Freizugebende Inhalte auswählen
Sie können entweder eine feste Menge von Modellen oder alle Modelle, die die Kriterien eines Filterbündels erfüllen, freigeben.
Feste Menge von Registereinträgen freigeben
Markieren Sie im Prozessregister die zu veröffentlichenden Einträgen aus und klicken Sie im Veröffentlichen-Menü der Werkzeugleiste auf den Eintrag "Freigabe erstellen".
Filterbündel freigeben
Wechseln Sie im Prozessregister in die Filter-Ansicht und suchen Sie das zu veröffentlichende Filterbündel heraus. Klicken Sie auf das Veröffentlichen-Symbol, um den Freigabe-Dialog zu öffnen.
| Tipp |
|---|
Wählen Sie ein Filterbündel, wächst oder schrumpft die Menge der freigegebenen Modelle dynamisch, sobald mehr oder weniger Modelle dessen Kriterien erfüllen. |
Freigabe konfigurieren
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Übersicht über alle Freigaben
Die Übersicht über alle Freigaben können Sie über das Freigabe-Menü des Prozessregisters aufrufen. Als Administrator werden Ihnen dort alle Freigaben des Arbeitsbereichs aufgelistet, ansonsten nur die von Ihnen erstellten. Sie können die Tabelle anhand der Spaltenknöpfe sortieren. Eine Freigabe befindet sich in einem der folgenden Status:
| Status | Erläuterung |
|---|---|
| aktiv | die Freigabe kann aufgerufen werden |
| abgelaufen | die Freigabe kann nicht mehr aufgerufen, da sie abgelaufen ist |
| defekt | die Freigabe kann nicht aufgerufen werden, da der eingestellte Wert für Sicht, Einstiegs-Modell oder IP-Zugriffsbeschränkung zwischenzeitlich aus der Plattform gelöscht worden ist |
| irreparabel defekt | die Freigabe funktioniert nicht mehr, da z.B. das freigegebene Filterbündel gelöscht worden ist |
Für die Tabellezeile, über der sich der Mauszeiger befindet, werden zusätzlich folgende Aktionen angeboten:
- Freigabe-Link in die Zwischenablage kopieren
- Freigabe nach Bestätigung der Rückfrage endgültig löschen
- Einstellungen der Freigabe bearbeiten
Freigabe bearbeiten
Bei der Bearbeitung einer Freigabe können Sie folgende Einstellungen anpassen:
| Feld | Erläuterung |
|---|---|
| Bezeichnung | muss eindeutig sein |
| Einstiegs-Modell | das initial im Portal-Viewer geladen werden soll |
| >Sicht | Der Aufrufer einer Freigabe kann alle in der gewählten Sicht enthaltenen Attribute und die Kurzinformationen zu allen dort referenzierten Prozesskontextelementen einsehen. |
Ergänzend können Sie optional folgende Einstellungen vornehmen:
| Feld | Erläuterung|
|---|---|
| Ordner anzeigen? | Sollen die Einträge in der Navigationsliste des Portal-Viewers nach Ordnern gruppiert werden? Die Einstellung ist nur sinnvoll bei vielen Einträgen aus verschiedenen Ordnern. |
| Kommentare erlauben? | Dürfen die Adressaten der Freigabe die Modelle kommentieren? |
| Ablaufdatum | Die Freigabe wird nach Verstreichen des Datums deaktiviert. |
| Kurz-Url | ermöglicht die Erzeugung eines kürzeren, besser lesbaren Links |
| IP-Zugriffsbeschränkung | erlauben Sie den Zugriff z.B. nur aus Ihrem Intranet |
Nach dem Klick auf "Speichern" können Sie den erzeugten Freigabe-Link in die Zwischenablage kopieren, um ihn z.B. per E-Mail den Adressaten zukommen zu lassenEinzelne Modelle können nicht nachträglich zu einer per Einzel-Freigabe bereitgestellten Menge von Modellen hinzugefügt oder aus dieser entfernt werden. Bei einem freigegebenen Filterbündel ergibt sich der Inhalt der Freigabe aus allen Modellen, die die Kriterien des Bündels erfüllen.
| Hinweis |
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Rufen Sie den Link vor der Weitergabe einmal persönlich nach dem Speichern noch einmal auf, um zu überprüfen ob alle gewünschten Inhalte enthalten sind und die gewählte Sicht keine unerwünschten Attribute (z.B. Stelleninformationen) enthält. |
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