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Unter dem Menüpunkt “Verwaltung” → “Administrationsauditlog” können die protokollierten Ereignisse eingesehen werden. Diese Menüpunkte stehen für alle Benutzerkonten zur Verfügung, sofern sie über eine Lizenz vom Typ “Administrator” verfügen und den Administrationsmodus aktiviert haben.
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In einer blätterbaren Tabelle werden dort für die protokollierten Ereignisse folgende Informationen angezeigt:
Zeitpunkt: Datum und Uhrzeit, zu welchem das Ereignis aufgetreten ist bzw. die Aktion durchgeführt wurde
Ausführender Nutzer: Bezeichnung des Benutzerkontos, welches die entsprechende Aktion durchgeführt hat.
Ausgewiesen werden Nachname, Vorname und Benutzername, welche zum Zeitpunkt des Ereignisses hinterlegt waren, bzw. “System” für Aktionen, die von der Prozessplattform automatisch ausgelöst wurden. Bei nachträglicher Umbenennung werden die protokollierten Daten nicht angepasst.Gültigkeitsbereich: Zahlreiche Aktionen wirken sich jeweils auf einen bestimmten Arbeitsbereich aus (z.B. Erteilung von Zugriffsrechten). Dieser wird unter “Gültigkeitsbereich” ausgewiesen. Für arbeitsbereichsübergreifend wirksame Aktionen wird “Systemweit” angegeben.
Ausgewiesen wird jeweils die zum Zeitpunkt des Ereignisses hinterlegte Bezeichnung. Bei nachträglichen Umbenennungen erfolgt keine Anpassung der protokollierten Daten.Bezugsobjekt: Objekt, auf welches sich das protokollierte Ereignis bezieht (z.B. ein bestimmtes Benutzerkonto, welchem Berechtigungen erteilt wurden).
Ausgewiesen wird jeweils dessen zum Zeitpunkt des Ereignisses hinterlegte Bezeichnung. Bei nachträglichen Umbenennungen erfolgt keine Anpassung der protokollierten Daten.Aktion: Art des protokollierten Ereignisses (z.B. Nutzer angelegt, Nutzer umbenannt, Benutzerkonto Nutzer gelöscht).
Alter Wert / Neuer Wert: Bei Aktionen, durch welche eine Einstellung geändert wurde (z.B. Ordner umbenannt, Ordner-Berechtigung geändert), wird in den Spalten “Alter Wert” und “Neuer Wert” der Wert der Einstellung vor und nach Ausführung der jeweiligen Aktion ausgegeben. Bei Einstellungen, bei denen die protokollierten Werte typischerweise zu umfangreich für eine Darstellung in den entsprechenden Zellen der Tabelle sind (z.B. Einstellungen einer Portal-Freigabe), können Sie durch einen Doppelklick in die jeweilige Zelle ein Dialogfenster öffnen, in denen die Werte gegenübergestellt und vollständig angezeigt werden.
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Um diese Einstellung vorzunehmen, öffnen Sie im Menü “Verwaltung” den Untermenüpunkt “Rechtliches und Datenschutz“. Im Abschnitt “Datenschutz“ können Sie mittels des Häkchens Auswahlfeldes an der Einstellung “Administrationsauditlog aktivieren“ das Audit-Log aktivieren bzw. deaktivieren.
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Falls das Häkchen gesetzt istIst das Audit-Log aktiviert, hat dies folgende Auswirkungen:
Sämtliche unter “Protokollierte Ereignisse” genannten Aktionen werden automatisch protokolliert.
Im Menü “Verwaltung” steht der Untermenüpunkt “Administrationsauditlog“ zur Verfügung und die vorhandenen Protokolleinträge der letzten 180 Tage können durch alle Administrator/-innen eingesehen und durchsucht werden. Sämtliche unter “Protokollierte Ereignisse” genannten Aktionen werden automatisch protokolliert.
Wenn das Häkchen nicht gesetzt Audit-Log deaktiviert ist, steht der o.g. Menüpunkt nicht zur Verfügung und es werden bei Benutzung der o.g. überwachten Funktionsbereiche keine neuen Protokolleinträge erstellt. Vorhandene Einträge werden jedoch nicht gelöscht und können daher bei späterer Reaktivierung des Audit-Logs wieder angezeigt werden, sofern sie nicht auf Grund ihres Alters zwischenzeitlich gelöscht wurden (Protokolleinträge werden jeweils für die vergangenen 180 Tage vorgehalten).
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