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Im Modul “Prozesskontexte” stehen Ihnen verschiedene Import-Assistenten zur Verfügung, mittels derer Sie aus externen Quellen verschiedenen Prozesskontext-Daten direkt in Ihre Prozessplattform importieren (und diese Daten auf Wunsch auch regelmäßig aktuell halten) können:
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie den im Modul “Prozesskontexte → Leistungen” verfügbaren Assistenten zum Import von Produkt-, Leistungs- und Prozesskatalogen aus sogenannten “externen Datenquellen” entsprechenden Import-Assistenten bedienen. Tipp: Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Datenquellen Ihnen zur Verfügung stehen? Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verfügbare externe Datenquellen für Prozesskontext-Importe . |
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Überblick und Hintergründe
Das Modul “Prozesskontexte” verfügt über einen Import-Assistenten, mit dessen Hilfe Sie auf einfache Art und Weise verschiedene Produkt-, Leistungs- und Prozesskataloge von externern Herausgebern (z.B. FITKO, Bundesinnenministerium, KGSt) direkt in den Prozesskontext “Leistungen” Ihres Prozessplattform-Arbeitsbereichs übernehmen können.
Sofern Sie die entsprechenden kostenpflichtigen Erweiterungsmodule “Form-Solutions-Katalog” bzw. “Rechtsnormenkatalog PICTURE / Walhalla” lizensiert haben, steht ihnen ein entsprechender Assistent auch für den Prozesskontext “Dokumente” bzw. “Rechtsgrundlagen” zur Verfügung. Alle im Folgenden am Beispiel des Prozesskontextes “Leistungen” beschriebenen Funktionen stehen dann analog auch in den anderen o.g. Prozesskontexten zur Verfügung.
In Abstimmung mit den Herausgebern überwacht die PICTURE GmbH die offiziellen digitalen Publikationskanäle der jeweiligen Kataloge. Die aktuelle Fassung jedes Katalogs überführen wir in einem automatisierten Verfahren in ein Datenformat, das für die Übernahme in die PICTURE-Prozessplattform optimiert ist. Entsprechende Import-Vorlagen stellen wir in geschützten Downloadbereichen, sogenannten “externen Datenquellen”, zentral für alle Anwenderinnen und Anwender der Prozessplattform bereit.
Ihre Prozessplattform lässt sich an diese Datenquellen anschließen. Wenn Sie einen Import-Lauf aus einer solchen Quelle durchführen, lädt der Import-Assistent der Prozessplattform die Katalogdaten “im Hintergrund” für Sie automatisch herunter und spielt sie in den aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform ein, ohne dass Sie dazu selbst mit Zugangsdaten, Importvorlage-Dateien o.ä. hantieren müssen.
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Falls Sie Ihre Prozessplattform von der PICTURE GmbH betreiben lassen, sind die Datenquellen für den LeiKa sowie den OZG-Umsetzungskatalog bereits standardmäßig vorkonfiguriert. Auf Anfrage kann exklusiv für KGSt-Mitglieder auch die Datenquelle für den KGSt-Prozesskatalog freigeschaltet werden. Weitere externe Datenquellen sind bei Lizensierung der optionalen Erweiterungsmodule “Form-Solutions-Katalog” und “Rechtsnormenkatalog PICTURE / Walhalla” verfügbar.
Sie betreiben Ihre Prozessplattform selbst und möchten diese an eine externe Datenquelle anschließen? Wenden Sie sich dazu gerne an unseren Support!
(Einmalige) Vorbereitungen
Vor dem ersten Import eines Katalogs aus einer externen Datenquelle sollten Sie sicherstellen, dass die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, damit Sie den Import-Assistenten vollumfänglich nutzen können:
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Attribute, die über eine Änderungsliste eingespielt werden, sind standardmäßig in allen Sichten für Schreibzugriffe freigeschaltet. Weiterführende Informationen zur Einstellung der Sichtenzugriffsrechte finden Sie im Abschnitt Attribut-Sichten konfigurieren .
Import durchführen
Um einen Import-Lauf aus einer (durch den Betreiber Ihrer Prozessplattform vorkonfigurierten) externen Datenquelle vorzunehmen, gehen Sie wie folgt vor:
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Tipp: Sie können den Import ungeachtet der fehlenden bzw. für Sie nicht schreibbaren Attribute durchführen. Es werden dann einfach die übrigen Angaben aus der Datenquelle übernommen.
Falls in Ihrem Arbeitsbereich bisher gar keines der bereitgestellten Attribut eingerichtet bzw. für Sie schreibbar ist, werden zumindest die Namen der einzelnen Katalogeinträge sowie deren hierarchische Struktur importiert.
Wenn Sie die Attribute zu einem späteren Zeitpunkt einrichten bzw. Schreibzugriff hierauf erhalten, können die bei den vorherigen Import-Läufen ignorierten Steckbrief-Attribute bei einem durch einen späteren Import-Lauf nachgetragen werden.
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Wenn Sie mit den in der Vorschau angezeigten Änderungen einverstanden sind und diese nun in Ihren Datenbestand übernehmen wollen, klicken Sie anschließend auf “Änderungen durchführen”. Alternativ können Sie den Import-Lauf per Klick auf das Schließen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters abbrechen.
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Nach Abschluss des Import-Vorgangs erhalten Sie eine Übersicht über die durchgeführten Änderungen. Diese ist analog zur Import-Vorschau aufgebaut. (Tipp: Über die Import-Historie, s. unten, können Sie die Ergebnis-Ansicht auch nach dem Schließen des ImpotrImport-Assistenten 180 Tage lang einsehen.)
An dieser Stelle verfügen Sie nun über eine aktuelle Kopie des Katalogs aus der ausgewählten externen Datenquelle im aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform.
Import nachbereiten
Falls Sie die aus den externen Datenquellen bezogenen Kataloge systematisch mit Ihrer Prozessdokumentation verknüpfen möchten, sollten Sie im Nachgang zu einem erfolgreich durchgeführten Import-Lauf den Anpassungsbedarf Ihrer Prozessdokumentation prüfen:
Katalogeinträge wurden hinzugefügt: Prüfen Sie, ob sich in Ihrer Prozessdokumentation ggf. bereits Prozesse befinden, die dem einem neuen Katalogeintrag zugeordnet werden sollten.
Katalogeinträge wurden verändert: Prüfen Sie, ob es in den Detail-Angaben (Attributen), die zum jeweiligen Katalogeintrag “mitgeliefert” werden, ggf. inhaltliche Änderungen gab, die Anlass für eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem entsprechenden verknüpften Prozess geben (z.B. Änderung rechtlicher Rahmenbedingungen).
Katalogeinträge wurden entfernt: Prüfen Sie, ob der entfernte (und daher in Ihrer Prozessplattform in den Bereich “Per Import entfernte Elemente” verschobene) Katalogeintrag Katalogeinträge in Ihrer Prozessdokumentation referenziert wurdewurden. Wenn ja, sollten Sie diese Referenz Referenzen entfernen und ggf. einen alternativen Katalogeintrag alternative Katalogeinträge verknüpfen. (Tipp: Oft ist der Hintergrund für einen Entfernung, dass ein Prozess / eine Leistung im Katalog neu abgegrenzt wurde. Daher wird im gleichen Import-Lauf oft ein passender Ersatz-Eintrag als “Hinzufügung” mitgeliefertergänzt.)
Zur Systematischen systematischen Nachbereitung eines Import-Laufs steht Ihnen für Administratoren in der Prozessplattform die Import-Historie aller erfolgreichen Importe der vergangenen 180 Tage zur Verfügung.
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