow-Beteiligungen 3.18
Wenn Sie einen Workflow-Link öffnen, dann gelangen Sie zu der Workflow-Einzelansicht. Dort wird Ihnen oben die Workflow-Nummer und der Name der verwendeten Workflow-Vorlage angezeigt.
Stammdaten
Auf der linken Seite finden Sie die Stammdaten zu dem Workflow. Dort findet eine Auflistung folgender Informationen statt:
Workflow-Nummer
Workflow-Vorlage
Bezugsobjekt mit entsprechendem Link zu dem Bezugsobjekt
Nutzer, der den Workflow gestartet hat
Datum und Uhrzeit, an dem der Workflow gestartet wurde
Verantwortliche/-r des Workflows
Status des Workflows
Workflow-Verantwortlichen ändern
| Hinweis |
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Bitte beachten Sie, dass Sie den Zugriff auf den Workflow verlieren, wenn Sie nicht das Recht “Aufgaben verwalten” besitzen. Dies bedeutet, dass Sie den Workflow nicht mehr einsehen können und der Workflow wird in der Workflow-Übersicht nicht mehr aufgeführt. Bitte beachten Sie, dass Sie für das Ändern des Workflow-Verantwortlichen einmal Zugriff auf den Workflow benötigen. Zudem ist das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” und den Ordnerzugriff “lesen & schreiben & verwalten” benötigt. Bitte beachten Sie, dass Sie Nutzern, die nicht die nötigen Rechte besitzen, um den Workflow einzusehen, nicht als neuen Verantwortlichen eintragen können. |
Beim Starten des Workflows wird immer zuerst der Nutzer als Verantwortliche/-r eingetragen, der den Workflow gestartet hat. Dies kann entweder in der Workflow-Übersicht oder in der Workflow-Einzelansicht in den Stammdaten geändert werden. Klicken Sie dazu in der Einzelansicht in den Stammdaten bei den Verantwortlichen auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach einen Nutzer suchen können, um diesen als neuen Verantwortlichen festzulegen.
Phasenverlauf
Auf der rechten Seite finden Sie den Phasenverlauf des Workflows.
Links im Phasenverlauf können Sie den aktuellen Status der Phase erkennen und mehr Informationen über den Status werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren.
Rechts im Phasenverlauf sehen Sie alle Phasen mit der hinterlegten Attributsicht und eine Auflistung der Aufgaben zu den jeweiligen Phasen. In der Liste der Aufgaben werden folgende Informationen angezeigt:
Bearbeiter/-in der Aufgabe
Zeitstempel beim Abschließen der Aufgabe
Prozessversion von dem Bezugsobjekt als die Aufgabe abgeschlossen wurde
Status oder Ergebnis der Aufgabe
Link zu der Aufgabe
Nutzerzuordnung der Phasen nachträglich ändern
Sie können bei noch nicht abgeschlossenen Workflow-Phasen die Nutzerzuordnung nachträglich bearbeiten. Klicken Sie dazu in der gewünschten Workflow-Phase oben rechts auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog zum Suchen und Hinzufügen von neuen Nutzern und zum Entfernen von bereits hinterlegten Nutzern.
Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers wird eine neue Aufgabe für diesen erstellt und dieser wird in der Aufgabenliste der Workflow-Phase hinzugefügt.
Beim Entfernen eines bestehenden Nutzers wird die Aufgabe auf den Status “Zurückgezogen” gesetzt. Diese bleibt in der Aufgabenliste der Workflow-Phase erhalten.
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden wie die “normalen” Aufgaben im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
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