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Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” benötigen, um die unten aufgeführten Aktionen durchführen zu können. |
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| Hinweis |
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Für das Starten von Workflows wird neben dem funktionalen Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zusätzlich das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” und das Order-Recht “lesen & schreiben & verwalten” benötigt. Ausnahmen sind Workflow-Vorlagen bei denen keine Nutzerzuordnung erfolgen Ihr Administrator bereits feste Nutzerkonten in allen Workflow-Phasen festgelegt hat und somit keine weiteren Nutzerkonten als Bearbeiter/-in festgelegt werden muss. Dort wird nur das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” für das Starten des Workflows auf Basis der Workflow-Vorlage benötigt. |
Ein Workflow wird immer auf Basis einer Workflow-Vorlage erstellt. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Auswahl von bereits hinterlegten und verfügbaren Workflow-Vorlagen , die Ihr Administrator bereits konfiguriert und aktiv geschaltet hat, und einer Beschreibung zu der ausgewählten Workflow-Vorlage.
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Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase mindestens ein Nutzer hinterlegt wurde. Bei Workflow-Phasen, in denen keine automatische Nutzerzuordnung konfiguriert wurdein der Workflow-Phase von Ihrem Administrator keine Nutzerkonten oder Gruppen hinterlegt wurden, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Workflow-Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Workflow-Phase in dem Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer suchen.
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Workflow-Einzelansicht
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Bitte beachten Sie, dass für die Workflow-Einzelansicht das Recht “Aufgaben verwalten” benötigt wird oder Sie müssen Um die Einzelansicht für Workflows zu öffnen, benötigen Sie das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” und müssen als Verantwortliche/-r des Workflows hinterlegt sein. Sofern Sie andere, d.h. Workflows an denen Sie nicht als Verantwortliche/-r hinterlegt sind, öffnen wollen, benötigen Sie das funktionale Recht “Aufgaben verwalten”. |
Mehr Informationen zu Warnungen finden Sie auf der Seite Löschen und Sperren von Benutzerkonten mit offenen Workflow-Beteiligungen 3.18.
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Workflow-Verantwortlichen ändern
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Bitte beachten Sie, dass Sie den Zugriff auf den Workflow verlieren, wenn Sie nicht das Recht “Aufgaben verwalten” besitzen. Dies bedeutet, dass Sie den Workflow nicht mehr einsehen können und der Workflow wird in der Workflow-Übersicht nicht mehr aufgeführt. Bitte beachten Sie, dass Sie für das Ändern des Workflow-Verantwortlichen einmal Zugriff auf den Workflow benötigen. Zudem ist das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” und den Ordnerzugriff “lesen & schreiben & verwalten” benötigtFür das Ändern des Workflow-Verantwortlichen müssen Sie neben das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” entweder der Verantwortliche/-r des Workflows oder das funktionale Recht “Aufgaben verwalten” besitzen. Bitte beachten Sie, dass Sie Nutzern, die nicht die nötigen Rechte besitzen, um den Workflow einzusehen, nicht als neuen Verantwortlichen eintragen können. |
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Nutzerzuordnung der Workflow-Phasen nachträglich ändern
Sie können bei noch aktiven oder nicht abgeschlossenen gestarteten Workflow-Phasen die Nutzerzuordnung nachträglich bearbeitenBearbeiter/-innen nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der gewünschten Workflow-Phase oben rechts auf das Stift-Symbol.
Im nachfolgenden Dialog können Nutzer hinzugefügt und bereits hinterlegte Nutzer entfernt werden.
Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers wird eine neue Aufgabe für diesen erstellt und dieser wird in der Aufgabenliste der Workflow-Phase hinzugefügt. Beim
Bei einer aktiven Workflow-Phase wird beim Entfernen eines bestehenden Nutzers wird die Aufgabe auf den Status “Zurückgezogen” gesetzt. Diese Aufgabeneintrag bleibt in der Aufgabenliste der Workflow-Phase erhalten. Bei noch nicht gestarteten Workflow-Phasen wird der Eintrag in der Aufgabenliste der Workflow-Phase ebenfalls entfernt.
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden wie die “normalen” Aufgaben im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
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