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Aufgaben anlegen

In der Prozessplattform können Sie Aufgaben in Bezug auf Prozesse, Prozesslandkarten sowie sämtliche Prozesskontext-Elemente (z.B. Organisationseinheit, Stelle, Dokument, IT-Fachverfahren) anlegen. Jede Aufgabe hat immer genau ein Bezugsobjekt, das Sie beim Erstellen der Aufgabe festlegen. Je nach Art des gewünschten Bezugsobjekt erstellen Sie eine Aufgabe entweder im Modul “Prozessregister” oder im Modul “Prozesskontexte”.

Aufgaben anlegen im Prozessregister

Im Prozessregister stehen Ihnen verschiedene Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe zu einem Prozess bzw. einer Prozesslandkarte zur Verfügung:

Hamburger-Menü der einzelnen Zeilen in der Prozessregister-Tabelle

Klicken Sie auf das Hamburger-Menü am Ende einer Zeile der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie den Menü-Eintrag “Aufgabe anlegen” aus, um eine neue Aufgabe in Bezug auf diesen Prozess bzw. diese Prozesslandkarte zu erfassen.

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Aktionsmenü “Bearbeiten” im Prozessregister

Markieren Sie per Klick auf die Checkbox in der ersten Tabellenspalte einen oder mehrere Einträge in der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie im “Bearbeiten”-Aktionsmenü den Eintrag “Aufgabe anlegen” aus.

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Tipp: Wenn Sie hierbei mehrere Tabelleneinträge markiert haben, erstellt die Prozessplattform auf Basis der im folgenden Dialog von Ihnen erfassten Angaben zur Aufgabe automatisch je eine separate Aufgabe für jedes der ausgewählten Bezugsobjekte.

Werkzeugleiste in den Viewern bzw. Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten

Auch aus der Einzelbetrachtungsansicht bzw. der Bearbeitungsansicht für einen Prozess oder eine Prozesslandkarte können Sie direkt eine Aufgabe in Bezug auf den gerade geladenen Prozess bzw. die Prozesslandkarte anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button “Aufgabe anlegen” in der Werkzeugleiste.

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Aufgaben anlegen für Prozesskontext-Elemente

Aufgaben, die sich auf Prozesskontext-Elemente beziehen, können Sie im Modul “Prozesskontexte” anlegen. Öffnen Sie dazu die Baum- bzw. Listenansicht des jeweiligen Prozesskontext-Katalogs und markieren Sie dann das gewünschte Bezugsobjekt in dieser Ansicht. Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf den Button “Aufgabe anlegen“.

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Alternativ können Sie den Dialog zur Erfassung der Aufgaben-Details auch per Rechtsklick auf den Baum- bzw. Listeneintrag über das Kontext-Menü des Prozesskontext-Elements erreichen.

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Detail-Angaben zu einer Aufgabe erfassen

Unabhängig davon, welchen der o.g. Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe Sie gewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zur Aufgabe erfassen können:

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Das Bezugsobjekt der neuen Aufgabe ist entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl vorausgefüllt und kann nicht nachträglich geändert werden.

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Wählen Sie einen Aufgabentyp aus um die Art der Aufgabe zu definieren. Um eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen verschiedene Aufgabentypen, die bei der Arbeit an und mit der Prozessdokumentation typischerweise anfallen, vordefiniert zur Auswahl. Sollte für Ihr Anliegen keiner der vorgegebenen Typen passend sein, wählen Sie den Typ “Sonstige” aus.

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Beschreibung

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Erinnern am

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Fällig am

Verfügbare Aufgaben-Typen

TODO

Lebenszyklus einer Aufgabe

TODO

Startseite & persönliche Aufgabenliste

TODO

Aufgaben am Bezugsobjekt einsehen

TODO

Aufgabenübersicht

Aufgaben suchen und filtern

TODO

Sammelbearbeitung von Aufgaben

TODO

Rechtesystem für Aufgaben

inkl. Empfehlungen zur Einführung des Aufgabensystems

E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben

Benachrichtigungspräferenzen einstellen

TODO

Funktionsweise des Benachrichtigungssystems

TODOIn diesem Abschnitt des Informationsportals finden Sie auf den folgenden Unterseiten ausführliche Informationen zur Arbeit mit Aufgaben sowie den Auswertungs- und Verwaltungsfunktionen für die integrierte Aufgabendatenbank.

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