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Wählen Sie im Prozessregister die Prozesse und Prozesslandkarten aus, zu dem Sie einen Workflow starten wollen. Klicken Sie auf den “Modelle verwalten / löschen”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
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Klicken Sie im Viewer oder im Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte auf den “Kommunikation”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
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Starten eines Workflows
Auswahl der Workflow-Vorlage
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Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase mindestens ein Nutzer hinterlegt wurde. Bei Workflow-Phasen, in denen keine automatische Nutzerzuordnung konfiguriert wurde, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Workflow-Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Workflow-Phase in dem Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer suchen.
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Bearbeitungszeit und Erinnerungszeit
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Beim Starten des Workflows wird immer zuerst der Nutzer als Verantwortliche/-r eingetragen, der den Workflow gestartet hat. Dies kann entweder in der Workflow-Übersicht oder in der Workflow-Einzelansicht in den Stammdaten geändert werden. Klicken Sie dazu in der Einzelansicht in den Stammdaten bei der verantwortlichen Person auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach einen Nutzer suchen können, um diesen als neuen Verantwortlichen festzulegen.
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Workflow-Phasen-Verlauf
Auf der rechten Seite finden Sie den Workflow-Phasen-Verlauf des Workflows.
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Bearbeiter/-in der Aufgabe
Zeitstempel beim Abschließen der Aufgabe
Prozessversion von dem Bezugsobjekt als die Aufgabe abgeschlossen wurde
Status oder Ergebnis der Aufgabe
Link zu der Aufgabe
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Nutzerzuordnung der Workflow-Phasen nachträglich ändern
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Sollte dann einer oder mehrere dieser Nutzer ihre Aufgabe auf “In Bearbeitung” setzen, dann erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis, dass die Workflow-Phase gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird. Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn durch das Abschließen der Aufgabe die Workflow-Phase ebenfalls abgeschlossen wird.
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