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Ordnerstrukturen exportieren

Um Ihre aktuelle Ordnerstruktur zu exportieren, müssen Sie zunächst das Prozessregister aufrufen. Anschließend klicken Sie in der Toolbar auf den Drop-Down-Button “Modelle exportieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt “Ordnerstruktur als Excel-Tabelle exportieren”. Nach dem Sie auf diesen Button geklickt haben beginnt der Download einer Excel-Datei. Die Excel-Datei enthält nun Ihre Prozessregister-Ordnerstruktur. Der Wurzelordner wird dabei nicht exportiert, da dieser standardmäßig in jeder Prozessplattform vorkommt. Weitere Details zum Aufbau der Excel Datei finden Sie im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“.

Hinweis: Wenn ein Nutzer einen Ordner nicht sehen darf und den Unterordner von diesem aber sehen darf, dann wird dieser in der Prozessplattform auf Wurzelebene angezeigt und ist sozusagen außerhalb der hierarchischen Ordnerstruktur aufgeführt. Beim Export werden diese Ordner ebenfalls exportiert und sind unter “Sonstige freigegebene Ordner” zu finden. Beim Import werden alle Ordner unter diesem Punkt nicht importiert. Wenn diese nach oben verschoben werden, dann werden diese neu unter dem Wurzelordner angelegt.

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Ordnerstrukturen importieren

Mit der Funktion “Ordnerstrukturen aus Excel-Tabelle importieren” können Sie komfortabel große Ordnerstrukturen in Ihrer Prozessplattform erstellen. Zunächst müssen Sie eine Excel-Datei mit dem im Abschnitt “Struktur der Excel-Datei“ beschriebenem Inhalt vorbereiten (Tipp: Sie können auch einen Export der Ordnerstruktur vornehmen und die so erhaltene Excel-Datei als Vorlage verwenden!). Anschließend stellen Sie sicher, dass Sie sich im richtigen Arbeitsbereich befinden und gehen Sie in das Prozessregister. Klicken Sie in der Toolbar des Prozessregisters auf den Drop-Down-Button “Modelle importieren“ und wählen Sie wie im Bild gezeigt “Ordnerstruktur aus Excel-Tabelle importieren“. Im sich nun öffnendem Dialog werden Sie gebeten eine Excel-Datei hochzuladen. Wählen Sie hier die zuvor erstellte Datei mit Ihrer zu erstellenden Ordnerstruktur aus. Nachdem die Datei verarbeitet wurde, wird Ihnen eine Vorschau der Änderungen angezeigt. Die grün hinterlegt Einträge entsprechen den neu anzulegenden Ordnern und die anderen Einträge zeigen bereits existierende Ordner. Mit einem Klick auf “Änderungen durchführen“ bestätigen Sie diese Änderungen und die zuvor angezeigten Ordner werden erstellt. Für die neu angelegte Ordner werden die Berechtigungen automatisch auf “von Eltern-Ordner übernehmen” eingestellt.

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Hinweis: Beim Import wird ein Ordner und alle seine Unterordner mit der Bezeichnung “Sonstige freigegebene Ordner” ignoriert. Der Grund dafür ist das diese Ordnerbezeichnung beim Export für Ordner außerhalb der regulären hierarchischen Ordnerstruktur reserviert ist.

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Struktur der Excel-Datei

Die für den Import benötigte, bzw. die beim Export erhaltene Excel-Tabelle ist wie im Folgendem beschrieben aufgebaut. Das erste Tabellenblatt enthält eine oder mehrere Spaltenüberschriften mit durchnummerierten Ebenen (z.B. Ebene 1, Ebene 2, Ebene 3 usw.). Jede Ebene entspricht der Tiefe Ihrer Ordnerstruktur. Die Angabe der “Ebene 1” ist zwingend erforderlich und markiert den Beginn der Importdaten. Unterhalb der Spaltenüberschriften stehen dann die Bezeichnungen der Ordner. Einträge in der Spalte Ebene 1 entsprechen den Ordnern, welche in der Prozessplattform im Wurzelordner liegen und Einträge der Ebene 2 liegen im Ordner der Ebene 1 der gleichen Spalte. Im unten gezeigten Beispiel befindet sich also der “Unterordner A.1” (siehe Excel-Tabellen-Eintrag B4) im links davon aufgeführten Ordner “Ordner A” und der “Ordner A” befindet sich im Wurzelordner (vergleiche rechtes Bild).

Tipp: Beim Import werden automatisch auch die Unterordner für von höhere Ebenen erstellt. Dadurch können Sie sich ein paar Einträge in der Excel-Tabelle vermeiden und Zeit sparen. So könnten Sie in der unteren Tabelle die Zeilen 3, 5 und 6 weglassen und Sie würden erhalten trotzdem die rechts dargestellte Ordnerstruktur erhalten.

Beispiel: Organisationseinheiten als Import-Vorlage verwenden

Viele Organisationen wollen Ihr Prozessregister analog zur Struktur Ihrer Organisationseinheiten aufbauen. Wie Sie dies in zwei einfachen Schritten umsetzen können wollen wir Ihnen in diesem Beispiel erklären.

Schritt 1: Exportieren Sie Ihre Organisationseinheiten:

Gehen Sie dazu in die Ansicht der Prozesskontexte. Wählen Sie links “Organisationseinheiten und Stellen” aus. Klicken Sie Anschließend in der Toolbar unter “Prozesskontexte exportieren” auf “Gesamte Struktur als Excel-Datei exportieren“. Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog. Nun wird eine Excel-Datei heruntergeladen. Prüfen Sie den Inhalt der Excel-Datei. Die Datei sollte analog zur oben beschrieben Excel-Datei-Struktur Ihre Organisationseinheiten in Ebenen aufgegliedert anzeigen (Alle anderen Attribute können Sie an dieser Stelle ignorieren).

Schritt 2: Import der Ordnerstruktur

Öffnen Sie den Import-Dialog wie im obigen Abschnitt zum Import beschrieben. Wählen Sie nun die zuvor exportiere Datei mit Ihren Organisationseinheiten aus und bestätigen Sie den Dialog. In der nun angezeigten Vorschau sehen Sie die zu erstellen Ordner basierend auf Ihren Organisationseinheiten. Sobald Sie diese Vorschau bestätigen werden die entsprechenden Ordner angelegt.

Nun haben Sie Ihre Organisationseinheiten aus den Prozesskontexten in Ihr Prozessregister übernommen.