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Im ersten Schritt müssen Sie eine Workflow-Vorlage auswählen, auf Basis derer der Workflow gestartet werden soll. Im sich öffnenden Dialog werden Ihnen alle aktiven Workflow-Vorlagen inklusive Beschreibung des aktuellen Arbeitsbereichs angezeigt.

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Nutzerzuordnung

Im zweiten Schritt müssen Sie die Nutzerzuordnung der einzelnen Workflow-Phasen festlegen.
Wenn in der Workflow-Vorlage bereits Nutzerkonten oder Gruppen für bestimmte Phasen hinterlegt sind, dann werden diese in den entsprechenden Workflow-Phasen angezeigt.

Ein Workflow kann nur dann gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase mindestens ein/e Nutzer/Gruppe hinterlegt wurdeworden ist. Bei Workflow-Phasen, in denen in der Workflow-Phase von Ihrem Administrator keine Nutzerkonten oder Gruppen hinterlegt wurdenfür die eine manuelle Nutzerzuordnung beim Start des Workflows festgelegt worden ist, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Workflow-Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Workflow-Phase in dem im Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer Nutzern suchen.

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Bearbeitungszeit und Erinnerungszeit

Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase eine maximale Bearbeitungszeit hinterlegt wurde. Wenn in der Workflow-Vorlage eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde, dann wird diese in der jeweiligen ist diese für die jeweilige Workflow-Phase angezeigt. Diese kann jedoch in diesem Schritt überschrieben werden. Wenn Sie die Tage eingetragen haben, dann wird das jeweilige Datum ausgerechnet und angezeigtbereits vorausgefüllt und kann ggfs. noch bearbeitet werden. Die angezeigten Daten für Fälligkeit und Erinnerung werden automatisch aus den eingetragenen Werten errechnet.

Die Bearbeitungszeit sind die Tage, die die hinterlegten Nutzer legt fest, wie lange die Nutzer Zeit haben, um die Aufgabe der Workflow-Phase abzuarbeiten. Wenn die Aufgaben für die Workflow-Phase angelegt werden, dann wird die eingegebene Zahl für die Tage genommen und das Fälligkeitsdatum ausgerechnet und als Fälligkeitsdatum in der Aufgabe hinterlegt.Die Tage bei der Erinnerung vor Fälligkeitsdatum kann optional angegeben werden. Hierbei wird die eingegebene Zahl für die Tage von dem Fälligkeitsdatum abgezogen und als Erinnerungsdatum in der Aufgabe hinterlegtzu bearbeiten. Für die Angabe der Bearbeitungszeit ist das aktuelle Datum (Ausfüllzeitpunkt) der Bezugspunkt. Im Feld “Maximale Bearbeitungszeit (Tage)“ legen Sie die konkrete Bearbeitungszeit ab dem aktuellen Datum in Tagen fest. Das späteste Fälligkeitsdatum wird dann automatisch berechnet und angezeigt. Der oben dargestellte Screenshot wurde beispielsweise am 29.09.22 ausgefüllt. Es ist zu sehen, dass 7 Tage als Bearbeitungszeit festgelegt worden sind. Das automatisch berechnete Fälligkeitsdatum ist demnach der 06.10.22.

Als Unterstützung für die Workflow-Bearbeitung können Sie zusätzlich eine Erinnerung für die Bearbeiter/-innen einrichten. Dazu geben Sie unter “Erinnerung vor Fälligkeitsdatum (Tage)“ an, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine E-Mail-Erinnerung an die festgelegten Nutzer verschickt werden soll. Wie bei der Bearbeitungszeit, wird das konkrete Datum berechnet und angezeigt. Im obigen Screenshot wurde beispielsweise eine Erinnerung, die einen Tag vor Ende der Bearbeitungszeit verschickt werden soll, festgelegt.

Arbeit der Workflow-Schaltlogik

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