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Auswahl der Workflow-Vorlage
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Ein Workflow wird immer auf Basis einer Workflow-Vorlage erstellt. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Auswahl von bereits hinterlegten Workflow-Vorlagen und einer Beschreibung zu der ausgewählten Workflow-Vorlage.
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Für das Starten von Workflows wird neben dem Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zusätzlich das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” benötigt. Ausnahmen sind Workflow-Vorlagen bei denen keine Nutzerzuordnung erfolgen muss. Dort wird nur das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” für das Starten der Workflow-Vorlage benötigt. |
Ein Workflow wird immer auf Basis einer Workflow-Vorlage erstellt. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Auswahl von bereits hinterlegten und verfügbaren Workflow-Vorlagen und einer Beschreibung zu der ausgewählten Workflow-Vorlage.
Wenn Sie eine Workflow-Vorlage ausgewählt haben, die Sie mit Ihren Berechtigungen starten können, dann können Sie auf den “Weiter”-Button klicken.
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Wenn in der Workflow-Vorlage bereits Nutzerkonten oder Gruppen hinterlegt sind, dann werden diese in den entsprechenden Workflow-Phasen angezeigt.
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase mindestens ein Nutzer hinterlegt wurde. Bei Workflow-Phasen, in denen keine automatische Nutzerzuordnung konfiguriert wurde, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Workflow-Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Workflow-Phase in dem Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer suchen.
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Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde. Wenn in der Workflow-Vorlage eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde, dann wird diese in der jeweiligen Workflow-Phase angezeigt. Diese kann jedoch in diesem Schritt überschrieben werden. Wenn Sie die Tage eingetragen haben, dann wird das jeweilige Datum ausgerechnet und angezeigt.
Die Bearbeitungszeit sind die Tage, die die hinterlegten Nutzer haben, um die Aufgabe der Workflow-Phase abzuarbeiten. Wenn die Aufgaben für die Workflow-Phase angelegt werden, dann wird die eingegebene Zahl für die Tage genommen und das Fälligkeitsdatum ausgerechnet und als Fälligkeitsdatum in der Aufgabe hinterlegt.
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Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde, die zu einem Workflow gehört, dann prüft die Prozessplattform den Zusammenarbeitsmodus der Workflow-Phase, zu der die Aufgabe gehört.
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Handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Bearbeitung durch / Zusammenarbeitsmodus | Erster erledigt | Alle müssen erledigen |
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EinerEinem/-r Nutzer/-in | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere Nutzern | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase erst abgeschlossen, wenn der letzte der hinterlegten Nutzer seine Aufgabe ebenfalls erledigt hat. |
Handelt es sich um eine Aufgabe, der zugestimmt oder abgelehnt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Bearbeitung durch / Zusammenarbeitsmodus | Erster entscheidet | Einer muss zustimmen | Alle müssen zustimmen |
|---|---|---|---|
EinerEinem/-r Nutzer/-in | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere Nutzern | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls ablehnt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls zustimmt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen” oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. |
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Beim erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase prüft die Prozessplattform, ob nach der abgeschlossenen Workflow-Phase eine weitere folgt. Ist dies der Fall, dann wird automatisch für jeden hinterlegten Nutzer der nächsten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum werden dabei neu berechnet. Dazu wird das Datum beim Abschließen der letzten Workflow-Phase genommen und darauf die Tage der nächsten Workflow-Phase aus den Eingaben beim Starten des Workflows angewendet. Folgt keine weitere Workflow-Phase, dann ist der Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Workflow-Phasen gestartet und somit auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
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Beim Starten des Workflows wird immer zuerst der Nutzer als Verantwortliche/-r eingetragen, der den Workflow gestartet hat. Dies kann entweder in der Workflow-Übersicht oder in der Workflow-Einzelansicht in den Stammdaten geändert werden. Klicken Sie dazu in der Einzelansicht in den Stammdaten bei den Verantwortlichen der verantwortlichen Person auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach einen Nutzer suchen können, um diesen als neuen Verantwortlichen festzulegen.
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Workflow-Phasen-Verlauf
Auf der rechten Seite finden Sie den Phasenverlauf Workflow-Phasen-Verlauf des Workflows.
Links im Phasenverlauf Workflow-Phasen-Verlauf können Sie den aktuellen Status der Workflow-Phase erkennen und mehr Informationen über den Status werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren.
Rechts im Phasenverlauf Workflow-Phasen-Verlauf sehen Sie alle Workflow-Phasen mit der hinterlegten Attributsicht und eine Auflistung der Aufgaben zu den jeweiligen Workflow-Phasen. In der Liste der Aufgaben werden folgende Informationen angezeigt:
Bearbeiter/-in der Aufgabe
Zeitstempel beim Abschließen der Aufgabe
Prozessversion von dem Bezugsobjekt als die Aufgabe abgeschlossen wurde
Status oder Ergebnis der Aufgabe
Link zu der Aufgabe
Nutzerzuordnung der Workflow-Phasen nachträglich ändern
Sie können bei noch nicht abgeschlossenen Workflow-Phasen die Nutzerzuordnung nachträglich bearbeiten. Klicken Sie dazu in der gewünschten Workflow-Phase oben rechts auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog zum Suchen und Hinzufügen von neuen Nutzern und zum Entfernen von bereits hinterlegten Nutzern.
Im nachfolgenden Dialog können Nutzer hinzugefügt und bereits hinterlegte Nutzer entfernt werden. Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers wird eine neue Aufgabe für diesen erstellt und dieser wird in der Aufgabenliste der Workflow-Phase hinzugefügt. Beim Entfernen eines bestehenden Nutzers wird die Aufgabe auf den Status “Zurückgezogen” gesetzt. Diese bleibt in der Aufgabenliste der Workflow-Phase erhalten.
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